秘书国家职业资格培训教程3级

秘书国家职业资格培训教程3级办文篇题库的题型与比例•普通秘书分为两个部分：知识试卷与技能试卷•知识试卷题型分2种形式：职业道德与专业知识（100分，80分钟）•职业道德：10分——25道题•专业知识（单选占60%，多选占40%，共90分）工作技能试卷分2种形式（100分，110分钟）：录像题：2道（每点2分，共25个正误点）1道30分（15个正误点）1道20分（10个正误点）工作实务题：公文拟写与修改（1道，20分）会议实务、办公室工作实务、以及各种综合实务题（2道，15分、15分）1、应用文的含义与制发•应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务常用的有一定惯用格式的文体的总称。包括：行政公文、常用事务性文书、商务文书三类。•应用写作是实用型文章的写作，从内容和形式上看具有的特点：•内容反映现实生活•体式固定程式化•行政公文（公文）：在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。•公文的作者：法定的机关、组织和负责人。•统一的体式和一定处理程序•开展公务活动的工具•被称为通用公文•国务院在2000年颁布《国家行政机关公文处理办法》规定13种行政公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要1、应用文的含义与制发•常用事务文书：是机关、单位、团体和个人处理日常事务所使用的文书。常用事务性文书有：简报、计划、总结、调查报告、会议筹备方案、领导讲话稿、规章制度•商务文书：是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。主要有：意向书、订货单、产品说明书、市场调查报告等1、应用文的含义与制发•《办法》规定：以本机关名义制发公文的过程，包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序•重点是：草拟、审核、签发、复核•草拟•符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要与现行政策、规定衔接，应当切实可行并加以说明。•情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。•公文的文种使用正确。应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送机关的行文关系确定。•拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。并根据实际需要确定紧急程度•人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。•结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。•应当使用国家法定计量单位。•公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。•公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。1、应用文的含义与制发1、应用文的含义与制发•审核：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。•审核的重点：•是否确需行文•行文方式是否妥当•是否符合《办法》及本细则规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求•内容和主题是否体现了组织的意图•需会商的内容是否经过会商•材料是否经核实•1、应用文的含义与制发•签发：以本机关名义制发的上报公文，由主要负责人（指行政机关的正职或者主持工作的负责人）签发。以本机关名义制发的命令（令）由本机关正职负责人签发，制发的决定、公告、通告由主要负责人签发，制发的其他公文由主要负责人或者由其授权的其他负责人签发。会签公文，主办机关应当送会签机关文秘部门按公文办理程序会签。1、应用文的含义与制发•复核：公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。•复核的重点：•审批、签发手续是否完备•附件材料是否齐全•公文格式是否统一、规范等。•经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。通用公文用纸和印装规格•1．公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm。•2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。•3．文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。•4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。2、应用文的材料和主题应用写作的特征：•材料、主旨、结构、语言。•言之有理、言之有据、言之有序、言之有体•主旨单一、集中、明确•材料多样、真实、有力•结构合理、谨严、固定•语言准确、简明、平易、庄重•材料：是指作者为某一写作目的而收集、摄取并经过必要的归纳、提炼写入文章之中的一系列事实与依据，包括：事件、现象或数据、理论依据、公认的原则、科学公理等。•材料工作的环节：占有、鉴别、选择和使用2、应用文的材料和主题•占有：储备材料能量和功力。•两大途径：亲身经历所获；调查阅读所获。•鉴别：分析、比较•选择：围绕主题、典型材料、真实准确、生动新颖•使用：先后顺序（依据时间的先后、材料的轻重、时间内在的逻辑、说理的顺序、文种和行文的方便）；详略程度（骨干材料、中心材料、典型材料、）2、应用文的材料和主题•主题：是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过全文内容所表达出的基本观点或中心思想。•主题是灵魂：取舍材料、制定标题、措置结构、遣词造句、表达方式选择都没有依据。2、应用文的材料和主题•正确：符合国家和组织的大政方针；符合领导的意图；反映真实的社会现状；经得起实践的检验•集中：代表机关和组织行文，“一文一事”•深刻：去粗取精、去伪存真的改进•新颖：与时俱进3、应用文的结构•结构：标题、开头、层次、段落、过渡、照应、结尾等•标题：准确、鲜明地表现主题•两种情况：公文式标题；一般文章式标题•公文式：发文机关+事由+文种•一般文章式：单标题、双标题3、应用文的结构•开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、无开头式（单刀直入式）•概述式：概括有关材料或背景，常用“鉴于、最近、近来”。如报告、总结、调查报告、会议纪要•目的式：阐述发文的意义和宗旨，常用“为了、根据”。如决定、通告、通知、计划等。•开门见山式：开门见山直入主题，如意向书•引述来文式：引述来文德标题与发文字号。如函、批复、回复性公文•无开头式：如公告、命令、通告等3、应用文的结构•层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式、篇章一体式•总分式：“总分式”（演绎结构）、“分总式”（归纳结构）、“总分总式”（复杂交叉）•并列式：各个层次是并列逻辑关系，如条例、意向书等•递进式：由浅入深、层层递进。如部分报告•因果式：前因后果式，如请示。•时序式：按照时间的发生、发展、变化过程安排，如调查报告等。•三段式：发文缘由+事项+尾语。如计划、总结、通知、通报等•篇章一体式：就一段内容，与附文是一体的。如批转、转发性通知。3、应用文的结构•段落：提行式、条款式、篇段和一式•提行式：另起行表示内容的转换。“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”等转换•条款式：以序号为标志，按照不同意思分条列项。•篇段和一式：3、应用文的结构•过渡、照应•结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、无尾式•强调式:对文中的重点问题加以总结概括•期求式：请示的结束语•希望式：要求、号召等•说明式：补充说明的内容，如条列公文，规约公文等•无尾式：正文就结束•结构要求：严谨、自然、完整、统一4、表达方式•叙述：顺叙、倒叙、插叙、平叙•第一人称：请示、报告、函、计划、总结、述职报告•第三人称：通报、会议记录、会议纪要等•倒叙：通报、报告、会议纪要、调查报告、简报•议论：立论、驳论•论证方法：例证法、分析法、引证法、比较法、因果法等•说明：定义、分类、比较、数字、图表等5、应用文的语言•公文的语言具有很强的规格性，这是由公文的性质所决定的。表现在行文中，经常使用一套规范的公文用语。•应用文语言要求：•准确（增长到、增长了）、简洁（一律不准擅自……，但……可以）、平实、5、应用文的语言•分类：•领叙用语：•性质：引导文件直接叙述根据、事实或主张的用语。它有助于文件简明、精练。•例如：关于、根据、按照、遵照、依据、本着、接、顷接、奉、鉴于、欣悉、……现……如下等等。5、应用文的语言•称谓用语•性质：在公文中表示称谓关系的词，如本、贵、该等。•本：可以与“我”通用，具有郑重色彩。•贵：表示尊敬与礼貌，不能与“你”完全相同。只能用在平行文和涉外文件中，不用在上行文和下行文中。•该：用于指代上行文中提到的人或事物，属于自己与对方之外的第三者。•例如：本集团公司、贵友谊商城、该部门等。5、应用文的语言•祈求用语•性质：向受文者表示请求或希望的用语。•例如：请、敬请、恳请、务请、敬悉、务悉、务必、望、希望、希即、尚望等。5、应用文的语言•时态用语•性质：表示时间状态或时限方面要求的用语。•例如：兹、顷、当即、从速、即日、暂时、片刻、立即、正在、曾经、就要、就、将要、行将、即将、即行、时常、常常、不常、不时、终于、才、刚才、刚刚、永远、一直、一向、一时、按期、如期、定期、准期、限期、先期、预期、逾期、展期、周期、过期、亟待、已、已经、一经、着、了等。•经办语：•业经、兹经等5、应用文的语言•承转用语•性质：承接上文而转入下文的用语。•例如：总而言之、总之、鉴于上述情况、为此、据此、故此、有鉴于此等。5、应用文的语言•感盼用语（用于“函”）•性质：向对方表示感谢，盼望对方早日实现有关愿望时的用语。•例如：深表谢意、谨致谢忱、不胜感激、以……为感、以……为盼、以……是盼、渴盼、切盼等，其中以“以……为感”只用于平行文。二、公文撰制简介•2001年1月1日《国家行政机关公文处理办法》实施•１、公文内涵：•是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书•公文的作者：法定的机关、组织和负责人。•统一的体式和一定处理程序•开展公务活动的工具２、公文的特点与作用•特点：•法定的作者•法定的权威•特定的效用•规范的体式•作用：•领导和指导•行为规范•传递信息•公务联络•凭据记载•知照协调•宣传教育3、公文的行文方向平行文：同一系统的平级和不相上行文、下行文、平行文三种方向上行文：有隶属关系的直接上级，文种为请示、报告下行文：有隶属关系的直接下级，命令、意见等隶属的单位之间，函•逐级行文：即直接向自己所属的上一级或下一级机关行文，以及按层次一级级行文，它是对上行文的最基本得方式。•多极行文：即同时向自己以上或以下的若干级机关行文，对上行文如无特殊情况，不采用这种方式。•直达行文：即上级领导机关直接把文件发到基层机关的行文，可直接向广大人民群众传达。通过报刊、广播、电视发布文件。３、行文规则•行文应当确有必要，注重效用。•行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。•下级机关应当向直接上级机关请示和报告；因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关•向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项，上级机关要求报告办理情况的事项，须经上级机关审批或者决定的事项。•凡本部门职权范围内能够解决或者通过部门间协商可以解决的事项，一般不要请示上级机关；凡本部门发文或者若干部门联合发文能够解决的事项，不得要求上级机关批转或者转发。•部门之间对有关问题未经协商一致，或者未经上级机关批准裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或者撤销。３、行文规则•除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。•不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。•同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部门可以联合行文；政府和同级党委和军队机关可以联合行文；•向下级机关或者同系统的重要行文，应当直接报送主管部门处理。•“请示”应当一文一事；一般只写