业务流程和相关系统需求-财务

中国免税品集团总公司2003年6月中免集团管理流程系统需求-财务管理中国免税品集团总公司2本流程文档说明本流程文档主要是基于中免现有的业务运作情况和未来的发展目标，并结合国际主流免税行业实践进行编制。其主要目的是：了解并归纳各级机构与业务部门对管理系统的主要功能需求和业务改进建议从管理系统实施的角度总结中免集团的核心业务流程及相关业务改进点通过定义核心业务流程和业务改进点来明确下一阶段系统选型的内容和基本要求而与此同时，我们在使用此流程文档时应该注意：基于发展的角度，本文档中的流程/业务改进设计具有一定的前瞻性，其并不等同于实际系统实施时的目标业务流程编制本流程文档的主要目的是为了确定下一阶段系统选型的内容和基本要求而并非进行整体的业务流程改进中国免税品集团总公司3目录财务管理的主要内容交易处理流程–总账–应付帐–应收账–固定资产–库存成本–门店零售财务管理预算控制资金管理成本与赢利分析财务管理对ERP系统的核心需求总结中国免税品集团总公司4财务管理的主要内容财务核算财务信息采集基于核算的财务分析财务管控/管理会计融资，投资与兼并独立财务运作业务财务集成票据流转总帐应收应付固定资产财务比率帐龄分析初步利润分析收入预算多维赢利分析成本精算与控制绩效考核资本预算融资计划兼并分析与决策财务公司对外提供服务现状短期目标中长期中国免税品集团总公司5交易处理记录流程（总账）利润/成本中心(财务管理结构)维护总帐科目表维护公司(财务管理实体)资料维护外币汇率维护FI1.5.1总帐基础设置财务部中国免税品集团总公司6交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题1:–问题：目前,公司对总账没有进行统一设置，管理不规范:公司资料维护：没有总公司、控股子公司信息的维护利润/成本中心维护：没有对各部门划分利润/成本中心总账科目表维护：总公司与控股子公司总账科目不统一、不具有长期稳定性外币汇率维护：每年确定一次记账汇率–改进建议：公司资料维护：对总公司及控股子公司的名称、编码、会计期间、会计记账币种方面的维护利润/成本中心维护：需要系统支持，能将相应收益、费用按相应规则分摊到各中心总账科目表维护：对所有公司的会计科目进行统一（并能够满足实施新企业会计制度后的会计科目的应用）外币汇率维护：按照会计制度的要求确定记账汇率每月能够进行便捷的汇兑损益调整–预期效果：在总账设置方面能够包含所有控股子公司，且具有一定统一性、稳定性、规范性中国免税品集团总公司7交易处理记录流程（总账）FI1.5.3分类帐自动接口财务部运行系统将应付帐内容自动接入到总帐功能中成功接入记入总帐生成转入的应付帐报告是改正错误否Accenture设计业务模块财务分类帐(应收,应付,库存,固定资产)总帐集成集成ERP系统备选流程中国免税品集团总公司8交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题2:–问题:应付账款、应收账款、固定资产、存货分类账均设有与总账的接口（按照Accenture设计）依据ERP系统的实际情况确定是否需要设置分类账、总账–改进建议：不分设分类账与总账，采用集成的系统（需要决策）–预期效果：账务系统与整个系统集成在一起中国免税品集团总公司9FI1.5.7期末结清程序财务部月结/年结确保所有明细帐已经记入总帐会计月结年结输入预备及审批日记帐分录流程进行计提分录输入预备及审批日记帐分录流程进行间接成本分摊计算外币科目汇兑损益结转损益类科目分录并过帐A确保完成月结生成年度会计报表生成年度合并会计报表关闭本会计年度开下一个会计年度年终调帐输入预备及审批日记帐分录流程进行年终调帐是否会计经理会计交易处理记录流程（总账）中国免税品集团总公司10交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题3:–问题:期末结账工作量大、不能满足有关要求无法每月计算外币科目汇兑损益，只能年终进行一次且工作量繁重上一期间的账务未结清，影响下一期间账务处理（尤其体现在年末）无法自动生成现金流量表、合并会计报表月中无法进行即时的会计报表预览–改进建议：每月末计算外币科目汇兑损益每年设置12个基本会计期间，可根据实际需要设置额外的会计调整期间，以便年度审计调账不至影响下一年度账务处理工作自动生成资产负债表、损益表、现金流量表、合并会计报表随时进行即时的会计报表预览–预期效果：便捷的期末生成所需会计报表和结账工作中国免税品集团总公司11交易处理流程（总账）-对系统的主要要求系统应提供灵活的总账基础信息设置，包括公司资料（含控股子公司），利润/成本中心资料，会计科目表和外币汇率等资料。在此基础上，系统可提供其他辅助资料，并为以后需要预留适当栏目系统应保证在账务核算及统计工作中涉及到的上述资料时，能够便捷地提取到上述信息系统应根据会计核算及相应制度的要求，对记账汇率进行及时、准确的维护系统在总账科目表相对稳定的基础上，保障以后业务发展对总账科目增加的要求（包括增加非免税行业会计科目）系统应支持多个业务实体在统一的操作平台上执行财务管理的职能系统应支持多个业务实体使用统一的会计科目表和财务核算方法系统应对各账务予以统一集成（总帐和分类帐）系统应对主文件中相关信息统一提供，例如：对于使用到客户的信息的应收账款、其他应收款、其他应付款等，集中、统一对应，保证客户信息的稳定如系统不能将相关信息集成，而使用分类账与总账分别管理，则系统应保证在有关数据转入、转出时的准确性系统应能够进行便捷的汇兑损益计算系统能够提供12个基本会计期间，可根据实际需要设置额外的会计调整期间，以便年度审计调账不至影响下一年度账务处理工作系统能够自动生成所需的资产负债表、损益表、现金流量表、合并会计报表系统能够随时生成会计报表预览中国免税品集团总公司12交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.11应付基本信息维护银行及银行帐户维护供应商维护付款条件维护税务编码维护付款方法维护供应商分类维护财务部支付媒介维护中国免税品集团总公司13交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题1:–问题:没有固定、规范的应付基本信息维护只对银行汇兑、支票支付等付款方式具有统一的规范没有对多种付款条件、付款状态进行规范系统中没有对税务编码的维护没有对所有银行账户信息进行统一规范对供应商的了解需通过查阅协议，没有规范文件没有对应付账款进行账龄分析没有对应付未付款款项按照原因随时进行分类分析–改进建议：提供多种付款方法的支持支持多种付款条件（包括现金折扣），系统提供应付款到期状态支持多种税率和计税方法支持多个银行账户维护对供应商的维护，要求各部门维护相关信息，在可能情况下，支付尽量通过供应商管理对应付账款进行账龄统计分析对应付未付款项随时根据原因进行分类分析–预期效果：对应付账款进行及时、完整、准确的登记、统计分析中国免税品集团总公司14交易处理记录流程（应付账款）-直送门店流程（目前）门店外商营运部-采购营运部-物流财务部正本发票、装箱单(1套)正本发票（2套）、扣账单、装箱单、正本发票（或海关发票、搭运发票）、装箱单(1套)正本发票（2套）、外商扣账单、装箱单报关单发票复印件保存正本发票、装箱单匹配发票复印件、报关单采购订单匹配发票复印件、报关单正本发票（2套）、外商扣账单、装箱单、采购订单送交银行审核对有问题的报关单进行处理发票复印件、报关单审核通过正本发票、报关单、装箱单、采购订单（交给银行）正本发票、付汇单回联、外商扣账单、扣账单（用于做账）装订相应凭证复核；报财务部门领导、公司领导批准预付货款：外商发票（正本）、外商扣账单、报关单、核销单（交外管局用于核销）单据匹配：拆除发票复印件，换正本发票，分别匹配，打印付汇单、核销单有问题的报关单核销单（交外管局用于核销）扣张单、索赔单扣张单、索赔单中国免税品集团总公司15交易处理记录流程（应付账款）-付款记账流程（目前）付款记账单据中将包括：汇款回单、外商发票、货物索赔单、检验费扣账单、运杂费扣账单、佣金折扣单、样品折扣单如：外商发票金额：1000元；货物索赔单20元；检验费扣账单30元；运杂费扣账单50元；佣金折扣率6%，计60元；样品折扣35元；记账分录如下：借：应付账款（发票号码计入摘要）1000应付账款（货物索赔）（扣账单号计入摘要）-20商品销售成本（佣金）-60贷：其他应收款（检验费）（该外商）（扣账单号计入摘要）30其他应收款（运杂费）（该外商）（扣账单号计入摘要）50其他应付款（样品）（其他——暂不能确定门店）35银行存款805中国免税品集团总公司16交易处理流程（应付账款）-门店直送（建议目标流程）零售店中免业务部门中免财务部门供应商1.门店采购定单2.中免销售定单3.中免采购定单4.供应商发货/供应商发票4.供应商发票5.传真报关单6.中免采购定单收货8.中免销售定单发货5.传递报关单实物7.中免采购定单，报关单（7）应付项目（9）中免销售发票，应收项目9.通知发货（6）结转库存成本（8）结转销售成本注：采购业务中必须实现采购定单，实收货品和供应商发票的匹配中国免税品集团总公司17交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12应付/借记凭单录入发票类型财务部营运部及各部门收到供应商发票确认发票将发票的相关内容输入系统采购发票预付/预支员工业务费A通知供应商发票有问题发票是否正确签字申请付款各部门员工填写报销单提交报销单给部门经理审批是否批准将报销单输入系统修改报销单在报销单上签字批准付款员工部门经理B贷记凭证会计采购员/部门经理是否是中国免税品集团总公司18交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题2:–问题:目前对应付项目没有按流程一致性进行统一规范对采购商品付款、预付款、借记凭证、员工业务费支出分别执行各自流程–改进建议：支持多种支付业务：正常的应付账款业务、预付业务、借记凭证、员工报销借记凭证：包括外商佣金。外商佣金采用与发票关联或其他处理方式（需要决策），流程不同能够支持不同采购物品（存货、固定资产、低值易耗品等）直接转向相应科目–预期效果：对所有应付项目统一管理，执行统一流程，对相关单位均视同供应商管理中国免税品集团总公司19交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12供应商发票录入采购定单，收货单，供应商发票匹配是否匹配登记应付帐项调整库存调整当期成本索要新发票完全匹配小额差异较大/无法处理的差异ERP系统备选流程登记应付帐项后续借记或贷记事项中国免税品集团总公司20交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题3:–问题:采购商品登记应付账款不及时，对小额差异的处理不够及时、灵活目前采购商品的三单匹配工作由采购部门执行对报关单的管理影响采购商品的实物匹配以及付款的及时性目前存在只根据发票便进行付款的情况，财务管控机制尚待完善–改进建议：明确供应商发票记帐的流程与基本前提要求，灵活处理记帐过程中可能产生的差异外商发票直接由财务部门接收，进行单据匹配工作（需要部分财务人员具备熟练的产品知识、一定的外语水平）对报关单进行严格的管理。要求门店报关后，先传真报关单至总公司，并在最短时间内邮寄回总公司，并对报关单状态随时进行统计仅对三单匹配过程中，大额差异情况返回营运部，供应商难以解决发票问题的计入当期库存或成本–预期效果：及时有效的三单匹配，并登记应付账款中国免税品集团总公司21FI1.5.15付款程序运行付款选择要到期的发票/借记凭证/员工报销预支/预付手工选择发票/借记凭证/员工报销预支/预付系统还是手工选择应付款项系统手工打印付款款项清单是否批准付款修改选择付款的款项决定付款方式打印系统支票准备手工支票是否准备电汇文件A准备相应文件是否批准付款修改付款细节是否系统支票手工支票电汇会计会计会计经理财务部点算现金现金B交易处理记录流程（应付账款）中国免税品集团总公司22交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题4:–问题:对不经常发生、没有发生的支付方式系统没有提供流程支持对于信用证付款、商业汇票付款的支持付款单据中，供应商发票与报关