电子档案系统操作手册

电子档案管理系统操作手册浙江安普利通信技术有限公司二○一四年六月目录1．前言.........................................................11.1导言....................................................11.2适用对象................................................11.3公司地址................................................12.开始使用......................................................22.1登录系统................................................22.2系统主界面介绍..........................................33.电子档案管理操作指南..........................................43.1首页....................................................43.2档案查询................................................43.2.1个人查询..........................................43.2.2单位查询..........................................43.2.3业务查询..........................................53.3档案采集................................................63.3.1历史采集..........................................63.3.2事后采集..........................................83.3.3实时采集..........................................83.4影像管理................................................83.4.1建档..............................................93.4.2归档..............................................93.4.3变更.............................................103.4.4销毁.............................................103.5档案管理...............................................113.5.1收集.............................................113.5.2整理.............................................113.5.3登记.............................................113.5.4借阅.............................................123.5.5归还.............................................133.5.6催还.............................................144.系统管理操作指南.............................................154.1接口管理...............................................154.1.1业务系统.........................................154.1.2档案属性.........................................164.1.3接口协议.........................................164.2库房管理...............................................174.2.1物理位置.........................................174.3系统管理...............................................174.3.1组织机构.........................................174.3.2角色管理..........................错误!未定义书签。4.3.3用户管理.........................................194.3.4菜单管理.........................................204.3.5权限管理.........................................214.3.6服务器配置.......................................224.3.7服务器监控.......................................224.3.8日志管理.........................................23电子档案管理系统操作手册11．前言1.1导言电子档案系统是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，从而对实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。本手册介绍了电子档案管理系统V1.0（以下简称电子档案系统）操作及使用，主要包括两部分，第一部分涉及到从纸质档案的采集，电子档案的建立，到电子档案的查询借阅等一系列的流程化管理功能，第二部分主要针对系统管理员讲解对于系统用户、权限、接口等方面的相关配置，它涵盖了系统首页、档案查询、档案采集、影像管理、档案管理、接口管理、库房、系统管理八个模块的使用说明。1.2适用对象本手册适用于电子档案系统管理员等技术支持人员，进行档案管理工作的档案管理员，以及需要进行档案上传、借阅等操作的其他工作人员。1.3公司地址浙江安普利通信技术有限公司通信地址：杭州市西湖区金祝北路21号西湖物资大楼5楼联系电话：[phone]传真号码：[phone]转811电子档案管理系统操作手册22.开始使用2.1登录系统打开浏览器，在地址栏中输入权力运行工作平台的网址，如（其中IP地址和端口以当地应用地址为准），进入登录窗口。如下图2-1所示：图2-1电子档案系统登录界面示意图输入用户名和密码，回车或点击【登录】即可进入系统主界面。如下图2-2所示：图2-2电子档案系统主界面示意图电子档案管理系统操作手册32.2系统主界面介绍图2-3系统主界面介绍示意图主界面如上图2-2分为登录信息栏、业务菜单栏和工作台这三个信息块：登录信息栏：可查看当前登录的用户信息，点击【退出】可以切换其他用户登录；点击【修改密码】可以对自己帐号的密码进行修改。业务菜单栏：为用户的模块栏（此栏目视用户权限的不同而不同，图片中展示的是超级用户权限，即显示出系统所有模块）。用户可以点击不同的模块进入对应模块所显示的信息界面。主要有首页、档案查询、档案采集、影响管理、档案管理、接口管理、库房管理和系统管理八个模块。其中前面五个模块是电子档案系统的档案维护相关的功能，后面三个模块式电子档案系统的系统管理相关的功能。工作台：是用户的进行系统操作的主要区域，也是系统信息展示的主要区域。电子档案管理系统操作手册43.电子档案管理操作指南3.1首页正在建设中3.2档案查询图3-1档案查询子菜单界面示意图【档案查询】模块是对系统中所有已采集档案的检索和查询，当鼠标移动到【档案查询】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-1，分别为【个人查询】、【单位查询】、【业务查询】。3.2.1个人查询正在建设中3.2.2单位查询正在建设中电子档案管理系统操作手册53.2.3业务查询图3-2业务查询界面示意图选择【档案查询】-【业务查询】，进入如图3-2所示的业务员查询界面。档案检索：先选择档案类别，然后依次选择我们所需的其他关键词，如档案编号，档案上传人等，点击“查询”就可以检索出我们所需要的档案，并以列表的形式显示其简略信息；详细信息查看：对于检索出的每条档案记录，点击其操作栏下面的“”按钮，在下面就会显示这条档案的详细信息，如图3-3所示，在这里点击“附件”，即可查看该档案上传的映像附件。图3-3档案详细信息示意图电子档案管理系统操作手册63.3档案采集图3-4档案采集子菜单界面示意图【档案采集】模块是利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为“电子文件”上传到系统中，之后可以对这些“电子文件”进行“建档”、“归档”等操作，使之转化为可以进行在线预览和借阅的电子档案。当鼠标移动到【档案采集】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-4，分别为【基础采集】、【历史采集】、【事后采集】、【实时采集】。3.3.1基础采集正在建设中3.3.2历史采集【历史采集】是针对系统创建之前已经入库的纸质档案，利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为电子文件上传到系统中。选择【档案采集】-【历史采集】，进入如图3-5所示的界面。电子档案管理系统操作手册7图3-5历史采集界面示意图档案增加：点击“增加”弹出如图3-63所示的窗口，先选择档案类别，然后依次录入该类别档案所需的相关信息，如档案编号，档案上传人，上传人身份证号等等，点击“附件”，上传该档案相关的影像资料；图3-6档案增加示意图在采集档案修改、删除：对于处于“采集”状态（指还没有建档的档子文件）电子文件，的“查询”按钮，找到需要进行处理的电子文件，如图3-7，点击列表中的“”和“”对电子文件进行相应修改和删除；图3-7档案修改、删除示意图建档：对于已采集的电子文件，同样点击“查询”按钮，可以检索到这些电电子档案管理系统操作手册8子文件，此时它们的状态为“采集”，点击“建档”按钮，如图3-8，管理员填入审核信息，这些电子文件就转变为较正式的电子档案，流转到“建档”环节中，这些电子档案的相关信息不能在进行修改和删除。图3-8采集文件建档示意图3.3.3事后采集【事后采集】是针对我们业务系统中产生的档案进行采集，当本系统与业务系统做好接口对接后，业务系统产生新的档案时会录入该档案的唯一标识信息，包括档案编号等等，这些信息会传递到我们系统中，按照与历史采集相似的操作方法，把这些唯一的标识信息录入系统，在系统中形成与业务系统相对应的电子档案，实现电子档案共享。事后采集除录入档案信息时必须与业务系统一致外，其他操作与历史采集相同，这里不再过多介绍，详情参照章节3.3.1。3.3.4实时采集正在建设中。3.4影像管理【影像管理】模块是将已建档的电子档案进行归档，系统管理员将纸质档案入库，纸质档案与电子档案完全对应，形成正式的电子档案，同时还提供废弃档案销毁和原始档案变更的相关功能。当鼠标移动到【影像管理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的四个子菜单，如图3-9，分别为【建档】、【归档】、【变更】、【销毁】。电子档案管理系统操作手册9图3-9影像管理界面示意图3.4.1建档选择【影像管理】-【建档】，进入如图3-10所示的建档界面。图3-10建档界面示意图查询已建档档案