活动流程规范使用条例

活动流程规范使用条例为了提高我院学生会活动质量和水平，使我院学生会各项活动有条不紊的进行，特此制定文法学院学生会活动规范使用条例，强调服务意识，加大宣传力度，注重活动效果，重视总结反思。学生会活动举办流程主要步骤为：撰写活动策划-填写活动申请表-团委老师审批-比赛场地申请-活动物品筹备-活动彩排-后期总结及经费报销。一、撰写活动策划活动策划主要包括：活动目的、活动意义、活动主题、活动时间、活动地点、主办单位、活动对象、活动流程、物品准备及经费预算、注意事项等，撰写活动策划应按上述撰写顺序酌情调整。详细文件排版格式见附件一。二、填写活动申请表填写活动申请表需要活动主办单位到学生会办公室9号楼129室领取填写并盖公章，每次活动共领取3张表，其中有两张活动申请表和一张活动总结表,如需报账要领取花费详单，需申请海报领取海报申请表。活动结束后，一张活动申请表交团委老师，另两张表留办公室存档。三、团委老师审批各活动单位带纸质活动策划到团委办公室9号楼129室找各自部门负责老师审批，待老师同意后，方可开展活动前期准备工作，撰写活动通知（红头文件），红头文件编号要问各自部门办公室跟派干事确定。活动通知模板详见附件二。四、比赛场地申请(一）大活二楼首先需要下载申请场地的所用的四张表（详见附件三-六）填写完毕后到院团委盖章签字后至少提前两周到大学生活动中心216找相应团委老师申请场地，并交付押金200元，如需租借服装需填写服装借用责任书（见附件七），并另行交付200元押金。然后带活动脚本与音响使用详单到音响组，告知相关舞台要求。需租借舞台服装的，拿服装申请单（见附件八）到C1找服装管理人员租借。活动所需托盘纸杯等活动当天彩排时间找大活团委老师申请即可。填写大活申请时间时最好包括下午七八节课时间，以便留出彩排时间，确保活动完美收官。（二）教室S1、J5教室申请：首先提前根据自己的活动以及参与人数，去S1或者J5找适合自己活动的教室（多找几个备用），然后需要提前三天到院团委找马老师申请教室，说明自己已经选好的教室，申请成功后第二天找马老师拿教师借用单，一式三份，需在下午4:00之前，将一份送给申请教室所在楼层的多媒体管理员，一份给申请教室所在楼的楼管人员。（三）A餐南门向团委老师申请，视具体情况而定。（四）其他地点繁星广场、模拟法庭等具体申请、使用方式可单独咨询社团部、学习部。五、活动前期筹备（一）将活动所需物品提前一个月添置好，如：邀请函、装饰物品、纪念品等。如需到校外租借服装要提前预定。（二）如需幕布要提前设计好，在活动前一到两周到图文店打印出来并进行晾晒一至两天。（三）活动所需报销物品需要在活动策划中详细列举以便外联部根据需要拉取赞助。（四）赞助申请需要提前一星期将含详细预算清单的活动策划交办公室，由办公室汇总整理转交外联部。（五）活动需要暂借团委物品时，需要在办公室值班时间（每周一至周五下午4：00-6：00，晚上9:00-9:30）到办公室按规定登记存档后借取，并且按规定时间返还。（六）活动如需海报，需提前一周，联系宣传部，领取海报申请表，根据具体活动填写申请表，交给宣传部。（七）需根据部门活动流程，制定脚本和节目单，并下载活动所需背景音乐，根据需要制作PPT。根据活动流程为嘉宾提供流程表，准备桌签，如需打分，自行准备打分表及评分细则。（八）活动进行前找地方进行多次彩排，及时跟踪节目进度。（九）活动准备阶段与邀请到的嘉宾、老师提前沟通活动情况，如需嘉宾点评应提前告知。活动开始前，应将活动具体流程告知主持人，提前书写主持稿，与主持人协商一致。（十）话筒。提前一天到南门音响店（过桥之后第二个路口左拐那条街上），交押金五十，音响四十五元，话筒一个五元，话筒要充满电的，大型活动时要几节电池备用，设备在音响店一定调试好，有问题立即更换，拿好发票。（九）礼仪与服装。如需要礼仪，提前一周通知女工部部长，说明活动的时间、地点以及所需要的礼仪数量，问清所需要的服装。如需租借服装需填写服装借用责任书、服装申请单，填写完服装借用单、服装申请单后，去团委盖章，然后去大学生活动中心二楼校团委找盛老师，说明情况，并交付200元押金。在活动的前一天下午七八节课时，拿服装申请单到C1找服装管理人员租借。活动当天或者第二天，将服装返还，并去领取押金。(十)活动时间、地点确定后及时通知办公室，告知新闻工作室，如临时修改，自行联系新闻工作室人员。（十一）提前一周在空间和朋友圈进行活动的宣传，保证活动现场的氛围。（十二）活动开始前各部门人员提前到达活动地点，布置会场。进行桌椅的排布和装饰品、幕布的粘贴悬挂。六、活动彩排当申请活动地点为大学生活动中心时，尽量将下午七、八节课连同晚上一起申请，保证充足彩排时间。另外提前和音响组沟通交流，保证活动的如期举行。七、后期总结及经费报销后期总结：各活动结束后，主办部门部长应在一星期以内将本次举办活动的活动申请表、红头文件、活动策划、新闻稿、活动照片（普通纸质版非彩版）、活动总结表等活动材料的纸质版按此顺序交至办公室J9-129，电子版按此顺序整理后发给办公室跟派干事。注：逾期未交部门不计入文法学院学生会年度活动，自动视为活动作废。经费报销：各部门按规定申请外联报账后，办公室会根据每周外联部的报销单（含发票粘贴联）汇总每周报销情况，每月末分为电子版和纸质版进行公示，接受全体成员的监督。文法学院学生会办公室二〇一六年九月二十五日附件一：为了保持学生会电子档案格式的统一，便于办公室进行管理，学生会所有的电子档案均执行统一的格式要求，各个部门所提交的电子档案必须遵循本“规范”中相关要求，现制定学生会文档规范如下：一、文件要求为保持兼容性，所有交给学生会办公室的文件必须采用Word97-2003或Excel97-2003的格式编辑，Word/Excel2007版本所使用的格式必须转换成Word/Excel97-2003的格式才能提交给办公室或相关部门。二、页面要求采用A4纸张，页面边距设置为上下各2.5cm，左右各2.75cm（默认值，有特殊要求的除外）。三、标题要求文档的主题一律使用“宋体、小二号、加粗、居中”格式；如文件中有附件或表格、则其标题按照主标题的格式调整四、正文要求正文格式设置为“仿宋、四号、不加粗“。所有的文字、标点均使用全角字符。如果正文中包含表格，则其表格的内容可以以排版美观的目的灵活调整其字体大小，但字体样式必须按以下格式设置：表格的表头“宋体、加粗”，表格内容“仿宋，不加粗”，表格中的所有内容必须居中对齐；如正文段落前有小标题，则其格式只需要相对本段正文加粗。五、段落格式段落为首行缩进两字符，行距可根据段落情况灵活调整，不做统一要求，但必须保持文档内部的相对统一。六、段落编号一级段落编号为“一、”，“二、”......,二级段落编号为“（一）”，“（二）”，......,三级段落编号为“1、”、“2、”……，四级段落编号为“（1）”、“（2）”等等，一般不使用四级段落编号，相同的编号段落之间通过分号分隔，最后一段用句号结束。为方便调整格式，请取消“段落自动编号”功能，方法如下：“工具”菜单—“自动更正选项”—“键入时自动套用格式”选项卡—取消“自动编号列表”条目。七、落款要求落款必须使用全称，日期使用“YYYY年MM月DD日”右对齐（须使用“右对齐”功能，不允许通过空格键调整）的样式（例：二〇一五年九月七日）。主办单位为文法学院团委，协办单位为文法学院学生会。附件二：文法学院学生会文件文法学院学生会字[2016]第号关于的通知各院学生会、各班级：（加粗）（简述活动背景、目的等）特举办。。。。。。。。。。活动。一、活动主题（小标题加粗、可换，下同）：（由此写明活动主题，注意与小标题对齐、下同）二、主办或承办：三、活动时间：四、活动地点：五、参与人员：六、报名方式:七、活动内容：（一）1、（注意序列号）2、（二）1、2、3、（第四级序列号为（1）、（2））八、奖项设置:九、未尽事宜，另行通知。文法学院学生会二〇一六年九月二十五日主题词：报送：共青团山东科技大学文法学院委员会制发机关：山东科技大学文法学院学生会2016年月日校对：打字：共印：份注：主题词需始终在整张纸最下端。校对：分管主席打字：活动主办部门部长红头文件具体编号询问办公室附件三：山东科技大学大学生活动中心场地使用申请单申请单位：（盖章）活动名称负责人联系方式使用日期及时间多媒体、音响设备要求单位负责人意见签字：年月日校团委意见签字：年月日使用结束后检查验收情况大活管理员签字：年月日备注附件四：山东科技大学大学生活动中心使用安全责任书使用单位用途使用时间月日时至日时地点人数安全责任一、大学生活动中心是举办学生课外活动的专业场所，由校团委根据工作需要统一协调使用，未经校团委允许，任何人不得擅自使用。二、大学生活动中心只面向校内报告、讲座及校园文化活动开放。只对单位开放，不接受个人申请。校内各二级单位和学生组织需按照规范手续提出使用申请，手续不全，不得使用。三、使用单位填写《大学生活动中心场地借用申请单》（从“北极星”网下载），由学院团委签字盖章后，提前三天到校团委联系、登记。持校团委出具的《大学生活动中心使用通知》与大活管理员联系使用场地。四、使用单位应交纳200元保证金，并确保《山东科技大学大学生活动中心场地使用申请单》所写情况与实际情况相符合。活动结束后，由管理员、音响组负责人检查卫生和音响设备，使用单位要安排专人协助做好场地卫生清扫工作。检查完毕并确认合格后由管理员、音响组负责人在《大学生活动中心使用通知》上签字，使用单位凭此通知到校团委退还保证金，无管理员签字押金不予退还。如因使用单位原因造成设备损坏，需由使用单位照价赔偿。五、在大学生活动中心举办活动，彩排需控制在40分钟以内，正式演出时间控制在2小时以内，不得与各项教学与管理工作发生冲突。六、大学生活动中心内灯光、音响均有专人负责，校团委统一安排，严禁私自使用、挪动活动中心所有设备，严禁私自接线、额外加载、违规操作。因电工值班等发生的费用由使用单位承担。七、严禁在大学生活动中心内抽烟或使用明火，活动结束后如果发现烟头，全额扣除保证金。活动结束后，使用单位要严格检查活动中心及周围环境，确保无安全隐患后，方可离开。八、使用单位需有序组织人员入场，活动期间不能拥挤打闹、大声喧哗，严禁吸烟、吐痰、乱扔废纸果皮以及其他不文明的行为。活动中心舞台上只允许使用透明胶带，严禁使用双面胶、泡沫胶等。除舞台外，活动中心走廊墙面、地面上的任何区域严禁张贴海报等一切装饰物品，否则全额扣除保证金。九、使用单位在签订《大学生活动中心使用安全责任书》时需明确指定活动期间消防责任人，并由责任人本人签字。因使用单位原因造成治安、火灾等突发性事故，使用单位须承担全部责任。十、使用单位要爱护大学生活动中心公共设施，造成损坏的，要按有关要求进行赔偿。十一.本责任书一式两份，由使用单位签字盖章后，校团委、使用单位各执一份。我方严格遵守以上规定使用单位盖章：活动负责老师（签字）：年月日主管单位：共青团山东科技大学委员会负责老师（签字）：年月日活动消防安全责任人（签字）：年月日附件五山东科技大学大学生活动中心使用通知大学生活动中心管理员：（单位）因使用活动中心（一楼多功能厅、二楼报告厅），时间月日点至点，使用设备为。由使用单位负责场所卫生并做好物品整理。管理员负责对设备、桌椅、卫生进行检查，如合格，请签字。大活管理员（签字）：音响师（签字）：共青团山东科技大学委员会年月日附件六山东科技大学大学生活动中心音响使用详单第一部分（申请活动时填写）：活动名称负责老师联系方式第二部分（与音响组交接时填写）：活动正式开始时间活动预计结束时间需要麦克数量需要电池数量放音员麦克管理员备注：1.本页第一部分请在团委申请活动时填写，第二部分请提前确认后在音响组当面填写。2.请活动负责人提前两天到音响组交接，交接时请确定活动当日值班人员。值班时间为工作日下午四点到晚上九点，双休日上午八点到晚上九点。3.与音响组交接时，使用单位需带《山东科技大学大学生活动中心使用