电子数据交换的应用

电子数据交换的应用王利明(重庆国际复合材料有限公司重庆400082)摘要：随着中国企业走向国际化，随着社会信息化发展的步伐，企业对信息化的要求越来越迫切。本文结合CPIC目前信息系统应用的现状进行了具体分析，找出了现目前存在的一些问题，并重点对电子数据交换（EDI）信息系统进行了介绍。以体现电子数据交换（EDI）信息系统的应用对企业发展的重要性。关键词：电子数据交换（EDI）信息系统TheapplicationofelectronicdatainterchangeWangLiming(ChongqingPolycompInternationalCorperationChongqing400082)Abstract:WiththeinternationalizationofChineseenterprises,withthepaceofdevelopmentofsocialinformation,businessinformationmoreandmoreurgent.Inthispaper,thecurrentinformationsystemapplicationsCPICstatusspecificanalysistoidentifytheexistingproblemsareandtofocusonelectronicdatainterchange(EDI)informationsystemwasintroduced.Toreflecttheelectronicdatainterchange(EDI)informationsystemforenterprisedevelopment.Keywords:ElectronicDataInterchange(EDI)informationsystem0.前言：随着我国大、中企业的信息化不断应用，管理信息系统的运行使企业的各方面效率得到很好的提升。企业管理信息化是中国大、中企业发展的趋势，也是中国企业的必然发展之路。CPIC目前对信息系统的应用还不够完善，需要大量加强对这方面的管理和投入。下面对物流市场信息系统的应用与现状作了简要阐述，对CPIC目前的信息系统现状进行了分析，对电子数据交换（EDI）信息系统主要从四个方面进行了简单的介绍：（1）、EDI的定义；（2）、EDI的特点；（3）、构成EDI的要素；（4）、EDI的应用。1.物流产业对信息系统的应用1.1物流产业的现状相对于发达国家的物流产业而言，中国的物流产业尚处于起步发展阶段，特别是我公司的物流产业处于萌芽状态，还有待于进一步的发展和进步，其发展的主要特点如下所述：①、专业化物流服务的需求。随着买方市场的形成，企业对物流领域中存在的“第三利润源泉”应该要有比较深刻的认识，优化企业内部物流管理，降低物流成本成为目前公司最为强烈的愿望和要求。②、物流基础设施和装备发展初具规模。经过多年发展，目前我国已经在交通运输、仓储设施、信息通讯、货物包装与搬运等物流基础设施和装备方面取得了长足的发展，为物流产业的发展奠定了必要的物质基础。1.2信息系统的应用伴随着物流业务运作过程必然产生信息流，物流过程中的信息在物流活动中起着至关重要的作用，对信息的收集处理和利用更是增强企业竞争力的强有力的保证。如果在物流活动过程中，物流信息传递不及时，信息渠道不流畅，公司如果不能快速地对消费者的需求进行了解，不能快速解决生产与需求之间的信息沟通，将使企业在商业竞争中处于劣势。物流信息随着物流活动的以及商品交易活动的展开而大量产生，多品种少量生产和多频度小数量配送，使库存、运输等物流活动的信息大量增加。零售商广泛使用销售时点系统（POS）读取销售时点的商品品种、价格、数量等及时销售信息，并对这些销售信息进行加工整理，通过电子数据交换（EDI）向相关企业自动传递。同时为了使库存补充作业合理化，许多企业采用电子自动订货系统(EOS)。随着企业间合作倾向的增强和信息技术的发展，物流信息的信息量在今后将会越来越大。物流信息的更新速度快、多品种少量生产、多频度小数量配送与利用POS系统的即时销售的各种作业活动频繁发生，从而使得物流信息不断更新，而且更新的速度越来越快。物流信息不仅包括企业内部的物流信息（如生产信息与库存信息等），而且包括企业间的物流信息和与物流活动有关的基础设施的信息。企业竞争优势的获得需要供应链各参与企业之间互相协调合作，协调合作的手段之一是信息即时交换和共享。许多企业把物流信息标准化和格式化，利用EDI在相关企业间进行传送，实现信息分享。另外，物流活动往往利用道路、港湾、机场等基础设施，因此为了高效率地完成物流活动，必须掌握与基础设施有关的信息。2.公司的现状2.1供应商管理一个企业要正常快速向前发展，离不开与供应商的合作。没有好的供应商就没有好的原材料，质量就不能提上来，当然也就影响到了产品的质量。还有原材料的价格直接影响到公司的利润，供应商把原材料的价格提高，公司的利润也就相应要减少，故需要供应商在原材料方面有个合理的价格。原材料到货情况直接影响到正常作业的连续进行，特别是对与我公司而言，原材料到货一定要及时。就拿叶腊石来说吧，叶腊石在矿物原料中也算是价格比较高的原料，经常出现不合格的现象，导致库房的积压，同时原料也不能接上。这说明供应商的管理没有达到较高的水平，企业同供应商的沟通没有到位，导致信息的堵塞，从而使供应商不能第一时间掌握他的产品使用情况。这是信息系统不够完善，没有形成一个完整的物流链。若信息系统比较完善，信息能及时传达供应商，这样可以监督供应商，从而提高产品的质量，和到货情况的改善。2.2库房管理企业在各方面的管理中对于库房的管理也是比较重要的，如今也越来越重视库房的管理，现在一直提的一个口号是“零库存”，零库存当然好，既不占据库房的位置也不占用现金流量。然而对于一些特殊原材料就不能一概而论了，且需要一定量的安全库存量，以保证正常生产的进行。对于我公司玻璃纤维生产是连续性作业，就要求原材料的库存量必须是足够的。要达到有安全的库存量，同时又要尽可能少的占据库房。要让供应商随时都能准确的知道现在某种原材料的库存量，并能够准确及时的把原材料运送到公司，这就是目前还需要提高的地方。像叶腊石这种用量比较大又特别远的原料可以建议供应商在离我公司较近的地方建立一个配送中心，这样可以随时把原料运送到公司。电子数据交换（EDI）可以帮忙完成这个艰巨的任务，可以随时掌握目前的库存量并根据库存量的多少进行运送货物。现在也随着公司的不断发展，也逐渐走向信息化，但是还没有达到一定的高度。2.3客户管理随着我公司走向国际化，随着社会信息化发展的步伐，公司对信息化的要求越来越迫切。而客户关系管理系统，是企业管理信息化进程的一个重要的组成部分。他在推动企业信息化进程中起着关键性的作用。客户关系管理系统是以客户为中心，结合财务管理、库存管理、销售管理、物流管理、客服管理等等综合性多方位的企业管理系统。在现代的企业管理中，“以客户为中心”的管理思想是目前企业发展的核心，企业客户是关系到一个企业生死存亡，在当前激烈的市场竞争中，企业要立于不败之地，牢牢抓住客户，客户是企业生存与发展的生命线，在信息时代又显得更为重要。客户关系管理系统在企业资源的调度、资源的综合利用，客户关系的维护、客户的需求反馈、企业对客户的综合分析与管理、对企业潜在客户的数据分析、对企业的销售管理、对企业的成本控制、对客户人性化、个性化的服务等方面取着非常重要的作用，他是企业管理的重要管理工具，也是提高企业综合竞争力的重要手段。2008年下半年开始，随着全球性金融危机，企业竞争更加激烈，在这样的环境下，在资金相对少的情况下，有一套适合我公司的供应商与客户关系管理系统的需求更加迫切。2.4分析与阐述随着我公司的不断发展和壮大，公司的竞争实力越来越强。从2007年公司已经开始使用了ERP信息系统，这为公司的发展和前景有了战略性的提高。从公司目前的现状可以看出我公司在信息系统的应用方面还不是很完善，不管是从供应商的角度还是客户的角度来看，信息系统都还有待于进一步的提高。综合上述，我公司如果能够应用“电子数据交换信息系统”（EDI）可以为公司的发展添砖加瓦，创造更多的利益。使用电子数据交换（EDI）有如下5点优点：1、取代纸面贸易，降低成本，获得竞争优势；2、减少重复录入，信息传递快、可靠性强，增加贸易机会；3、缩短付款时间，有效加快资金周转；4、提供更快的决策支持信息；5、有助于改善贸易各方的关系，与贸易伙伴建立更快、更密切的联系。下面具体介绍一下电子数据交换（EDI）：3.电子数据交换系统的介绍3.1电子数据交换（EDI）的定义电子数据交换的英文可翻译为：“ElectronicDataInterchange”，缩写为：EDI。EDI是一种利用计算机进行商务处理的方式。港、澳及海外华人地区称作“电子资料联通”。它是一种在公司之间传输订单、发票等作业文件的电子化手段。它通过计算机通信网络将贸易、动输、保险、银行和海关等行业信息，用一种国际公认的标准格式，实现各有关部门或公司与企业之间的数据交换与处理，并完成以贸易为中心的全部过程，它是80年代发展起来的一种新颖的电子化贸易工具，是计算机、通信和现代管理技术相结合的产物。国际标准化组织(ISO)将EDI描述成“将贸易(商业)或行政事务处理按照一个共认的标准变成结构化的事务处理或信息数据格式，从计算机到计算机的电子传输”。而ITU—T(原CCITT)将EDI定义为“从计算机到计算机之间的结构化的事务数据互换”。又由于使用EDI可以减少甚至消除贸易过程中的纸面文件，因此EDI又被人们通俗地称为“无纸贸易”。从上述EDI定义不难看出，EDI包含了三个方面的内容，即计算机应用、通信、网络和数据标准化。其中计算机应用是EDI的条件，通信环境是EDI应用的基础，标准化是EDI的特征。这三方面相互衔接、相互依存，构成EDI的基础杠架。EDI系统模型如图1.1所示。3.2电子交换数据（EDI）的特点（1）EDI的使用对象是不同的组织之间，EDI传输的企业间的报文，是企业间信息交流的一种方式；（2）EDI所传送的资料是一般业务资料，如发票、订单等，而不是指一般性的通知；（3）EDI传输的报文是格式化的，是符合国际标准的，这是计算机能够自动处理报文的基本前提；（4）EDI使用的数据通信网络一般是增值网、专用网；（5）数据传输由收送双方的计算机系统直接传送、交换资料，不需要人工介入操作；（6）EDI与传真或电子邮件的区别是:传真与电子邮件，需要人工的阅读判断处理才能进入计算机系统。人工将资料重复输入计算机系统中，既浪费人力资源，也容易发生错误，而EDI不需要再将有关资料人工重复输入系统。3.3构成EDI的要素构成EDI系统的三个要素是：EDI软件和硬件、通信网络、数据标准化。一个部门或企业要实现EDI，首先必须有一套计算机数据处理系统；其次，为使本企业内部数据比较容易地转换为EDI标准格式，须采用EDI标准；另外，通信环境的优劣也是关系到EDI成败的重要因素之一。EDI标准是整个EDI最关键的部分，由于EDI是以实现商定的报文格式形式进行数据传输和信息交换，一次制定统一的EDI标准至关重要。EDI标准主要分为以下几个方面：基础标准、代码标准、报文标准、单证标准、管理标准、应用标准、通信标准、安全保密标准等。3.4电子交换数据（EDI）的应用EDI的企业应用目的数据传输改善作业企业再造功能维持订单减少人工输入错误与业务系统集成缩短作业时间及早发现错误提高传输可靠性提高竞争力参与人员作业人员业务主管决策主管初期成本小较小大引入时间一个月2～4个月一年条件计算机管理信息系统管理信息系统一个传统企业简单的购货贸易过程如上图1.2所示。买方向卖方提出订单。卖方得到订单后，就进行它内部的纸张文字票据处理，准备发货。纸张票据中包括发货票等。买方在收到货和发货票之后，开出支票,寄给卖方。卖方持支票至银行兑现。银行再开出一个票据，确认这笔款项的汇兑。而一个生产企业的EDI系