油样处置管理规定

文件编号：QG/YP350007-2014油样处置管理规定（D版）发布日期：2015年07月28日实施日期：2015年07月28日1目的规范对样品标识、流转（运输）、储存、留样和清理的管理，保证样品的完整性、代表性和有效性，确保检测结果的科学性和公正性。明确实验室对测试样品的接收、检验、标识、留样处理及防护方面的职责。2适用范围2.1适用于广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司北海实验室实验室开展各项检测业务中所涉及的样品管理工作。2.2本规定适用于广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司北海实验室所有涉及公司受控状态受控分发编号第三层次文件修改标识：0第1页生产过程产品、原材料、用户在用油品、外购散装成品油以及外来样品的样品管理。3职责3.1技术研发中心3.1.1化验检测人员负责检测过程中样品的管理工作，如加贴标识、登记留样、样品状态的标识、保护和清理等工作。3.1.2负责样品日常工作的管理和实施及监督检查。4工作程序4.1样品的接收4.1.1实验室检验人员负责接收公司生产过程的产成品、原材料、在用油品、外来样品以及外购散装成品油。在接收样品时需要确认样品的相关信息、收集信息资料并做好登记、标识。4.1.2实验人员在接收客户送检样品时，应根据送检人的检验需求，查看样品状态，检查样品及其资料的完整性（包装、外观、数量、型号、规格、等级等），检查样品的性质和状态是否适宜于进行所需求的检验，若有异常应在委托单上登记说明。对外来样品，应注明检验目的、样品来源等详细信息。同时应与客户商定有关样品准备的要求和检验完毕后样品处理方式，并记录在委托单上同时登记《样品台帐》。4.1.3样品信息确认无误后，将标识好的样品连同相关标识资料进入“待检区”待检。4.1.4对公司生产中的车间样品，实验室只接受由质检员确认的样品并只负责向质检员反馈检测结果（如有其他要求需OA或者研发中心部门领导告知才可执行）。提供的样品信息包括产品名称、批号，灌装线、班次以及可能因管线或高位罐等原因而对结果产生影响的样品名称、批号等信息。灌装线留样由质检人员取样后通过下达MAS单通知化验人员领取。4.1.5公司生产中的调和样品、原材料、在用油品、外来样品以及外购散装成品油，需要登记样品名称、采样点、采样日期和批次号等，并按照《实验室样品检测编码规则》进行油品编号。4.1.6当样品与检测委托单内容不相符、委托方要求不明确或不详尽、对样品是否适合要求持有疑问时，化验员应及时向委托方提出，取得明确的说明，并记录、签字确认。4.1.7对不符合规范、标准等规定要求的样品应退还委托方，不予接收。4.2样品的标识4.2.1化验员应负责各种样品的统一标识，加贴《样品标识卡》，标识有：样品名称、样品编号、留样期限、来样日期等信息，具有唯一性并表明其不同的检测状态，确保样第三层次文件修改标识：0第2页品的可追溯。样品编号规则见《实验室样品编号和批号规则》。4.2.1唯一性标识由样品标签构成；状态标识分别为“待检”、“在检”、“检毕”、“留样”；状态标识分别由流转过程中的样品检验人员按实际状态标注。外来样品可以再保留原标签基础上增加实验室专用标签或编号。所有实验室的空置器具不应有各类不符合的信息标识。4.3样品的流转4.3.1化验人员将接收的样品，及时贴上样品标签，标注好样品状态，同时做好清洁、密封处理，放置在“待检”区域内和在《样品台帐》上做好登记。4.3.2样品在检测过程中，样品标识不得改变。4.3.3样品在制备、检验、传递过程中应加以保护，化验人员应核对样品的标识，并加以保护，对不同检测状态的样品分区存放，应严格遵守有关样品的使用说明，避免受到非检验性损坏，并防止丢失、损坏。4.3.4完成检验的样品流转入“完成暂存区”暂存。化验人员按要求及时将合格样品放入留样室，按照存储时间、样品类别等分开存放。4.4样品的准备当样品需要准备（制备）时，检验人员员应严格按相应的检测方法或操作规程的要求进行操作。4.5样品的保护4.5.1检验人员员收到样品后应按样品说明书或本实验室规定要求存放，以防样品变质或损坏，保证检测结果的可靠性。无关人员未经允许不得进入样品储存区。4.5.2检验人员应对客户的样品和有关资料信息予以保密。与检测无关的其他人员均不得进入样品储存区、不得查看样品。4.5.3对客户提出的特别保密要求，各岗位人员按相应的保密措施控制实施。4.6样品的储存4.6.1生产过程产品、原材料、外购散装成品油：保管期限为三年，留样量不小于1L，特殊情况除外。用户在用产品以及外来样的样品：根据送样者的要求，是否需要留样。如需留样的，为了保持样品原有的性质，原则按送样容器直接保存（送样容器损坏除外），一般保管期限为报告完成并传递到客户后的第15个工作日。如有特殊要求，则由客户送样时及时说明。4.6.2为保证存样样品在保存期限内的有效保质，样品室环境要干净、干燥。样品应存放在适宜的阴凉通风场所,避免阳光直射，避免温度高低剧烈变化。保存样品的容器（包括样品袋）要清洁，必要时密封以防变质。保留样品的容器（包括样品袋）要清洁，必要时密封以防变质。样品室配备相应的设施,保证样品分类存放，并能防止火灾，样品第三层次文件修改标识：0第3页丢失、变质、损坏和混淆的发生。如发生样品损坏、丢失等情况，由发现此状况的化验人员及时OA告知各相关人员及领导，并由相关负责人及时调查原因作出处置意见，必要时，与委托方联系解决重新获取样品。4.6.3对储存有特定要求的样品（如对温度、湿度的要求），应严格控制环境条件，样品持有人应按规范要求调整检查并记录控制状况。4.6.4存放样品应标识清楚、帐物一致。4.7样品的处理4.7.1对于外来样品，留样期限从化验人员完成检验过程，并做好相应的检验记录，出具检验报告并传递到送样人员起开始计算。如无特别说明，外来样品检验样品保存期不得少于报告申诉期（传递报告到送样人后的15个工作日），特殊样品根据要求另行商定。需留样样品应登记在《留样登记表》上并妥善保存样品。需要留样的样品，由实验室负责将留样从“完成暂存区”转入存样房保管。对不需要留样的样品，应在做好检验数据记录后进行回收处理或者废弃处理，处理需记录。4.7.2在留样期满后的外来样品，化验人员及时通知客户领回。客户暂不领回的已过留样期的样品，应与客户协商，限期领回或拿出处理意见,处理需记录。4.7.3对过了有效保存期的公司生产过程产品、原材料，实验室检验人员应准备有样品处理清单，经有质量负责人或技术负责人，以及经技术研发中心主任签字确认，方可对过期样品进行处理。对可进行回调的样品，进行回调处理；对不能回调的样品按“三废”处理要求对样品进行处理。实验室所有样品任何人不得非法占有、攫取或损毁。4.7.4实验室可定期对存样进行部分理化指标的检验，就检验结果进行分析，以验证存样房样品的防护措施是否有效，提出并实施改正或改进措施。5修改记录页修改记录页ZJ/YP10002序号更改、处置通知单编号修改内容提要（更改页码、条款）修改人修改时间12014年换版宋云刚2015年5月第三层次文件修改标识：0第4页