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第1页共8页财务部制度与程序程序名称物资采购管理制度编号FN：NO003制定部门财务部审批人制定日期2010-01-20执行日期修订编码003-001（一）总则一、为了搞好酒店采购工作，保证采购到质优价廉的物品，确保酒店经营正常需要，降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益，同时防止一些不正常事情发生，特制定此制度。二、采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，但一般不得自行采购。三、相关人员在采购、收货过程中，必须遵循职业道德；努力提高业务水平，适应市场经济发展要求；遵守法律、法规；以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好采购成本控制关。(二)采购项目的申请及程序一、直拔厨房的鲜活食品，由厨房每天下午按核定时间，填写好采购申请单送采购部，有特殊要求的需在订单上注明。二、仓库补充物品，应按核定的最低、最高库存量及采购周期，由仓库人员填写申请计划。三、各部门采购物资必须查明仓库的库存量，并于每月末报下月份物资采购申请单。四、专用物品如需加工订做的应由使用部门视生产周期提前提交申请，并加注详细说明和加工要求。五、固定资产的采购，必须在预算的要求范围内，填写好申请单，交采购部，超预算范围的按审批权限须经总经理或董事长批准后转交采购部。六、工程改造项目和计划内的大修理或应急处理，应由使用部门或工程部申报，按审批权限经总经理或董事长批准同意后转交采购部。七、应急采购，休息日或非常情况下的小型采购项目，申购部门提交书面申请，经采购部确认，总经理批准后，可先采购后补办手续。八、采购申请单一式四联，申购部门留存一联，采购部一联，仓库一联，财务成本控制部一联。厨房直拨食品在申请单上注明“直拨食品”字样，仓库补货物资注明“补货”字样，所有申请单必须用中文（或中英文）填写，并写清第2页共8页财务部制度与程序程序名称物资采购管理制度编号FN:NO003制定部门财务部审批人制定日期2010-01-20执行日期修订编码003-001楚其规格、型号等条件（或特殊要求）等，以便采购员购买。（三）采购项目的择商、确认与报价一、除厨房直拨食品采购单以外的采购申请单报送到采购部后，由采购部经理统一登记后分发给相应采购员，由具体负责采购人员对申请单上的采购项目进行择商、确认和报价。二、所有厨房直拨采购单直接报送采购部经理，由其具体负责落实采购人员报价后，留存第一联，其余三联返送厨房、仓库和财务部。三、采购人员收到自己分管的申请单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理和申报部门及时沟通。在确认无误后，按照要求尽快寻找至少三家以上的供应厂商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申请单，并填好总金额、供应商名称后上报财务成本控制部。四、供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。五、对于有特殊要求的或需加工订做的采购项目，需方要作详细说明或提供完样；供方按要求或完样提供样品，经酒店授权人确认签字后方可进一步洽谈。六、采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常作好市场调查研究，掌握市场动态积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品；积极主动向酒店管理层提供市场情况及所购物品的策略。七、所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下择商确定；采购部在择商报价中必须认真研究对待；使用部门在工作中要主动与采购部沟通配合，对于所掌握的供应厂商情况及购物品的意向要主动通报采购部，由其选取定质好价廉服务优的供应厂商。八、确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时联系沟通，研究对策。无力解决的必须及时上报酒店领导，不得拖延误事。九、对于经常采购的物资，采购部经过择商、确认、报价程序后确定固定供应商，并编制《固定采购物资价格定价表》，经财务部审核，总经理和董事长审批后。第3页共8页财务部制度与程序程序名称物资采购管理制度编号FN:NO003制定部门财务部审批人制定日期2010-01-20执行日期修订编码003-001（四）采购项目的审批一、经行政总厨签字并由采购员完成报价后的厨房直拨食品采购申请单经采购部经理签字后即为有效订单。二、厨房厨房直拨食品采购申请单上的价格，根据采购部提供并经总经理和董事长审批的《直接采购物资参考价格表》登记，每十天根据经审批的《直接采购物资价格调整表》更改一次。该报价根据市场行情每十天一次报请财务经理、总经理和董事长批准后方能生效。审批依据是每十天一次的由采购部、成本控制部及餐饮部三方共同市场询价而上报的市场调查报告。三、其他申请单按资金审批权限均经采购部经理、财务经理、总经理或董事长签字后即为有效订单。四、所有采购项目经审批成为有效订单后，方能实施购买。（五）采购项目的购买一、采购项目依据有效订单原则上由采购部统一购买，其他部门一般不得自行购买。二、审批签字的采购单返回采购部后，由采购部经理统一登记并分到采购部相关采购人员。三、进口订单由采购部经理直接负责订购，通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购，同时注明相关单证。四、采购订单由采购部经理落实到具体采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的规格型号、数量、价格、时限、供应厂商及其他要求进行。五、在购买过程中要认真检查所购物资的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。六、对于金额较大采购项目，供需双方认为必须签约的经济活动，首先要与供应厂商认真洽谈有关业务的细节，主动向财务经理请示汇报，在达成协议后，签订供需合同，经双方法人代表或授权人签字后方能生效。七、采购人员在购买中要将采购订单号码、送货地点明确告诉送货到店的供应厂第4页共8页财务部制度与程序程序名称物资采购管理制度编号FN:NO003制定部门财务部审批人制定日期2010-01-20执行日期修订编码003-001商。八、由当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须重新办理补缺采购申请，经审批后方能购买。（六）采购项目的运输一、所有购买项目必须首先争取供应厂商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。二、采购运输必须做到及时、安全、完好、节约且有效率。禁止食品与其他货物混装，保证食品卫生。三、凡是需要酒店提供运输的采购项目，采购人员外出联系业务或其他业务用车，首先由主办人向采购经理提出用车申请，并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求，然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划，并填写派车单。四、司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出，并在收车后如实地填写派车单的逐项内容，上报采购部经理。司机必须遵守车辆维护保养的各项制度，必须遵守各项交通法规。（七）采购项目的验收一、无论是采购人员自提项目还是供应厂商送货项目，货到酒店后，必须首先与仓库收货人员联系，说明酒店采购订单号码及申购部门，由仓管员依据采购订单过数检验，合格后开验收单并分送所需部门或办理入库。不允许采购人员或供应厂商直接交与所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。二、验收合格的采购项目由仓管员开具验收单（直拨食品）、或入库单（入仓库物资）经交货人签字后，一联仓库留存，一联给交货人作为结算凭证，一联随同收货清单上交财务成本控制部，一联交使用部门（直拨食品）。三、仓管员在对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请示所需部门的授权人协助，有关部门和人员积极帮助解决。第5页共8页财务部制度与程序程序名称物资采购管理制度编号FN:NO003制定部门财务部审批人制定日期2010-01-20执行日期修订编码003-001四、在验收中，收货部或所需部门对验收不符物资均有权提出退货要求。一经确认，实属不符合要求的项目，由采购部负责退货事宜。五、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对争议不决的有关事宜，其双方进行协调解决。如仍存分歧，由酒店管理层授权人裁决或经审批由第三方验收。（八）采购项目的结算一、对于长期合作供应商或赊购采购项目，月末采购部根据采购合同、协议或约定的到期付款项目编制采购部供应商支付计划，明确付款单位、付款时间和付款金额，交成本控制部审核，经审核无误开具用款申请单，附采购订单、发票、验收单、入库单等相关单据，按审批权限由财务经理、总经理或董事长审批后由出纳用转帐付款方式付款。二、供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写用款申请单附该项采购订单、预付款协议书，按审批权限报采购部经理、成本控制主管、财务经理、总经理或董事长审批签字后，由出纳转帐付款。（九）特殊采购项目一、一些技术性较强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买，并与之共同承担责任，有关部门对此要予以协助。二、所有紧急采购项目均由所需部门依照第二、四章有关规程自行办理手续。采购部要急人所急，以最快速度择商报价，一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后，必须千方百计采取紧急购买措施，保证供应。采购部人力不足的情况下，可以授权有关人员代购，并与之共同承担责任。三、对采购部、仓库正常工作时间以外的需求项目，尽可能提前申购。若确有个别紧急需求，须经有关授权人批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申请、审批、收货手续。四、酒店管理层决定的特殊专项专人采购项目不受此规程限制。第6页共8页财务部制度与程序程序名称物资采购管理制度编号FN:NO003制定部门财务部审批人制定日期2010-01-20执行日期修订编码003-001（十）附则一、本管理规定由酒店财务部负责解释。二、本规定自下达之日起实行。酒店以前制定的有关文件与本规定不一致的，以本规定为准。附表一：采购申请单附表二：用款申请单各单据附后.第7页共8页附表一采购申请单填表日期：NO：申请部门申请人申请部门经理采购类型：直拨补货其他申请物品名称申请物品描述数量预估单价预估金额用途说明合计采购部经理财务部经理总经理第一联采购部第二联申请部门第三联财务部第8页共8页附表二用款申请单填表日期：NO:用款单位地址开户银行帐号金额（大写）￥方式电汇转帐用途现金承兑其他审批财务意见负责人申请部门负责人领款人签字审核经办人