第1章管理信息系统基础

·1·第1章管理信息系统基础学习目标本章介绍了管理信息系统基础知识，这些知识将为后续章节的学习打下良好的基础。掌握管理信息系统的基本概念、特征，理解管理信息系统的结构和功能掌握管理信息系统的开发原则、开发方式和开发方法理解开发过程中各阶段的主要开发任务了解系统开发中常用的case工具掌握进销存管理的基础知识管理信息系统（简称MIS）是一个由人和计算机系统组成的能进行数据收集、存储、加工、维护和使用的系统，目前已深入到信息社会的方方面面。从学科角度来讲管理信息系统是一门综合了管理科学、系统工程、计算机科学和信息技术的理论与应用相结合的新学科。从应用角度来讲，由于计算机技术的迅速发展和普及，MIS事实上已成为计算机MIS。随着计算机硬件设备日新月异的发展，社会对MIS的发展和开发也在不断产生新的需求，而对MIS开发过程中不时出现的错误认识和行为甚至最终导致MIS开发失败的案例不胜枚举，也使得开发高质量的MIS、不断加强对MIS的深入研究、提高工作效率成为更多研发人员的追求。1.1管理信息系统概述管理信息系统在现代社会发挥着重要作用，越来越受到人们的重视。那么，什么是管理信息系统呢？1.1.1管理信息系统的基本概念及特征1．概念的提出在计算机引入管理信息系统之前，就存在着通过手工操作进行信息处理的人工信息系统。20世纪50年代后期，人们开始尝试用计算机为各种管理功能提供信息服务，管理信息系统的概念随之问世。进入20世纪80年代，管理信息系统已经与科学计算和计算机辅助技术一起成为计算机三大应用领域之一。管理信息系统不仅是一个技术系统，同时又是一个社会系统。当前，高新科技日益成为国民经济和社会生活各方面不断向前发展的重要支柱，并以微·2·电子、计算机、互联网为其中的杰出代表。信息已经成为经济活动中的命脉，对信息资源的及时掌控、合理利用和科学管理，可以使企业降低生产成本、提高生产率、大幅度提高企业的经济效益，在激烈的市场竞争中立于不败之地。因此，构建合理有效的管理信息系统是企业良好发展的重要基础和保证。2．管理信息系统的定义管理信息系统是一门新兴的学科，因此对这一系统的定义，目前并无统一的定论。实际上，由于管理信息系统是一个不断发展的新型学科，其定义随着计算机技术和通讯技术的进步也在不断更新，人们对管理信息系统的认识也在不断加深，对管理信息系统的定义也在逐渐发展和成熟。管理信息系统是从管理、信息、系统概念的基础上发展起来的。它首先是一个系统，其次是一个信息系统，再次是一个用于管理方面的信息系统。这一方面说明了一切用于管理方面的信息系统均可认为是管理信息系统，另一方面说明这种信息系统不同于其它通信系统，而强调其用在管理上。1985年，管理信息系统的创始人，美国明尼苏达大学卡尔森管理学院教授高登·戴维斯（GordonB.Davis）给出管理信息系统一个经典的定义，即“管理信息系统是一个利用计算机软硬件资源以及数据库的人—机系统。它能提供信息支持企业或组织的运行、管理和决策功能。”这个定义较全面地说明了管理信息系统的目标、功能和组成，反映了当时管理信息系统的应用水平。我国长期从事管理信息系统教学与研究的著名专家薛华成教授在其著作《管理信息系统》中将管理信息系统定义为“管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持组织高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。”从以上定义可以看出，管理信息系统是一个由人和计算机等组成的通过对信息进行收集、传输、加工、储存、更新、维护和使用来支持一个组织机构内部的运作、管理、分析和决策职能的人机系统。它可以利用过去和当前的信息进行判断，实施管理和决策。3．管理信息系统的特征管理信息系统作为计算机应用的重要领域，其特点主要表现在：（1）面向管理决策管理信息系统是继管理学的思想方法、管理与决策的行为理论之后的一个重要发展，它是一个为管理决策服务的信息系统，它必须能够根据管理的需要，及时提供所需要的信息，帮助决策者做出决策。（2）综合性·3·从广义上说，管理信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。一个组织在建设管理信息系统时，可根据需要逐步应用个别领域的子系统，然后进行综合，最终达到应用管理信息系统进行综合管理的目标。管理信息系统是组织内部各种信息处理系统按照总体规划而建立起来的集成化系统，管理信息系统综合的意义在于产生更高层次的管理信息，为管理决策服务。（3）人机系统管理信息系统是以计算机为基础的人机系统。管理信息系统的目的在于辅助决策，而决策只能由人来做，因而管理信息系统必然是一个人机结合的系统。在管理信息系统中，各级管理人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分。因而，在管理信息系统开发过程中，要根据这一特点，正确界定人和计算机在系统中的地位和作用，充分发挥人和计算机各自的长处，使系统整体性能达到最优。（4）现代管理方法和手段相结合的系统如果只是简单地采用计算机技术以提高处理速度，而不采用先进的管理方法，那么管理信息系统的应用仅仅是用计算机系统仿真原手工管理系统，充其量只是减轻了管理人员的劳动。管理信息系统要发挥其在管理中的作用，就必须与先进的管理手段和方法结合起来，在开发管理信息系统时，融进现代化的管理思想和方法。（5）多学科交叉的边缘科学管理信息系统作为一门新的学科，其理论体系尚处于发展和完善的过程中。早期的研究者从计算机科学与技术、应用数学、管理理论、决策理论、运筹学等相关学科中抽取相应的理论，构成管理信息系统的理论基础，从而形成一个有着鲜明特色的边缘科学。1.1.2管理信息系统的功能企业是一个复杂的系统，整个系统中各环节的活动构成了企业的经营生产活动。在企业的经营生产活动中贯穿两个运动过程，一个是物流，一个是信息流。物流是企业的基本流，它的运动进程产生各种运动信息，而企业管理者针对这些信息做出决策，以决策信息再控制物流运动，规划调节物流数量、方向、速度、目标，使之按一定目的和规划运动。信息流是管理的基础和管理的体现，管理信息是企业的神经中枢，是生命线。管理信息系统不仅为企业管理提供决策所需要的一切信息，而且还有一定的决策、控制功能。以下介绍管理信息系统的主要功能。1．信息的输入将收集来的各种信息源，按一定的格式加以整理、录入并存储在一定的介质上（如光盘、磁带、磁盘等），经过一定的校验后，即可输入系统进行处理。对基础数据要进行严格的管理，要求计量工具标准化，并要求使用正确的程序和方法，使信息流通渠道顺畅。同时，·4·必须保证信息的准确性和一致性。2．信息的传输信息的传输包括计算机系统内和系统外的传输，实质是数据通信。3．信息的存储即将输入的信息存储到计算机存储器上。计算机存储器分为内存和外存，内存的存取速度快，可随机存取存储器中任何地方的数据；外存的存储量大，但必须由存取外存的指令整批调入内存后，才能为运算器使用。4．信息的加工信息加工的范围很大，从简单的查询、排序到复杂的模型计算及预测都会涉及。在加工中，要使用许多数学及运筹学的工具，许多大型的系统不但有数据库，还有方法库和模型库。在信息加工过程中，要确定信息处理过程的标准化，统一数据和报表的标准格式，以便建立一个集中统一的数据库。5．信息的维护信息维护是信息资源管理的重要一环。狭义上讲，它包括经常更新存储器中的数据，使数据保持在可用状态；广义上讲，信息的维护还应包括系统建成后的全部数据管理工作。信息的维护主要为了保证信息的准确性、及时性、安全性和保密性。6．信息的查询和使用信息的查询是使被授权使用系统的用户，可以非常容易地读取数据库中的任何记录。信息的使用是实现信息价值的转化，也是管理信息系统设计的最终目标。7．预测和控制功能通过运用一定的数学方法和预测模型，对过去的数据进行分析，就可以对未来可能发生的情况进行预测，为高级管理人员进行管理决策提供依据。同时通过信息的反馈可以对整个企业生产经营活动的各个部门、各个环节的运行情况进行监测、协调、控制，保证系统的正常运行。8．提供决策支持功能决策是为达到某一目的而在若干个可行方案中经过比较、分析，从中选择合适的方案并实施的过程。管理信息系统通过充分利用已有的资源，运用各种管理模型对数据进行加工处理，提供支持决策的依据，以便实现组织目标。1.1.3管理信息系统的结构·5·管理信息系统的结构是指管理系统各个组成部分之间相互关系的总和。管理信息系统的结构通常有以下几种：1．职能式结构职能式结构是按照职能结构原则来组织管理信息系统，这是最简单的管理信息系统的结构形式。它所实现的职能通常有生产、销售、财务和人事等。在管理信息系统发展的初始阶段，这种与职能平行的方式得到发展，例如作业统计系统、工资系统、库存控制系统等。它比包括几个职能的整个系统要容易一些，因此很受欢迎。职能式结构的缺点是各个职能的优化常常导致整个组织总目标的劣化。如库存管理员为了加速流动资金的周转和降低库存保管费用，会设法保持仓库中的最低存货量；而销售管理员却希望仓库中保持较高的存货量，以便不会因为商品的缺乏而错过了销售机会。为这两项任务单独设计的信息系统将会增加实现总目标的矛盾。职能式结构的另一个缺点是组织结构同信息有时不协调，当组织结构变化时，往往因为信息系统不能适时变化而造成“信息落后”。随着管理信息系统的发展，人们已在优化这种系统的过程中，设想出内部有联系而不是独立的模式，从而转向具有复杂结构的综合系统。这种系统的综合方法有横向综合和纵向综合。2．横向综合结构横向综合结构是指把属于同一组织级别上的几个职能部门的数据予以综合。企业组织可分为基层、中层、上层三个管理阶层，即作业管理、战术管理和战略管理。各管理阶层因其地位不同，所需信息亦不同。例如把工资和一般人事记录结合在一起，或者把销售和财务记录结合在一起。通常，横向综合是在已经建立了职能信息系统之后才逐步实现的。横向综合一般向两方面发展，一方面综合有关人事方面的所有职能，如工资和技术职称等；另一方面综合有关物资方面的所有职能，如采购、进货、库存、利润计算以及库存控制等。3．纵向综合结构纵向综合结构是指把属于不同组织级别上的数据进行综合。例如一个公司下属几个工厂，这个系统可以综合从工厂一级到公司一级的有关销售、生产、财务、物资等方面的数据分析，使从事处理生产数据的信息系统与从事处理策略计划的控制系统结合起来。这种结构对于多级组织和涉及范围较广的公司特别有意义，它可使各级之间信息畅通。4．总的综合结构总的综合结构是指把组织中的数据按横向和纵向加以综合的结构。根据信息系统发展的现状，一个组织中的所有各部分的决策和活动都是有内在联系的，因此，有进行总的综合的必要。由于这种系统的逻辑复杂性和对物理存储的要求过高，实现起来比较困难。·6·对管理信息系统的结构描述尚无统一的模式。管理信息系统并不是与一个组织的其他信息系统相分离的特殊实体，它是组织信息系统的核心，贯穿于组织管理的全过程，同时又覆盖了管理业务的各个层面，其结构是一个包含各种子系统的广泛结构。1.1.4管理信息系统的现状及发展方向20世纪60年代，美国经营管理协会及其事业部第一次提出了建立管理信息系统的设想，即建立一个有效的信息系统，使得各级管理部门都能了解本单位的一切有关的经营活动，为各级决策人员提供所需要的信息。进入20世纪80年代以后，随着各种技术特别是信息技术的迅速发展，MIS也得到了同步发展。不仅大中型企业普遍建立了自己的MIS，一些中小企业也开始使用MIS。许多企业利用MIS提供的信息进行决策，企业通过MIS使其经营计划和具体的业务活动联系在一起。随着MIS的普及，企业的经营管理水平上了一个新的台阶。随着环境的变化和技术的不断进步，现代管理信息系统正在向以下几个方向上发展：1．网络化信息系统的结构经过了主机/终端（Host/Terminal）、文件服务器、客户机/服务器、浏览器/服务器等多个发展阶段，其规模和复杂度均有较大的提高。随着网络技术的不断发展，管理信息系统将突破空间和时间的障