社会软件在企业中的应用

1社会软件在企业中的应用定义社会性软件SocialSoftware(SS)，是构建于信息技术与互联网络之上的应用软件，在功能上能够反映和促进真实的社会关系的发展和交往活动的形成，使得人的活动与软件的功能融为一体。社会性软件的定义很多，而且还都在不断的发展演变过程之中。它的核心思想其实是一种聚合产生的效应。人、社会、商业都有无数种排列组合的方式，如果没有信息手段聚合在一起，就很容易损耗掉。成功地将文本、图形聚合在一起，使互联网真正走向应用；即时通讯又将人聚合在一起，产生了ICQ这样的工具。然而这还是虚拟的，虚拟虽然是网络世界的一种优势，但是和商业社会所要求的实名、信用隔着一条鸿沟。通过熟人之间，通过“六度分隔”产生的聚合，将产生一个可信任的网络，增加相互之间的沟通,降低沟通成本。特征在使用过程中反射社会网络，无论是强链接（StrongLinks）还是弱链接（WeakLinks）；Grouptoformandself-organize；以自我为中心，轻量级，松散耦合，Web连接；多对多（Many2Many）；使用者的身份和信任在软件中体现；软件本身不断更新和自我发展；主动参与到群体中。与传统软件的区别社会性软件的核心的内涵在于：互联网应用模式开始从传统的“人机对话”逐渐转变为“人与人对话”。过去的个人软件主要是让机器完成文档处理或者获取信息，比如办公软件、ERP软件和浏览器等。而社会软件完全的功能主要是为了网络中的人与人之间（而不是人与机器）进行对话。人们在使用其他软件的时候，或感觉到一种工具。但是，人们在使用社会性软件的过程中，人们感觉到的或者关注的是社会关系。类型第一类：显式的社会性软件，就是要简单地建立社会关联，尤其是强/弱链接。例如Facbook.第二类：协作和通信工具，包括各种支持CoP（CommunityofPractice）的，例如Groove和InstantMessage（MSN、QQ之类的即时通讯软件）。第三类：个人出版和聚合，例如Blog和Wiki。第四类：智能社会软件，如计算机协同工作软件。协同的最基本含义是协同工作，就是多人相互配合完成同一目标。“协作软件”的基本要求是支持为群组协作的目的而进行的通迅、信息交换、进程安排与项目跟踪以及人员管理等工作。而在竞开协同应用平台上，协同则不仅仅反映人与人间的协作，还包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间的全方位的协同，其核心是以用户为中心，以业务为目标，有效组织与充分利用各种资源，消除信息孤岛的思想体系。社会性软件举例BlogBlog是个人更新的网页日志，最新的概念是：Blog并不只是一个站点、主页。它还起到了降低了Blogger彼此之间相互熟识、了解和进一步交流的时间、交际门槛。通过Blogger时间性的书写，有了身份和较为完整、丰满的个体形象（个人的档案记录）。“应用+时间性持续的内容=〉现实身份的网络代理”。Blog是社会性软件的基本单位！基于Blog的人际网络PLink：PeopleLink类似于一个聚合中心，在那里，人们提交自己的FOAF（朋友的朋友）数据，然后PLink把你的数据嵌入它的人际网络库中，之后所有人就可以通过PLink以可读的方式了解到你的资料，也可以知道你认识那些人，并从库中计算出那些人认识你，通过链接，就可以在这样的人际关系脉络中漫游，和Blog背后的一个个人学习、交流。Wiki（维客）Wiki一词来源于夏威夷语的“weekeeweekee”，原本是“快点快点”(quick)的意思。Wiki一种多人协作的写作工具。Wiki站点可以有多人（甚至任何访问者）维护，每个人都可以发表自己的意见，或者对共同的主题进行扩展或者探讨。Wikipedia(维基百科)是目前世界上最大的Wiki系统，它是一个基于Wiki和GNUFDL的百科全书网站系统。该系统于2001年1月投入运行，2001年2月超过1,000条条目，2001年7月超过10,000条条目，目前(2003年1月)已经接近100,000条条目。截止到2003年10月，40个语言版本的维基百科总文章数超过30万条，而且非英语版本的总文章数首次超过英语版本。Wallop微软推出了社会性网络（SNS）服务Wallop，Wallop能够让我们和朋友们交互，分享照片、音乐及Blog等。Wallop界面由Flash做成，界面清新，风格独特（要求浏览器安装插件Flash7）。目前Wallop同Gmail,Orkut等一样，需要被邀请才可以注册。SS在企业内应用博客在企业内使用通过构架企业内部博客系统，员工可以直接创作内容，不需要第三方与员工交流后再写报告，也不需要打印报告的成本。有了博客工具并且教会员工如何使用之后，就可以根据需要调节内容更新速度。企业通过互联网进行内部通信有很多选择。现在有三种选择，电子邮件、工作流管理软件以及内部博客。电子邮件可能很快陷入附件的迷宫。即使是最好的工作流管理软件也会让人失望。内部博客当然并不完美，但是相比之下很容易使用。最新动态可以发布、分类，很容易引用，讨论可以在评论部分进行，文件可以采用Wiki软件编辑。更重要的是，新成员只要阅读博客就能熟悉各部分内容。但是，由于博客的自下而上性，有时需要改变有关员工交流的观点。传统的模式是自上而下的，由首席执行官、人力资源经理推动政策，而内部博客可能颠覆这一点。员工博客将更像是一个集中的谈话空间，将控制权交到员工手中，至少从交流的角度看是这样。同时，由于内部博客在防火墙内，能够在相对安全的环境下进行坦率的交流与合作。企业博客有多种架构。首席执行官等管理人员可以开始写博客并与员工交流，也可以按部门区分建立不同的团队博客，甚至可以鼓励员工建立个人博客。部门间交流很难控制，而博客可以成为分享对双方都很重要的信息的很好手段。而且，这能够自然而然地建立非正式的团队。这也有助于加强个人沟通，人们能够了解本来没有什么接触的公司各部门的人。尽管这不是自上而下的，但是，除非管理层和公司文化支持这种非正式交流，否则将注定失败。公司提供培训并给予鼓励很重要，尤其在开始阶段。Wiki在企业内使用Wiki可以集中各类企业数据，如电子报表、Word文档、PowerPoint幻灯片、PDF――任何可以在浏览器中显示的内容。它们还可以嵌入标准的通信媒体，如电子邮件和IM。重型基于PHP的Wiki可以直接与公司数据库连接，将音频和图像文件输入到数据库中。Wiki的功能仅仅受到实现它的人员的编程技能的限制。但是，将文档放到Wiki中不一定使它能够被所有访问Wiki的人编辑。例如，营销部门可以向销售团队或公司提供一张PowerPoint幻灯片，但不允许它们修改或覆盖它，只具有只读权限。此外，Wiki还具有内置的版本控制，甚至可以控制那些具有编辑特权的人。不建立修改人的记录，就不能进行修改，而且恢复以前的版本只是点击几下鼠标的事情。如果有如下的需要，就可以考虑部署Wiki：希望在不牺牲功能性、安全性或持久性的条件下，迅速、廉价地建立公司内部网。在一个可为所有人访问的位置上发表多种企业文档，并让雇员不费力、没有延迟、没有冗余性风险地管理这些文档。希望管理和组织会议记录、团队议程和公司日历。需要一种廉价的（如果不是免费的）、可扩展的和可通过任何Web浏览器访问的项目管理工具。需要一个可以大型的或分散的团队可以观看和修改共享文档的中央位置。但是以下情况，Wiki可能不太适合：必须使用复杂的文件格式。一些Wiki平台只能支持文本或HTML文件。考虑使用可以处理强健的文件类型的基于PHP/SQL的Wiki平台，避免选择基于PERL的Wiki。没有可以承担Wiki使用责任的人员。Wiki的本体（或者它使用的搜索引擎）有多好它才能有多好。你需要可以建立命名网页和维护链接的规则的人员。协作格式不适合工作场所。对等审查不总是内容管理的最佳解决方案。寻求交换观点。Wiki并不是发表观点或进行对话的最好的工具。如果这是公司的主要目标，那么请使用blog。据一次对73家公司的Gilbane调查显示，正在试验Wiki技术的公司主要是小企业（收入在2千5百万美元以下的企业）。鉴于Wiki软件的廉价性和易于实现，这似乎并不让人感到意外。然而，一些大型企业也成功地部署了Wiki。Nokia一直在使用SocialtextWiki软件，支持其Insight&Foresight内的信息交换。Yahoo利用TWiki软件帮助开发团队克服与不同独立位置合作时相关的问题。MichelinChina也将TWiki作为一种知识管理工具来使用。该公司IT部门的Jean-NoelSimonnet写道：“我们的目的是共享所有的信息、程序、设置文档，使我们减少对某位成员的知识的依赖，使团队中没有人拥有任何保存在个人目录中的文档。”在使用Wiki取得成功的著名公司中还包括Kodak、Cingular、Disney、Motorola和SAP。Wiki可成为企业人际交流与沟通的最佳平台。随着Wiki技术的发展和完善，它首先就是极大便利了企业上下左右突破时空与障碍限制的交流沟通。作为有许多个性化个人所组成的企业群体，在相互交流、沟通中往往会遇到许多障碍，由此易破坏信息的准确性和完整性。如在微软这样的大企业中，信息从上至下大致需要通过5个管理层，据统计当信息传达到最底层时，大概要衰减了80%的内容。由于Wiki在信息传播上具有的公开性、迅即性、直接性、存储性及纠错补遗及时性等特点，从而在信息的准确性和完整性这个关键环节上，更优于其它的传播方式而保障了企业对内部人际交流沟通的有效管理。现搜索巨头Google的内部就是利用Wiki系统进行交流沟通，其创始人拉里.佩奇说:“Wiki上涂涂改改的便捷非常适合现代管理制度下的职员交流，Wiki可以打破企业内部各层隔阂，让那些靠压制手段来管理的主管们被群体智慧淹没。”Wiki可为员工参与企业决策活动提供需求上的便利。受到社会经济、文化、科技发展的有力推动，企业中的人员都有实现高层次需求的强烈愿望和参与企业决策活动的积极内驱力，而Wiki系统则为全员的参与提供了技术和环境上的支持。基于人人都有实现自我价值和充分表现个人的欲望，Wiki系统就以开放、自由、平等、方便的形式，让员工来充分表达自己的思想、意见、建议，使企业的正确决策有了广泛坚实的群众基础。Wiki是企业进行知识管理的现成工具。知识管理是提高企业核心竞争力的有效手段，它能将分散的个性化知识组织成有机的知识体系，充分实现企业知识资源的整合、发展、共享和增值，从而通过组织知识体系的有效运用和持续提升，来大大增强企业的核心竞争力。像摩托罗拉这样人才济济的公司也率先把它引入到内部的知识管理中来。特别是根据企业发展的需要，Wiki系统还可支持员工在实践过程中创造的各类新知识，帮助企业实现整体知识规模的拓展以及知识质量的提升。因此从某种意义上说，应用Wiki进行知识管理还是一种企业本质的改善过程。Wiki可作为对员工进行绩效管理的手段之一。绩效管理是企业评价员工价值创造和提升员工技能、业绩的有效方法，多以直接上级考核下级的方式进行，考核的结果将作为薪酬计算、晋升或降职、开展培训、调换工作或予以辞退等人事工作的主要依据。企业可利用Wiki承担此管理中的一部分工作。如Google公司就在系统中建立了工作通报体系，每周一所有员工都要针对上周工作做一总结，每个人的报告连同本人相片都会自动汇入通报内，不但让上一级了解掌握其平时的工作业绩，也能让全公司的人来分享他人的心得和创意，并进一步形成互学互帮、彼此激励的契机。由于Wiki的其它应用也是基于管理者与员工之间的坦诚相见真诚协作，所以也总能直接或间接地助益于员工个人、部门及企业绩效的提升。此外，在一些企业的项目管理中，Wiki也是大有作为的。特别是依托Wiki的群策群力活动，对于化解项目实施风险，提高项目质量和效率，增强市场竞争力，都有着十分重要的作用。