电算化复习资料汇总1

-1-会计电算化期末复习资料汇总1第一章系统管理1.账套管理：账套是指一组相互关联的数据。每一个企业（或每一个独立和算部门）的数据在系统内部都体现为一个账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。（我们一般为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。）年度账管理：用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套还可以存放不同年度的会计数据。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。2.角色：角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。（设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。）3.用户：用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。（在增加用户时可以直接指定用户所属角色。用户被启用后不允许删除。）（账套号是账套的唯一标识，可以自行设置3为数字，但不允许已存账套的账套号重复，账套号设置后不允许修改）（一个账套可以有多个账套主管。）只有系统管理员可以建立账套。只有系统管理员才能进行增加用户的操作只有系统管理员才有权限备份账套。只有账套主管才有权使用账套修改功能。只有账套主管才可进行年度账的操作。正在使用的账套可以进行账套输出而不允许进行账套删除。课后题：1.如果在建立账套时将是否对“供应商”或“客户”进行分类设置错误，怎么办？答：如果这些基础信息设置错误，可以由账套主管在修改账套功能中进行修改。2．系统管理员与账套主管的权限有何区别？答：用友财务软件系统管理员或账套主管都可以通过系统管理模块中的系统进行注册，然而系统管理员和账套主管的权限是有区别的，系统管理员可以建立新账套，指定账套主管和增加操作人员，设定操作人员的权限，可以管理上机日志。账套主管只负责账套的修改、管理，包括账套的清空、引入、输出和年末结转，对所选账套进行数据备份，对该账套的操作员的权限进行设置等。3.什么是会计电算化？狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。4.、手工会计工作和电算化会计工作的异同？手工会计与会计电算化的相同点：1.共同的目标。无论是手工会计还是会计电算化，其最终的目标都是为了全面、准确及时地提供会计信息，加强经营管理，参与经营决策，提高经济效益。2.一致的基本会计理论和会计方法。会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。3.共同遵守的会计法规和会计准则。会计法规是会计工作的法律依据，会计准则是指导会计核算的规范。会计电算化其与传统手工会计都必须严格执行会计法规和会计准则有关规定。4.相同的基本工作要求。基本工作要求主要有：收集会计数据，予以输入；对数据进行加工处理；存贮记录资料；编制报表。5.必须保存会计档案。会计档案是会计的重要历史资料，必须按照规定妥善保管。手工会计与会计电算化的区别：1.计算工具不同。手工会计一般使用纸、笔、算盘、电子计算器等工具，会计电算化所使用的工具是电子计算机，数据处理过程由计算机完成。2.会计数据信息载体不同。手工会计的所有会计信息都是以纸张为载体，占用空间大，不易保管，查找困难。会计电算化数据以磁性介质存储的数据文件为主，以计算机输出，占用空间小，保管容易，查找方便。3.账簿形式和错账更正方法不同。手工会计账簿记录的错误可以采用划线更正法、红字冲销法和补充登记法更正等，而在会计电算化中，会计软件设置了严格的数据检验控制功能，输入的数据要经过会计科目逻辑校验、等方式进行严格的校验，可以完全控制非法数据进入系统。4.账务处理程序不同。手工会计账务处理根据企业自身规模和管理上的需要，选用帐务处理程序。会计电算化整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节。由计算机自动完成，所需会计资料均可通过查询得到。-2-5.内部控制制度不同。在手工会计中，内部控制是通过凭证传递程序规定完成的任务，并在传递过程中相互校验、核对。在会计电算化中，除数据收集、录入、审核由会计人员操作外，其余的数据处理都由计算机自动完成，实现了内部控制由单纯的人工控制向人机控制的转变。6.会计系统设计方法不同。在手工会计中，会计系统由会计师在遵守会计法规、会计准则、会计制度的基础上，结合企业自身的特点设计而成。在会计电算化中，会计系统不仅要遵守与手工会计一致的会计法规、会计准则和会计制度，而且要遵循一些特定的电算化会计制度。第二章企业应用平台1.企业应用平台是访问系统的唯一入口。2.只有账套主管才有权在企业应用平台中进行系统启用各系统的启用时间必须大于或等于账套的启用时间3.启用系统有两种方法，一种是系统管理员在建立账套时直接启用，另一种是账套主管在企业应用平台的基本信息中进行系统启用。4.设置人员类别注意：1、人员类别与工资费用的分配、分摊有关，工资费用的分配及分摊是薪资管理系统的一项重要功能。人员类别设置的目的是为工资分摊生成凭证设置相应的入账科目作准备，可以按不同的入账科目需要设置不同的人员类别2、人员类别是人员档案中的必选项目，需要在人员档案建立之前设置3、人员类别名称可以修改，但已使用的人员类别名称不能删除设置人员档案注意注意：人员编码必须唯一，行政部门只能是末级部门设置客户分类注意：客户是否需要分类应在建立账套时确定客户分类编码必须符合编码规则设置供应商档案注意：1.供应商是否分类应在建立账套时确定，此时不能修改，如若修改只能在未建立供应商档案的情况下，在系统管理中以修改账套的方式修改。2.供应商编码必须唯一第三章总账系统1、指定会计科目（1）被指定的“现金总账科目”及“银行总账科目”必须是一级会计科目（2）只有指定现金及银行总账科目才能进行出纳签字的操作（3）只有指定现金及银行总账科目才能查询现金日记账和银行存款日记账2、增加会计科目注意：会计科目编码应符合编码规则；如果科目已经使用则不能被修改或删除。3、输入期初余额（2）白色的单元为末级科目，可以直接输入期初余额,灰色的单元为非末级科目，不可以直接录入余额，必须待下级科目余额录入完成后自动汇总生成。（3）黄色的单元代表对该科目设置了辅助核算，不允许直接录入余额，需要在该单元格中双击进入辅助账期初设置4、审核凭证（1）系统要求制单人和审核人不能是同一个人（2）凭证审核的操作权限应首先在“系统管理”的权限中进行赋权5、出纳签字的特点（1）出纳签字的操作既可以在“凭证审核”后进行，也可以在“凭证审核”前进行。（2）进行出纳签字的操作员应已在系统管理中赋予了出纳签字的权限。（3）要进行出纳签字的操作应满足以下3个条件：首先，在总账系统的“选项”中已经设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”；其次已经在会计科目中进行了“指定科目”的操作；再次，凭证中所使用的会计科目是已经在总账系统中设置为“日记账”辅助核算内容的会计科目。（4）如果发现已经进行了出纳签字的凭证有错误，应在取消出纳签字后再在填制凭证功能中进行修改7、删除凭证删除第1号收款凭证并整理断号。（1）未审核的凭证可以直接删除，已审核或已进行出纳签字的凭证不能直接删除，必须在取消审核及取消出纳签字后再删除（2）若要删除凭证，必须先进行“作废”操作，而后再进行整理（3）对于作废凭证，可以单击“作废/恢复”按钮，取消“作废”标志（4）作废凭证不能修改、不能审核，但应参与记账。-3-（5）只能对未记账凭证进行凭证整理。（6）账簿查询时查不到作废凭证的数据8、冲销记账凭证已冲销凭证仍需审核、出纳签字后记账9、生成自定义结转及对应结转的转账凭证注意：生成这两张凭证后，必须要进行审核、记账操作，以免影响下一步期间损益结转的正确性。10、生成期间损益结转凭证•转账凭证生成的工作应在月末进行。如果有多种转账凭证形式，特别是涉及到多项转账业务，一定要注意转账的先后次序。•通过转账生成功能生成的转账凭证必须保存，否则将视同放弃。•期末自动转账处理工作是针对已记账业务进行的，在进行月末转账工作之前应将所有未记账的凭证记账第四章UFO报表系统1、报表系统功能：（1）文件管理功能（2）格式设计功能（3）公式设计功能（4）数据处理功能（5）图表功能2、报表系统。（1）格式状态和数据状态。①格式状态。在格式状态下进行有关格式设计，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、关键字；以及定义报表的单元公式、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏，不能进行数据的录入、计算等操作。②数据状态。在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容。报表工作区的左下角有一个“格式／数据”按钮，单击可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。（2）单元。单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如：C8表示第3列第8行的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。①数值单元。用于存放报表的数据。内容可直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建一个新表时所有单元的类型缺省为数值型。②字符单元。字符单元也是报表的数据，内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，可以直接输入，也可由单元公式生成。③表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。（3）表页。一个报表最多可容纳99999张表页，一个报表的所有表页具有相同的格式，但数据可以不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第l页”～“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为。（4）关键字。关键字可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一个资产负债表的表文件可放一年l2个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对某一张表页的数据进行定位，要设置一些定位标志，在财务报表中称为关键字。财务报表共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，财务报表还增加了一个自定义关键字。关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。（5）函数。企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。财务报表系统中.取数是通过函数实现的。①自总账取数的公式又可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：函数名（“科目编码”，会计期间，[“方向”]，[账套号]，[会计年度]，[编码l]，[编码2]）账务取数函数主要有：总账函数金额式数量式外币式期初额函数：QC（）SQC（）WQC（）期末额函数：QM（）SQM（）WQM（）发生额函数：FS（）SFS（）WFS（）累计发生额函数：LFS（）SLFS（）WLFS（）条件发生额函数：TFS（）STFS（）WTFS（）对方科目发生额函数：DFS（）SDFS（）WDFS（）净额函数：JE（）SJE（）WJE（）汇率函数：HL（）-4-例如：函数QM（“1001”，月）+QM（“1002”，月）的含义加总1001科目结转月份的期末余额和1002科目结转月份的期末余额②运算函数主要有：数据合计：PTOTALOTAL（）平均值：PAVG（）最大值：PMAX（）最小值：PMIN（）③自本表其他表页取数的函数。对于取自于本表其他表页的数据可利用某个关键字作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据.指定取某张表页的数据。可以使用SELECT（）函数从本表其他表页取数。例如，C1单元取自于上个月的C2单元的数据：Cl=SELECT（C2，月@=月