搜索
第14讲PowerPoint多媒体演示一、PowerPoint的概述（一）PowerPoint的用途（二）启动和退出PowerPoint1．启动PowerPoint启动PowerPoint的方法很多，常用的有以下几种。（1）从开始菜单启动：单击“开始”→“程序”→“MicrosoftPowerPoint”命令。（2）用已有PowerPoint文档启动：单击已存在的电子表格文件启动PowerPoint，同时也打开了该文件。（3）用桌面快捷方式图标启动：如果桌面有PowerPoint2000快捷方式图标，双击快捷图标。2．退出PowerPoint退出PowerPoint也有多种方法，常用的方法有：（1）单击应用程序标题栏最右端的“关闭”按钮。（2）单击“文件”→“退出”命令。（三）PowerPoint工作界面PowerPoint的工作界面由标题栏、菜单栏、工具栏、“幻灯片编辑”窗格、“大纲/幻灯片”窗格、任务窗格、“备注”窗格、“视图切换”按钮和状态栏等部分组成。1．标题栏2．菜单栏按命令后的快捷键可执行相应的命令。命令后有……表示选择它将打开相应的对话框。命令后有符号表示选择该命令将弹出子菜单。分隔线标记：将整个菜单中的命令分为若干命令组，同组中的命令拥有相近或相似的功能。图标：表示还有隐藏的命令将鼠标光标移到该图标上可显示所有菜单命令。3．工具栏工具栏位于菜单栏下方，包括一系列按钮或列表框，单击这些按钮或选择列表框中的选项即可执行相应的操作。启动PowerPoint后，默认打开“常用”工具栏和“格式”栏。例：有不同的方法显示出“绘图”工具栏和“艺术字”工具栏，并将二者移动到“格式”工具栏的下方。举一反三：隐藏“绘图”工具栏和“艺术字”工具栏，打开“图片”工具栏和“表格和边框”工具栏，并将它们都移动到PowerPoint工作界面的下方。4．工作区用于创建、编辑和浏览PowerPoint演示文稿。在普通视图中，工作区被分成幻灯片窗格、大纲窗格和备注窗格三个部分。幻灯片窗格幻灯片窗格是整个演示文稿的核心，它位于工作界面的中间，用于显示和编辑幻灯片，所有幻灯片都是在这个窗口完成的。其中包括编辑区、标尺、滚动条和幻灯片切换按钮几个部分。“大纲/幻灯片”窗格“大纲/幻灯片”窗格位于工作界面的左侧，用于显示幻灯片的数量及位置，通过它可方便地掌握演示文稿的结构。它包括“大纲”和“幻灯片”两个选项卡，单击不同的选项卡可在不同的窗格间切换。在“大纲”窗格中可编辑幻灯片中的内容；在“幻灯片”窗格中，可浏览所有幻灯片的外观效果。“大纲/幻灯片”窗格下方还有一组“视图切换”按钮，用于快速在“普通视图”、“幻灯片浏览视图”和“幻灯片放映视图”间切换，单击某个按钮即可切换到相应的视图。“备注”窗格“备注”窗格位于“幻灯片”窗格的下方，演讲者可以在这里添加该幻灯片的附加信息，也可对播放演示文稿时对幻灯片添加说明和注释。在备注内容窗格中可以直接输入备注内容，如果备注内容很多，可以通过鼠标拖动改变备注窗格的高度。5．任务窗格任务窗格位于工作界面的右侧，通过它可快速执行相关的命令。PowerPoint共有16修水同内容的任务窗格，单击右上方的按钮，在弹出的菜单中可选择不同的任务窗格，在任务窗格中单击某个链接即可执行相应的操作。例：打开“新建演示文稿”任务窗格，通过该任务窗格中的命令新建一篇空白演示文稿。6．状态栏位于程序窗口的底部，它显示出当前文档的部分属性或状态，如当前显示的幻灯片的序号和幻灯片总数及使用的模板等。（四）PowerPoint视图为方便用户创建编辑和浏览演示文稿，PowerPoint具有多种视图形式，以满足用户不同的创作需求。单击“视图”菜单，可以看到在“视图”下拉菜单中分别有“普通”视图、“幻灯片浏览”视图、“备注页”视图和“幻灯片放映”视图命令。单击各命令选项，即可切换为相应的视图模式。在PowerPoint窗口左下角水平滚动条左端也有用于在各种视图形式间切换的按钮，如图所示，称为视图切换按钮。单击各视图切换按钮即可轻松地进行视图的切换。PowerPoint中最常使用的两种视图是普通视图的幻灯片浏览视图。1.普通视图普通视图包含三种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。拖动窗格边框可调整不同窗格的大小。（1）大纲窗格。在大纲窗格中，演示文稿以大纲的形式显示，大纲由每张幻灯片的标题和正文组成。在大纲窗格中可以键入演示文稿中的所有文本，可以重新排列项目符号、段落和幻灯片。因此可使用大纲窗格来组织和开发演示文稿中的内容。（2）幻灯片窗格。用于编辑每张幻灯片中的文本外观，添加图形、影片和声音，并创建超级链接以及向其中添加动画。（3）备注窗格。使得用户可以添加与观众共享的演说者备注或信息。如果需要在备注中含有图形，必须在备注页视图中添加备注。2．幻灯片浏览视图在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩图显示的，如图所示。这样，就可以很容易地添加、删除和移动幻灯片以及选择动画切换。还可以牟取暴利多张幻灯片上的动画，方法是：选定要预览的幻灯片，然后单击“幻灯片放映”菜单中的“动画预览”命令。3．幻灯片放映视图单击“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令，或者单击视图切换按钮，即可进入幻灯片放映视图。这个视图占据整个屏幕，像播放真实的幻灯片一样，按照预先定义的顺序一幅一幅地云集显示演示文稿的幻灯片。在创建演示文稿的任何时候，用户还可以通过快捷方式按F5键启动幻灯片放映。知识点：在制作演示文稿时，一般在普通视图中制作幻灯片，在幻灯片浏览视图中查看演示文稿的结构并进行调整，在幻灯片放映视图中牟取暴利放映效果。举一反三：打开演示文稿，将其切换到不同的视图模式下，并观察其效果，并总结这3种视图有何区别。二、PowerPoint的基本操作（一）创建演示文稿1．创建空演示文稿新建空白演示文稿的方法如下。（1）选择“文件→新建”命令，打开“新建演示文稿”任务窗格。（2）在“新建”栏中单击“空演示文稿”链接。（3）打开“幻灯片版式”任务窗格，在“应用幻灯片版式”列表框中选择一种版式，即可新建一张空白的演示文稿。知识点：单击“常用”工具栏中的“新建”按钮或直接按“Ctrl+N”键，可以快速新建一个空白演示文稿。例：新建一张空白演示文稿，并选择幻灯片版式为“标题和两项内容”。2．根据模板创建PowerPoint中自带有许多模板，分为“设计模板”和“演示文稿”两种不同类型。设计模板：可为一整套幻灯片应用一组统一的设计和颜色方案。演示文稿：是针对标准类型演示文稿而设计的框架结构，包括许多专业项目，如“产品概述”、“公司会议”及“建议方案”等。这些模板可就相关类型的演示文稿创建过程中的要点，提出一些通用性的建议。下面分别讲解根据这两种类型模板创建演示文稿的方法。（1）根据设计模板创建演示文稿根据设计模板创建演示文稿的方法如下。1）在“新建演示文稿”任务窗格中单击“根据设计模板”链接。2）打开“幻灯片设计”任务窗格，在其中选择需要的设计模板即可。例：根据设计模板，新建一个应用了“古瓶荷花”模板的演示文稿。（2）根据演示文稿模板创建演示文稿根据演示文稿模板创建演示文稿的方法如下。1）在“新建演示文稿”任务窗格的“模板”栏中单击“本机上的模板”链接。2）打开“新建演示文稿”对话框，单击“演示文稿”选项卡，在其中选择需要的模板，再单击“确定”按钮。例：通过“新建演示文稿”对话框，新建一个应用了“建议方案”模板的演示文稿。举一反三：通过“新建演示文稿”对话框，新建一个模板名为“商务计划”的演示文稿。3．根据内容提示向导创建使用“内容提示向导”的方法如下。（1）在“新建演示演示文稿”任务窗格中单击“根据内容提示向导”链接，启动内容提示向导。（2）根据内容提示向导提供的建议、格式等信息设置幻灯片的内容及版式。例：通过内容提示向导创建一个“招标方案”演示文稿。举一反三：通过内容提示向导创建一个“可行性研究报告”演示文稿。4．根据现有演示文稿创建可以根据现有演示文稿创建，其方法如下。（1）在“新建演示文稿”任务窗格中，单击“根据现有演示文稿”链接。（2）打开“根据现有演示文稿新建”对话框，在其中选择已有的演示文稿后单击“创建”按钮。例：根据2005年的年终销售报告会，新建一个2006年的年终销售报告会。举一反三：根据前面创建的招标方案创建一个与之完全相同的演示文稿。知识点：使用这种方法创建演示文稿的效果与将演示文稿“另存为”达到的效果完全相同，演示文稿“另存为”的方法将在2.2节讲解。（二）演示文稿操作1．保存演示文稿在PowerPoint中保存演示文稿分为以下几种情况。从未保存过的文稿，可通过“文件→保存”命令打开“另存为”对话框来保存。已经保存过的文档，只需单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。已经保存过的文档，还可执行“另存为”操作，将其保存在其他地方或另取名称，确保编辑操作对原文档不产生影响。例：将前面新建的“建议方案”演示文稿保存在E盘，并命名为“建议方案”。举一反三：将“建议方案”再另存到D盘，并重命名为“关于提高工作效率的建议方案”。2．打开演示文稿“打开”对话框的方法有以下几种。选择“文件→打开”命令。按“Ctrl+O”键。单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。打开“文件”菜单，在其下方列出了最近打开过的演示文稿名称，选择要打开的文稿名称即可打开它。例：打开光盘中的“年终销售报告会”。举一反三：用几种不同的方法打开前面保存在E盘的“建议方案”演示文稿。3．关闭演示文稿关闭演示文稿也有多种方法，下面讲解常用的几种。单击菜单栏右方的“关闭”按钮选择“文件→关闭”命令。双击菜单栏左侧的控制菜单图标或单击该图标，在弹出菜单中选择“关闭”命令。直接按“Ctrl+F4”键。（三）幻灯片操作1．插入幻灯片默认情况下，新建的空白演示文稿中只有一张幻灯片，但不能满足实际需要，所以需要添加幻灯片，输入新的内容。添加析幻灯片的常用方法有如下两种。在“幻灯片”窗格中选择某张后，选择“插入→新幻灯片”命令，在原来的幻灯片下即可插入一张新幻灯片。在“幻灯片”窗格中选择某张后，按“Enter”键将在该幻灯片下方插入一张默认版式的幻灯片。在“幻灯片”窗格中选择某张幻灯片后，按“Ctrl+M”键也可插入幻灯片。添加幻灯片通常采取系统默认的版式，即“标题和文本”版式，但这种版式并不能完全满足需求，因此插入幻灯片后常常需更换幻灯片版式。知识点：利用PowerPoint做出的作品称为演示文稿，它是一个文件。演示文稿中的每一页则称为幻灯片，一个演示文稿包括多张幻灯片，它们是包含与被包含的关系。例：在“可行性研究报告”演示文稿中第7张幻灯片后面插入一张新的幻灯片，并更换版式为“标题和两项内容”。2．选择幻灯片在对演示文稿的幻灯片进行编辑之前，应先选择幻灯片，选择幻灯片可以在“大纲”窗格、“幻灯片”窗格或幻灯片浏览视图中进行。选择幻灯片时既可以选择单张幻灯片，也可以选择多张连续或不连续的幻灯片，下面通过一个案例来练习选择幻灯片的方法。例：在“可行性研究报告1”演示文稿中分别练习选择单张幻灯片、多张连续的幻灯片，多张不连续的幻灯片。3．移动和复制幻灯片如果幻灯片位于不正确的位置，可以移动幻灯片的位置，如果需要制作类似的幻灯片，可以复制幻灯片，再在此基础上修复.在“大纲/幻灯片”窗格或幻灯片浏览视图中都可以移动和复制幻灯片，其常用方法有如下几种.在“大纲/幻灯片”窗格中将鼠标指针移至需要移动或复制的幻灯片上，使其变成—形状.按住鼠标不放并拖动到目标幻灯片后面，此时将出现一条横线，释放鼠标，选择的幻灯片也将同时移动到该位置，如需复制幻灯片，在拖动鼠标时按住【Ctrl】键即可.选择要移动的幻灯片，按【Ctrl+X】键，再选择目标幻灯片，按【Ctrl+V】键即可将幻灯片移动到目标幻灯片后，若需复制，方法相同，只是将按【Ctrl+X】键改为【Ctrl+C】键。选择要移动的幻灯片，用鼠标右键单击，在弹