秘书四级实操题答案

1一、钟苗：刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢！答：1．电子邮件格式正确2．接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批3．制定接待计划的注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度（2）了解来宾的饮食习惯（3）做好保密工作4．商务旅行计划的内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；（2）出差线路，住宿安排；（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件；（6）上司和接待人的特别要求；（7）上司旅行区域的天气状况；（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。二、钟苗：公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了，值班秘书擅自脱岗现象，请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示做好值班工作。答：一、值班工作内容1．在会议中协助搜集、传递各种信息。2．控制与会无关人员出入会场。3．手边备有公司和各部门领导的联络方式。4．备设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录，5．人不离岗，保证会议信息的畅通。6．督导和协助专职会议服务人员为与会者做好服务。7．做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。8．必要时，建立主管领导带班制度。二、值班工作制度。值班时，手边要有相关的人员通讯录。1．岗位责任制度,坚守岗位，无论发生什么事情也不能擅离职守。2．交接班制度,由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对尚未办完的事项要详细讲明处理情况，以便保证工作的连续性。三、钟苗:公司文件在传阅过程中存在传阅方式单一及管理不当的现象，影响了工作的正常进行。请你说明文件传阅的方式及要求。答：1．传阅方式（1）阅览室阅文（2）会议传达（3）利用副本（4）利用刊物公布文书（5）利用现代化技术手段2.传阅要求（1）严格传阅范围（2）不能阅文人之间随意传递（3）合理安排传阅顺序（4）履行传阅手续（5）选择合适的阅文方式四、钟秘书：定于下周一上午9：00召开的2月份的总经理办公会，目前决定上会的事项有：研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。答：一、会议议程表宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1．如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。2．春节慰问老职工的费用额度问题。23．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。4．生产部主管人员调整问题。5．研究总经理助理的人选问题。第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。总经理办公室2007年1月30日（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）二、有关会议时间问题的建议1．会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。五、阅读下文，并按要求完成试题。1）下文有多处错误，请至少找出六处。2）另写一份格式规范的公文。××分公司关于更换办公设备的请示报告（2006）年×字第20号我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请务必批准。此致××总公司××分公司2006年7月8日答：1.标题错（文种使用混乱）。2.字号错（机关代字、年份、序号均错）。33.主送单位位置错。4.所申请更换的设备不具体。5.请示的结语不符合要求。6.发文日期错，应该用汉字书写。××分公司关于更换办公设备的请示×发〔2006〕20号签发人:×××××总公司：我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请批准。附件：更换设备清单××分公司二○○六年七月八日六、钟苗：公司决定为办公室新聘人员进行上岗前的培训，主题为“值班工作”，由我主讲。请你就值班工作的相关要点为我提供一份讲课提纲。3.答：我为您准备的讲课要点说明如下：1．值班工作的主要内容（1）做好值班电话记录：应包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。（2）做好值班接待记录：应包括来访人姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。（3）做好值班日记：应收到的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真记录，并保持工作的连续性。（4）做好信息传递：及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。2．值班工作任务（1）接受、传达上级机关和单位领导的指示；（2）处理内部的突发性事件；（3）完成领导临时交办的事项；（4）接待未预约的来访者。3．值班管理制度（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）保密制度（4）交接班制度4．值班工作注意事项4（1）保持值班工作的连续性。（2）值班表编制完成后应与相应值班人员协商并报主管领导审定后执行。（3）提高值班人员的素质。七、钟苗:现公司的档案分类采用年度分类法，其中所要求的判定档案文件所属年度内容有些文员还不掌握。请你以文字形式向他们介绍年度分类法的特点，说明如何正确判定档案文件所属年度。答：1．特点（1）简单（2）运用广泛（3）用于档案数量少的单位2．文件所属年度确定（1）文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。（2）法规性文件以批准日期为根据。（3）领导性文件以签署日期为根据。（4）会议记录以开会日期为根据。（5）计划、总结以内容针对时间为根据。（6）文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。（7）通过分析文件内容来判定日期。八、根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。某省对外贸易办公室（甲方）与深圳贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸出口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利，共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合作程序为由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。此意向书一式四份，各执两份。答：意向书某省对外贸易办公室（甲方）与深圳××贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定如下技术经济合作关系：一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作。1．高科技产品开发；2．农副产品深加工与综合利用；3．外贸出口；4.技术咨询；5.高新技术以及资金等方面的引进合作。二、合作方式：双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。三、合作程序：由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、5步骤。四、甲、乙双方义务：1．甲方负责提供其资源.项目.资料和项目的落实。2．乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备.技术的引进。3．双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。五、此意向书一式四份，各执两份。甲方：某某省对外贸易办公室乙方：深圳××有限有限公司法人代表：赵××法人代表：李××时间：2006年11月21日时间：2006年11月21日甲方联系人：黄××乙方联系人：李××电话：[phone]电话：[phone]电挂：2083电挂：3809传真：[phone]传真：[phone]邮编：530022邮编：618031联系地址：××省××市××路135号联系地址：深圳市××路××大厦206室九、钟苗：为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。请将如何完善会议决定事项的催办制度提出你的看法，在本周末前以备忘录形式发给我。备忘录发给：××发自：钟苗时间：××××年×月×日内容：完善会议决定事项的催办制度①会议决定事项催办的意义和目的：使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下；或从部门利益出发采取消极态度，故意不办。②检查催办工作要求做到：明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。要建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应该设置会议决定事项传达催办登记表。③会议决定事项催办的方式:发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报等。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。（适当展开解释）④会议决定事项催办的基本程序:对会议决定事项传达→根据催办与登记制度进行催办→进行反馈。十、答案：1．此项工作的意义（1）可减轻上司工作负担，提高上司工作效率；（2）可解除上司后顾之忧，保证上司集6中精力抓大事、重要的事。2．此项工作的特点（1）广泛性（2）临时性（3）具体性（4）紧迫性3．上司临时交办事项的范围（1）文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。（2）会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。（3）信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。（4）信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。（5）调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。（6）督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。（7）联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。（8）协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。（9）接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。（10）其他交办事项。十一、什什么什么什么请示参考答案：腾达公司关于实施员工持股计划的请示市国有资产管理局：根据政策规定，本公司作为改制重组的国有公司，拟实行员工持股计划，现将有关事项请示如下：一、本公司拟实行全员持股计划，员工持股占公司总股本的50%。二、本公司工会作为独立的社团法人，成为员工持股主体。工会下设员工持股会作为员工持股管理机构，负责员工持股的管理和运作。三、员工持股会由全体持股员工组成，持股员工将其股份书面委托工会代管，工会领导下的员工持股会代表持股员工行使股东权利和股东义务。四、按政策规定，员工持股一次性付款七折优惠，本公司付款期限为持股方案获得批准后