电子档案管理背景信息

电子档案管理背景信息（来源于鹿城档案地方志网）一、电子档案管理背景信息1．社会信息化浪潮中大量电子文件产生办公自动化：电子公文、上报信息计算机辅助设计（CAD）：电子图纸互联网上信息传递：电子邮件电子商务：电子协议合同、电子货币——电子文件要不要管？怎么时候管？怎么管？2．电子文件管理是摆在档案工作者面前的现实问题▲电子文件管理是新世纪对档案工作者的要求省人大、政协会议上有关档案提案办公自动化迅速发展的需要（顺德市政府要求档案馆接收电子文件）快捷、方便的利用需求（社会上查档利用者的呼吁）▲相关行业、部门的电子化进展图书馆：数字化图书馆──不受时空限制，利用互联网有组织的大规模的知识中心。科技情报所：国际性的科技情报数据信息库各单位的信息中心：现行文件、资料信息库▲电子文件管理是档案事业本身求创新、求发展的需要管理方法的发展：文件整理原则——不组卷，按件保管集中保管原则——逻辑归档、物理归档（档案室）开放、保密原则——虚拟用户、虚拟档案服务工作的发展网上服务、自动服务人员素质的提高▲基本对策《全国档案工作“十五”规划》把电子文件管理作为档案信息化建设重点，组织研究，开展试点，制订标准，加强管理。档案信息化建设，已列入我省《“十五”国民经济和社会信息化专项规划》，与“浙江电子政务”、“社会公共服务领域信息化”等协调、有序发展。二、电子文件、电子档案基本特征1．基本概念▲电子文件——以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件——能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。▲电子档案——具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。2．基本特征⑴电子文件的数字化信息形态⑵电子文件对设备及标准的依赖性⑶电子文件载体的非直读性⑷电子文件信息与载体的可分离性⑸电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑹电子文件信息共享性及不安全性⑺电子文件的易修改性⑻电子文件逻辑归档的可能性▲电子文件的好处：接收方便，归档及时齐全；存储空间小，可统一管理；共享性，利用快捷；减轻档案员手工劳动，效率提高；▲需要解决的问题：理论基础问题管理标准规范（名词术语、归档方法、保管期限表…）技术保障（原始凭证技术、归档管理技术、远程利用技术、科学保管技术…）人员队伍建设▲如何保证电子文件、电子档案的原始性、真实性①鉴定标准：以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准②技术保障：网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身份验证技术等③建立并执行严格的管理制度：电子文件全过程管理、电子文件制作制度④建立电子文件管理记录系统：电子文件生命周期表、实时跟踪记录三、档案部门在电子文件管理的进展情况1．国际研究新动态国际档案理事会93年开始着手研究电子文件的管理。96年第十三次国际档案大会上的主要议题之一。97年国际档案理事会将下属的电子文件委员会和现行文件委员会合并为电子文件及其它文件委员会。98年国际档案理事会编著《电子文件管理指南》。美国、加拿大、北欧、澳大利亚等西方国家都成立专门研究机构积极开展调研、提出一些意见和方案。2．我国重点研究的项目、成果、出台的政策1996年4月，国家档案局研究所提出对“办公自动化对档案工作的影响及电子文件归档管理方法”进行研究，揭开了中国档案部门对电子文件管理问题有计划有组织研究的序幕。国家档案局于同年成立了”电子文件归档问题领导小组”。①研究项目情况国家档案局将电子文件归档和电子档案管理问题列入科技研究重点发展计划。到2000年共组织24个重点项目。包括：电子文件特性的研究电子文件归档方法的研究电子档案管理技术的研究电子档案利用问题的研究数字化档案馆建设基层档案部门管理实践及试点如：电子文件管理有关理论问题的研究、办公自动化电子文件归档与归档电子文件管理系统、电子文件著录项目的设置等。1999年，我国档案部门技术人员参加了有20多个国家专业技术人员参加的INTERES国际项目的研制江作．同时，一些高校档案院系、档案学者加入研讨，发表论文，编写教材、专著。一些档案专业报刊设立了电子文件方面的专栏或专题，刊登了大量介绍性和研究探讨性质的文章。②取得的主要成果▲行政规章1998年，白城市档案局以两办名发《白城市直机关电子文件管理暂行办法》1999年，上海市档案局《上海市电子文件归档管理办法（暂行）》（沪档［1999］1号）2000年5月，云南省档案局与云南省政府信息化工作领导小组办公室联合发布了《关于印发（云南省电子文件归档管理暂行规定）的通知》》2000年8月，江苏省档案局印发《关于在办公自动化中文件材料归档问题的处理意见》▲技术标准1999年2月，国家质量技术监督局发布了CAD电子文件光盘存储、归档与管理的系列标准，其中GB/T17678就是《电子文件归档与档案管理》和《光盘信息组织结构》，GB/T17679为《归档一致性测试》。同年10月，吴筑清主编的《CAD文件管理和CAD光盘存档》一书，作为CAD国家标准实施指南的组成部分，成为国家质量技术监督局的国家标准统一宣传教材。1999年8月，国家档案局组织的OA电子文件归档行业标准项目，完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》的起草工作，并在全国档案工作标准化技术委员会、国家档案局局务会上得到原则通过。▲学术专著1999年8月武汉大学出版社出版了刘家真教授编著的《电子文件管理导论》一书，是中国关于电子文件管理方面的第一部技术专著。同年9月国家档案局编著的《电子文件归档与归档电子文件管理概论》一书由中国档案出版社正式出版。▲案例上海市政府、杭州市政府浙江省电力公司、银行系统深圳市档案馆四、电子文件管理的基本方法我国目前在电子文件归档和电子档案管理工作中采取的主要策略有：1.文档一体化管理原则必须将电子文件、电子档案管理纳入整个单位办公自动化总格局中。2.管理职能分工文件形成部门负责电子文件的收集、积累和整理，档案部门负责监督和指导；电子档案由档案部门归口管理。如CAD电子文件从申请立项开始收集积累，并指定专人负责、档案部门负责监督和指导。3.实施“全过程管理”理念“电子文件全过程管理”：即档案部门应当在电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档、归档电子文件保管、利用的全过程发挥作用。这是保证电子文件原始性、真实性的一项管理制度，已经在我国有关技术标准中规定了下来。归档电子文件的管理不仅注重每个阶段的结果，也重视每一项工作的具体过程。并把这些过程—一记录下来，形成一张与电子文件紧密相连的电子文件生命周期表。4．电子、纸质文件双轨制管理原则对电子文件与纸质文件是否一并归档保存，我国档案界存在不同的观点。①除对本单位关系重大的文件材料如法规性的电子文件必须拷贝到纸上保存外，一般性的电子文件下一定非要输出纸质文件保存不可。②由于归档电子文件的法律地位问题还没有解决，必须同时保存电子、纸质文件。我国目前的基本政策是，在电子文件归档保存时将相同内容的纸质文件一并保存，这样既可以保存反映历史真实面目的可靠记录的纸质档案，又可以发挥电子文件在检索、利用、传输、存储等方面的忧越性。即电子文件与纸质文件一并归档的所谓“双轨制”的过渡期。5．电子文件归档时限要求CAD电子文件的归档时限有明确要求。CAD电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。科研课题中的电子文件则在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。办公自动化过程中形成的电子文件的归档，目前提出实时在线逻辑归档和定期物理归档的概念，还没有其他规定。现有电子文件随办随归、电子文件按照纸质文件归档期限规定同时归档等方法。6.归档电子文件统一数据格式标准对归档的CAD电子文件光盘存储格式，要求符合GB／T17825.2国家标准。OA电子文件尚未标准。现在一般采取2种方法解决问题：－－制定通用的电子文件、电子档案数据格式标准（即将出台），把归档电子文件用转换软件转换到通用的数据库平台上。——对于较为特殊的归档电子文件，保存归档电子文件的相关支持软硬件。7．基本方法介绍▲环境：办公自动化▲硬件：网络，档案管理员终端，打印机、刻录机等设备▲软件系统：参与设计、提出业务要求电子文件运行阶段要求电子文件整理归档阶段要求电子文件保管阶段要求电子文件利用阶段要求▲制定并执行管理、操作制度不能用纸质档案管理制度来套用电子档案管理五、目前需要做的准备工作电子文件、电子档案管理是对档案管理的理论、管理、技术等全方位的变革。1．更新观念，积极参与2．软、硬件基础设施建设3.统筹规划，分步实施量力而行4．统一标准，加强管理省局今年电子文件、电子档案管理工作：省级机关电子文件（目录）接收标准，省综合档案馆数据库情况调查。