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《信息管理学基础》《信息管理学基础》教学课件第2章信息资源的管理流程制作人:周贺来《信息管理学基础》本章知识点信息资源管理的整体流程不同信息用户的信息需求信息采集的任务和原则信息源的类型和特点信息采集的途径和方法信息加工的含义和内容信息的筛选、分类和编码信息的存储、检索和传输信息利用与信息反馈的方式《信息管理学基础》内容简介2.1信息资源管理流程的描述2.2信息需求分析2.3信息采集2.4信息加工2.5信息存储2.6信息检索2.7信息传输2.8信息利用2.9信息反馈《信息管理学基础》2.1信息资源管理流程的描述信息需求分析信息传输信息利用信息反馈信息采集信息加工信息存储信息检索信息需求分析信息传输信息利用信息反馈信息采集信息加工信息存储信息检索《信息管理学基础》2.2信息需求分析2.2.1信息需求的含义与特征在人类社会生活中，人们会产生各种各样的需求，如生理上的需求、安全上的需求、社交需求、求知需求、自我实现需求等。信息需求也是人类诸多需求中的一种。所谓信息需求，是指人们在从事各种社会活动的过程中，为了解决不确定性的问题所产生的对信息获取方面的一种需求，它包括对信息主体的需求，对信息检索工具，对信息系统的需求以及对信息服务的需求。《信息管理学基础》信息需求的特征1．信息需求的广泛性2．信息需求的社会性3．信息需求的发展性4．信息需求的多样性5．信息需求的马太效应《信息管理学基础》2.2.2信息用户的概念《信息管理学基础》2.2.3各类用户信息需求的特点1．科学研究人员的信息需求2．管理决策人员的信息需求3．工程技术人员的信息需求4．市场营销人员的信息需求《信息管理学基础》2.3信息采集信息采集是根据信息用户的需求，用科学的方法采集、检索和获取特定信息的活动过程。本节主要讨论信息采集的任务、原则、对象、过程、途径与方法。《信息管理学基础》2.3.1信息采集的任务信息采集是根据特定目的和要求，将分散蕴涵在不同时空域的有关信息采掘和积累起来的过程，它是使信息得以充分开发和利用的基础。没有信息的采集，信息产品开发就成了无米之炊，没有准确及时、先进可靠的信息采集工作，信息的开发质量也得不到保障。因此，信息采集工作的好坏，对整个信息管理过程的成功与否将产生决定的影响。《信息管理学基础》2.3.2信息采集的对象1．信息源的含义所谓信息源，就是信息发出的源头，又叫信息来源，是指能够产生、持有或载有各种信息并能通过一定手段加以传递的任何事物。人们在科研活动、生产经营活动、文化活动和其他一切活动中所产生的各种工作成果和各种原始记录，都是信息源。从认识论的角度看，信息来源于社会实践活动，社会实践活动是信息的根本源头；按照一般的理解，信息源包括生产信息的根源和获取信息的渠道两层含义。《信息管理学基础》2．信息源的层次从信息的生产、传递、提供社会利用等环节看，信息源可分为三个层次：一是生产信息的信息源，包括科研机构、出版机构、音像公司、电影片厂、厂商企业等，其结果是生产文献信息和事物信息，使得信息物化。二是传播信息的信息源，包括新华书店、广播电视台、展览中心、会场等，其结果是使信息社会化，从而作用于社会。三是存储、加工、提供社会利用的信息源，包括图书馆、档案馆、文献信息中心等，他们对文献信息进行系统采集、存储、加工、促进信息得到高效率的利用。《信息管理学基础》3．信息源的类型信息源种类繁多、形式复杂，可以从不同的角度进行分类。下面我们从便于对信息进行采集的角度，将信息源划分为五类，分别是：记录型智力型实物型零次型机构型。《信息管理学基础》2.3.3信息采集的原则1．目的性2．及时性3．准确性4．预见性5．适用性6．系统性7．计划性《信息管理学基础》2.3.4信息采集的过程1．需求分析2．确定采集途径3．确定采集策略4．采集实施和结果评价5．整理数据和编写报告《信息管理学基础》2.3.5信息采集的途径信息采集途径是指获取信息的渠道。不同的信息用户，经常利用不同的信息采集途径；不同类型的信息，其获取渠道也有所不同。以现代社会组织机构的典型代表——企业为例，企业系统内部每时每刻都产生着大量的信息，除了提供本身吸收利用外，并对外输出信息流，对其他社会系统施加影响。与此同时，企业又必须从外界输入信息流，方能保证企业自身的有机运行以及与其他社会系统的协同作用。因此，以企业为例的信息采集主要有内部途径和外部途径两大方面。《信息管理学基础》1．内部途径信息采集的内部途径就是企业在本系统内部形成的各种信息交流渠道。从企业内部的信息流来看，主要的内部信息采集途径有以下几种。(1)职能管理部门(2)研究开发部门(3)内部信息部门(4)“葡萄藤”渠道（5）咨询与顾问部门(6)内部信息网络《信息管理学基础》2．外部途径从企业外部多个途径采集的信息，往往能使各自孤立的信息源联系起来，并可对以前所采集的信息进行验证，从而获得对客观事物完整而正确的认识。企业外部信息采集途径主要有以下几种。（1）文献部门（2）大众传媒（3）社会团体（4）各种会议（5）政府机关（6）人际关系（7）协作伙伴（8）用户与消费者（9）外部信息网络《信息管理学基础》2.3.6信息采集的主要方法1．定向采集法2．定题采集法3．定点采集法4．主动采集法5．跟踪采集法6．社交采集法7．现场采集法8．积累采集法9．委托采集法10．间谍采集法《信息管理学基础》2.4信息加工1．信息加工的含义所谓信息加工，是指将采集来的大量原始信息进行筛选和判别、分类和编码、计算和研究、著录和标引、编目和组织，从而使之成为有用的二次信息的各种活动。《信息管理学基础》信息加工的主要作用包括表现为以下几个方面：（1）去伪存真，去粗取精（2）分类排序，规则系统（3）分析研究，综合创新（4）著录标引，方便使用（5）目录组织，便于检索2．信息加工的作用《信息管理学基础》3．信息加工的基本原则信息资源加工的基本原则包括：（1）准确性加工以后的信息只有具有准确性，才能为使用者提供一定的经济效益。反之，会使信息使用者误入歧途，导致重大损失。（2）及时性由于信息具有时效性，所以在对信息进行加工时要有时间观念，力争在最短时间内将信息加工完毕，以便最大限度地发挥信息的效能。（3）标准性为了方便国内外的信息交流，所以在对信息进行加工时需要按标准化要求进行操作，遵循国际国内相关标准。否则，该信息的利用价值就会大打折扣。（4）系统性为了更好地使用信息，使其最大限度地发挥效能，在信息资源加工过程中应该使其具有系统性。只有系统化的信息，才能使人发现其中隐藏的某些共性规律。《信息管理学基础》4．信息加工的内容信息加工的基本内容主要包括如下几个方面：（1）信息的筛选和判别（2）信息的分类和编码（3）信息的计算和研究（4）信息的著录和标引（5）信息的编目和组织《信息管理学基础》2.4.2信息的筛选1．筛选步骤包括信息整理、浏览审阅和再次审核3个步骤2．不良信息的类型在信息筛选过程中，主要是筛选各种不良信息，防止这些信息混入正常信息活动，造成错误的判断与决策。不良信息主要包括以下8类：虚构信息、添加信息、拼凑信息、变形信息、偏颇信息、残缺信息、模糊信息和走样信息。3．筛选方法（1）感官判断法（2）分析比较法（3）集体讨论法（4）专家裁决法（5）数学核算法（6）现场核实法《信息管理学基础》2.4.3信息的分类1．信息分类的概念所谓信息分类，就是将具有某种共同特性或特征的信息归并在一起，把不具有上述共性的信息区分开来的过程。2．信息分类的原则（1）科学性（2）系统性（3）可扩展性（4）兼容性（5）实用性《信息管理学基础》3．信息分类的方法确定信息分类方法是实施信息分拣的前提。信息分类的主要方法有地区分类法、时间分类法、内容分类法、主题分类法以及综合分类法等。其中，地区分类法是指依据地区的不同而进行的信息划分方法；时间分类法是指依据时间顺序对信息进行划分的方法；内容分类法是指信息内容划分信息类别的一种方法：主题分类法是指以主题作为划分信息的一种方法；综合分类法是指以时间、地区、内容、主题为依据，划分信息的一种综合方法，它还可以进一步细分为时间地区分类法、内容地区分类法等。《信息管理学基础》2.4.4信息的编码1．信息编码的概念信息编码是将表示信息的符号体系转换成便于计算机和人识别与处理的另一种符号体系的过程，转换后的符号体系叫做代码。即：代码是一个或一组有序的易于计算机和人识别与处理的符号。这种符号可以是文字、字母、数字、图形、图像、一组颜色等。代码在信息管理方面具有以下重要作用：第一，代码缩短了事物的名称，可以节省时间和空间；并便于数据的存储和检索。第二，使用代码，可以提高排序、统计、汇总等信息处理的效率和精度。第三，代码提高了数据的全局一致性，减少了因数据不一致而造成的错误。第四，代码是人和计算机之间的共同语言，是两者交换信息的工具。《信息管理学基础》2．信息编码的原则在信息编码时，应注意遵循以下一些原则：（1）适用性（2）单义性（3）可扩充性（4）规范性（5）明义性（6）合理性《信息管理学基础》3．代码的类型一般说来，代码可按文字种类或功能进行分类。按文字种类可分为数字代码、字母代码（英语字母或汉语拼音字母）和数字字母混合码；按功能则可以分成以下几类：（1）顺序码（2）区间码（3）表意码（4）十进制码《信息管理学基础》2.5信息存储2.5.1信息存储的含义与作用1、信息存储的含义信息存储是指将经过科学加工处理后的信息资源，按照一定的规定记录在相应的信息载体上，并将这些载体按照一定特征和内容性质组织起来的一系列工作活动。从上述定义，可以看出信息存储有三层含义：第一，将所采集的信息，按照一定规则，记录在相应的信息载体上；第二，将这些信息载体，按照一定的特征和内容性质组成系统有序的、可供自己或他人检索的集合体；第三，应用计算机等先进的技术和手段，提高信息存储的效率和利用水平。信息存储中的信息资源种类很多，包括文件、图像、数据、报表、档案等。《信息管理学基础》2、信息存储的作用信息存储对以后信息的开发和利用有着重要意义，其重要作用表现在以下方面。第一，方便检索。将加工处理后的信息资源存储起来，形成信息资源库，就为用户从中检索所需信息提供了极大的方便。第二，利于共享。将信息资源集中存储到信息资源库中，为用户共享使用其中的信息内容提供了便利，人们还可以反复使用，提高了信息资源的利用率。第三，延长寿命。信息资源进行合理、安全的存储，还可以有效的延长信息资源的使用寿命，提高信息资源的使用效益。第四，方便管理。将信息资源集中存储到信息资源库中，就可以采用先进的数据库管理技术定期对其中的信息内容进行更新和删除，剔除其中已经失效老化的信息《信息管理学基础》2.5.2信息存储的原则与要求信息资源存储时需要遵守以下基本原则：第一，统一性。统一性原则是指信息资源的存储形式应该在全国甚至全世界范围内保持一致，这就要求信息资源存储时需要遵守相关的国家标准或者国际标准。第二，便利性。便利性原则是指信息资源的存储形式要以方便用户检索为前提，否则会影响用户使用该信息资源。第三，有序性。有序性原则是指信息资源存储时要按一定规律进行排列，以方便用户检索。第四，先进性。先进性原则是指信息资源的存储形式应该尽量采用计算机以及其他新材料作为信息资源存储的载体。除了遵循以上原则外，信息存储时还需要遵守“四求”的基本要求，具体是指：第一，求全。第二，求新。第三，求省。第四，求好。《信息管理学基础》2.5.3信息存储的类型1．人脑载体存储2．语言载体存储3．文字载体存储4．书刊载体存储5．电磁波载体存储6．计算机载体存储7．新材料载体存储《信息管理学基础》2.5.3信息存储技术1．纸张存储技术2．缩微存储技术3．声像存储技术4．计算机存储技术5．光盘存储技术《信息管理学基础》2.6信息检索2.6.1信息检索的含义与作用信息检索就是根据特定用户在特定时间特定条件下的特定需求，运用某种检索工具，按照一定的检索过程、方法和技术，从各种各样的信