第5讲对时间的分析【本讲重点】分析时间的重要性时间分析方法【忠告】我们都有相同的时间,时间稍纵即逝,失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时来完成每个月的目标,只有2112个小时来完成每年的目标,只要时间一流逝,我们就一无所获。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱,你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。时间是最有价值的资源,而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。分析时间的重要性多数职业经理都很忙,经常加班加点,没有周末,没有休息时间,简直就是“忙碌”二字的化身。由于职业经理的多维角色,他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。有没有方法提高时间的利用率,有尽可能多的时间去陪陪家人?下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。无计划或计划不周由于职业经理经常碰到突发情况,所以,很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快,所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提,没有计划,也就谈不上有效的时间管理。工作无主次工作总有主要与次要的差别,作为职业经理,由于他的很多工作会影响到其他人,因而在工作中,必须分清楚哪些事情是必须做的,哪些事情可以慢一点处理,哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情,不但要优先处理,还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。有很多人按照先后顺序来安排工作,这种方法的本身就没有主次之分,弊病是在次要工作上浪费很多时间,因为时间是有限的,必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。不对下属授权职业经理的主要角色是管理者,管理就要向下属进行有效的授权,通过下属去实现目标。不向下属授权,很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了,那个工作下属做不了,所有的工作都由自己做,而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作,而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成,原因就在于把时间用错了地方,用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交,结果不但家人报怨,上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低,员工认为你不认可他的工作能力。总之,不向下授权往往会吃力不讨好。沟通不善前面说过,企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面:1.时间用于处理沟通不善带来的恶果例如,某员工对公司有一些看法,正确的做法是他向你或有关部门提出意见,但是,这位员工却私下议论,或者透露给客户,一传十,十传百,员工的个人看法在众多员工和客户中传开,给公司形象带来消极影响。作为上司,必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通,就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。2.无效沟通花了很多时间,却没有达成有效沟通,也就是用于沟通的时间没有效率。很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通,而是沟通的效果如何。沟通只是第一步,目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果,我们称之为“沟而不通”。不良习惯有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如,喜欢在电话里聊天;在桌面上堆放一大堆材料,用的时候就得花时间去找;有些人属心血来潮型的,想到哪里,做到哪里;有些人对办公环境特别敏感,必须在一定的环境中才能静心工作;有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯,可能自己没有意识到,但实际上浪费了很多时间。如果是普通员工,不良习惯只会影响一个人。作为职业经理,要和下属进行交流,不良习惯就会影响到很多人,甚至影响部门的工作。【事例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋,但总觉得没有做自己应该做的事情,每天都忙,却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动:8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题,一直到10:00。10:00正准备工作,又有电话询问有关新员工薪资的问题,解释了20分钟。10:20给下属布置招聘工作,中间不断有人进来请示汇报工作,一直到11:00。11:00处理文件报告等,到12:00,还有一部分没有过目。吃过午饭,看了一会报纸,聊了一会天,猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成,就急忙赶到办公室。14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜,由于对招聘主管不放心,本应是他的职责,任经理又全包了下来,包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定,这项工作又占去两个小时。16:00刚要写公司人力资源规划报告,一个下属又进来请示工作,顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。4:30召集下属开会,因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作,会议不仅没有达到预期目的,还拖延了时间,一直持续到5:00。已经没有时间写报告,只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。仔细分析一下,任经理的时间为什么不够用?电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题,是薪酬主管的职责。会议安排没有计划,会议拖延,主题不明确,对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风,浪费了许多时间。对下属工作不放心,替下属做工作,结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲,为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序,就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分,甚至本末倒置。不会说“不”,对随机事件不加控制,浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事,对棘手问题过于拖延,只有通过加班来完成。【忠告】浪费时间的根本原因还在于自己!【自检】分析一下自己的工作时间,你是如何处理职责和事务的?看看你对时间是如何控制的?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________时间分析方法时间价值的计算你的时间(单位可以是小时,也可以是天)值多少钱?进行时间价值的计算,可以帮助你理解时间意味着什么?1.计算方法(1)成本价值法。即年薪(或年度人工成本总额)与工作时间之比。每周工作五天,每年就是242个工作日,合1694小时。表5-1成本价值计算年薪(元)每天的价值(元)每小时的价值(元)每分钟的价值(元)1500062.08.860.1525000103.314.760.2535000144.620.70.3445000186.026.60.4455000227.332.50.5465000268.638.40.6475000309.944.30.7485000351.250.20.84100000413.259.00.98(2)收入价值法。即销售目标(年销售额或年利润额)与工作时间之比。表5-2收入价值计算销售额(万元)每天的价值(万元)每小时的价值(万元)每分钟的价值(万元)100004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.0982000082.611.80.250000206.629.50.492.时间价值计算法的启示(1)每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱,浪费时间,就意味着增加了成本,减少利润。浪费的时间,无论如何也弥补不了。(2)钱是一分一分挣来的钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费(不管什么原因)1—2小时,意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10—30%,显然,这是十分困难的。(3)浪费时间等于浪费金钱用上面的两种方法计算一下时间价值,并牢牢记住:浪费了多少时间时,就是浪费了多少钱。(4)时间需要规划规划时间,以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。时间支配能力分析请回答下列问题,测试一下你对时间的支配能力。请问答“是”或“否”。(1)你是否一到公司便列出当日工作安排?(2)你是否在固定的时间里处理往来函件,如上午或下午?(3)你是否将无用的文件处理掉,而不是机械地归档?(4)你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”?(5)你能使每项工作都善始善终,避免头绪多而乱吗?(6)你能注意缩短用餐、饮茶时间吗?(7)你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗?(8)你除非万不得已才召开会议吗?(9)你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗?(10)你收到函件后是否阅后立即处理?(11)你阻止别人给你寄发各种无用资料吗?(12)你阅读报刊杂志时是否浏览大意后,再细读重点章节?(13)你肯放手让部下独立工作吗?能不频繁检查或干扰他们吗?(14)你鼓励部下遇到问题时开动脑筋,提出独立见解吗?(15)你手边有重要工作处理时,如果同事找你聊天,你能巧妙地拒绝吗?(16)你能充分利用电话提高效率,不在工作时间煲“电话粥”吗?(17)你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划?(18)你能充分利用电脑、复印机提高效率吗?(19)当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时,你是否请教专家协助,而不是单枪匹马地蛮干?(20)你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话,不会见未约来访者?回答“是”,得5分;回答“否”,得0分。如果得80-100分,表明你能最充分地利用自己的时间,不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。如果得60-80分,表明你基本上能够有效支配时间,只在某些方面仍须改进,可参考测试结果对照检查。如果得30-60分,表明由于做事计划性差、效率低,增加了很多工作压力,你的问题集中在三个方面:主次不分;不能充分相信下属,不放权;精力分散,易受不速之客干扰。只要下决心改正以上不足,你一定能在有限的时间里取得更高的效益。如果得30分以下,那表明你面临严重的问题或将被解职,除非你立即全力以赴提高效益。工作紧急性分析1.目的分析每天(每周、每月)的工作紧急程度,根据紧急程度安排工作的先后顺序。2.工具运用《工作紧急性分析表》。表5-3工作紧急性分析表姓名:日期:年月日紧急性非常紧急紧急(短时间内不很紧急(可不紧急(无时工作事项(马上要做)要做)从长计议)间要求)频次时间在紧急性的四格中选择“”即可3.程序(1)将工作事项的紧急性分为四档:非常紧急,马上要做;紧急,短时间内要做(一般是当天要做的);不很紧急,可从长计议(可以纳入计划中做);不紧急。(2)统计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少(每天或每周或每月)。(3)统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。4.工作紧急性分析法的启示(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作?(2)非常紧急的工作事项,如果频繁发生,即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题,与时间无关。(3)“紧急事项”越多,时间管理问题越大。(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项,时间比重越大,时间管理问题越大。(5)除“非常紧急”之外,要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。工作重要性分析1.目标分析每天(每周、每月)的工作重要程度,根据重要程度安排工作的用时。2.方法运用《工作重要性分析表》。表5-4工作重要性分析表姓名:日期:年月日重要性工作事项非常重要(绝对要做)重要(应该做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)频次时间在重要性的四格中选择“”即可(1)将工作事项的重要性分四档:非常重要,绝对要做(即其他事情都可以不做,也要做的事项);重要,应该做(不做就要出问题);不很重要,可做可不做(做比不做好一点);不重要,可不做(做也不见得好)。(2)统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少(单位:日、周、月)。(3)统计“时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。3.工作重要性分析法的启示(1)你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作?(2)非常重要的工作,如果很紧急,则与时间管理无关。(3)重要的工作事项所占时间越多,时间管理就越合理。(4)一定要消除“不重要”的工作事项,通过授权压缩“不很重要”的工作事项。(5)特