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1实物档案管理办法第一章总则第一条为加强（以下简称“公司”）实物档案管理，有效保护和利用实物档案资源，充分发挥实物档案在公司各项活动中的重要作用，根据国家有关规定，结合实际，制定本办法。第二条实物档案是公司在生产、经营、管理等各项活动中形成，具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，是公司档案全宗的重要组成部分，主要包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、字画及公司发展历程中有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施等。第三条本办法适用于公司各部门及各单位的实物档案管理。第四条实物档案是公司档案的重要组成部分，实行统一领导、集中管理。第二章管理职责第五条公司各部门各单位负责本部门及本单位产生的实物材料的收集、整理、归档和移交工作。第六条公司档案管理中心负责实物材料收集、整理、归档全过程的指导、监督、检查，并接收保管、提供利用。2第三章实物材料的收集归档第七条归档范围（一）奖品实物材料：公司在重大经济、科学文化等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。（二）印信实物材料：机构变更、撤销、合并失效的印章（经公安机关审批后制作的）。（三）纪念品实物材料：1.公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等；2.公司在对外交往中获赠的重要纪念品等；3.党和国家领导人及社会知名人士的题词、作画；4.公司发展历程中具有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施，如使用过的牌匾等。第八条归档时间实物材料原则上在实物取得一个月内向公司档案室归档，一般不应跨年度。第九条归档要求（一）归档实物应保持整洁、无破损。3（二）实物档案原则上一件一归，如有同类重复者，只归一件。（三）各部门各单位应填写《实物档案移交清单》（见附件1），连同实物向档案管理中心移交，档案管理人员检查合格后，双方人员签字确认，完成移交手续。第四章实物档案整理第十条档案管理中心按实物材料移交归档的先后顺序逐件编制档号，在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，一般立体型实物材料粘贴于底座，平面型实物材料粘贴于背面。第十一条实物档案排架，按不同载体分别存放，同一载体按时间顺序排列。一个事件、一次活动或一个专题项目形成的同一种实物材料，应排列在一起。第十二条档案室对各部门移交并已履行归档手续的实物档案编制《实物档案目录》（见附件2）。（一）实物档案以“件”为单位填写目录。（二）实物档案目录设置档号、归档部门、类型、题名、材质、形成日期、存放地点、备注。1.档号：实物档案代码“实物档案”年度-件号或参照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）编制，按照颁发的时间编写档号。比如2016年颁发的奖状，档号就是：实物档案2016-***，***代表收到实物档案的件号（即顺序号）；42.类型：奖杯、证书、奖牌、锦旗、印章、牌匾等；3.材质：金属、石料、木料、化学材料、布料、纸张等；4.备注：对实物档案有关情况作简要说明。第十三条实物档案数字化（一）档案人员对实物档案进行数码拍照，以展示原貌为原则，进行多角度拍摄。（二）数码照片文件采用JPEG、TIFF等格式，拍摄质量不低于600万像素。（三）数码照片题名与实物名称一致。第五章实物档案保管第十四条实物档案作为特殊门类的档案，应用专门的库房或柜(架)陈列保管。对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用密闭箱或真空玻璃柜具进行保存。第十五条本办法归档范围内的实物档案一律永久保存。第十六条存放实物档案的库房和柜(架)应保持整洁，定期除尘，应按档案保管“八防”的要求，避免实物档案褪色、锈蚀，确保实物档案完好无损。第十七条实物档案应定期清点，做到账物一致。第十八条移交的实物档案目录清单录入到档案系统中，并5挂接电子版。第十九条利用实物档案原则上只提供实物照片，如确需使用实物档案原件，须经办理借阅审批手续方能利用。第二十条在利用实物档案过程中，如有损坏、遗失等情况，将给予通报并按实物价值给予经济处罚。第六章附则第二十一条本办法由公司档案管理中心负责解释。第二十二条本办法自印发之日起施行。6附件1实物档案移交清单归档部门：序号类型题名材质颁发单位形成日期备注移交人：接收人：日期：年月日7附件2实物档案目录档号归档部门类型题名材质形成日期存放地点备注