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关于差旅费用及业务招待费用报销的规定第1页上海盛大网络发展有限公司关于差旅费及业务招待费报销的规定目录第一章总则第二章目的第三章适用范围第四章差旅费报销第五章业务招待费报销第六章指定应用表格第七章问题与解答制定人：财务管理中心审批：制度管理委员会总裁办公室编号：（公司）规字20060717第2号修订：2006年7月17日V2.0试行：试行期1个月施行：CEO签署之日起试行，试行期满无修订即正式施行反馈对象：财务管理中心会计核算部经理CEO签署：陈天桥日期：2006年07月17日关于差旅费用及业务招待费用报销的规定第2页第一章总则第一条明确员工出差的申请程序，规定差旅借款的报销流程，制定统一的报销表格单据，明确费用的归集与分摊。第二章目的第二条明确员工出差申请程序，协助员工进行费用报销。统一表格单据，以便对费用进行及时准确的归集与分摊。第三章适用范围第三条盛大集团及子公司之所有员工必须遵从此项制度。第四章差旅费报销差旅费主要包括：——机票——交通费（出租车、巴士、船票、火车票等）——酒店住宿（住宿费，上网费）——住宿补贴——综合补贴（含伙食补贴、通讯补贴、其他等）请按以下规定进行差旅申请、借款以及报销：第四条出差申请1.员工因工作需要去外埠出差，应先填写一式三联的《出差申请预算审批表》，待通过相关汇签流程以及经上二级领导审批同意后，方可出差。《出差申请预算审批表》未获审批同意之前，员工一律不得出差。特殊情况下，员工在出差前可以先征得中心总裁/总监口头或邮件批准，但回程后第一个工作日内必须补做流程审批。2.审批表格为一式三联。员工如有借款，第一联应附在《借款单》后面；如无借款，第一联由申请人自己保留。第二联应附在费用报销单后。若通过公司预订机票、酒店等，第三联则交采购部保留。第五条出差时间规定1.自员工离开公司日起，至返回公司日止，计算实际因公出差天数。2.若出差期间因私事往返其他地区或非工作日停留出差地，必须事先经得上二级领导同意。对于此类出差分为两种情况给予不同报销处理：1)出差期间包含非工作日，并经上二级领导确认为由于实际工作需要，则按照正常标准予以报销。2)出差期间由于私事往返其他地区或者停留出差地，报销时将处理私事的实际天数从出差天数中扣除，此期间各项费用由个人承担，并且不享受任何出差补贴。关于差旅费用及业务招待费用报销的规定第3页3.若员工返回公司所在城市时间为下午15：00之前，则必须返回公司报到，如遇特殊情况，应在报销时做出相应说明。第六条出差借款1.为减少员工出差随带过多现金的风险，公司鼓励员工尽量使用信用卡支付，回程后立刻报销。但如有实际需要，员工可按《员工借款制度》申请出差借款。2.公司借款原则为：前款不清，后款不借。3.员工借款需凭有效《出差申请预算审批表》以及《借款单》，到财务管理中心相关专项办理借款审批手续。为保证资金部有时间为员工准备出差备用金，借款需按《员工借款制度》的相关规定提前通知现金出纳。4.为控制大额现金支付的风险，员工借款金额从5千元或以上开始办理，借款金额大于等于一万元人民币则须由中心总监申请办理。5.员工借款必须在资金管理部拨付款项后60日内办理核销，逾期未办理核销手续且未提供经审批的书面说明，财务管理中心将提交人事部门，将欠款金额从逾期当月的工资中扣还，直至借款结清为止。6.借款相关具体借款流程细则参见《员工借款制度》第七条机票预定以及机票报销1.总部员工出差往返机票由公司采购部按照标准统一订购。若员工由于特殊情况需自行购买机票，则须采购专员确认非公司预订的原因。2.员工出差乘坐的交通工具等级请参见《报销限额标准表》。助理总监以上级别人员出差，不限定交通工具标准。其他级别员工出差选择火车或汽车，以下两种情况之一可以选择乘坐飞机：1）当出差城市距离在８００公里以上或火车时间在１０小时以上。2）业务需要，事先经上二级领导同意，可以选择乘坐飞机。3.公司订购的机票报销注意事项：凡公司购买的机票或者火车票一律通过ERP网上报销，科目类型选择“差旅费－公司购机票”或“差旅费－公司购火车票”。相应的机票以及火车票原件随同其他差旅原始发票、附件一同附在报销单之后。4.由公司定购的机票或者火车票，员工报销时必须提供机票或者火车票原件，电子客票以《航空运输电子客票行程单》为准。若有丢失视同票据遗失情况处理。关于差旅费用及业务招待费用报销的规定第4页第八条出差交通费1.员工离开公司，往返机场或火车站，到达出差目的地以及在出差城市当地发生的交通费用。报销时应按天汇总填写《交通车费明细清单》，注明往返地点及具体事由，作为差旅费报销的附件。员工从机场往返酒店或公司，应首先选择乘坐大巴、机场巴士及轨道交通，特殊情况下可乘坐出租车，但需说明原因。2.外地员工至上海总部出差，对于员工每日往返公司正常上下班的交通费，公司不予以承担。第九条酒店预订1.出差期间酒店须由公司采购部按照住宿标准统一预订。若当地无协议酒店，员工可自行按照标准选择酒店入住，但需采购部专员在《出差申请预算审批表》中确认非公司预订酒店的原因。第十条酒店住宿相关要求以及住宿补贴1.住宿费根据出差地划分为特区外和特区内，按不同出差地享受不同报销限额，特区内指北京、上海、广州、深圳、珠海、香港六个城市，其余城市均为特区外。酒店住宿标准参见《报销限额标准表》2.员工报销住宿费须附酒店住宿明细帐单，房费、城建税以及上网费可予以报销。房费在标准限额内实报实销，超标部分费用自理。若因特殊情况发生超标则需提供上二级领导审批同意的情况说明，并由财务管理中心审核后方可报销。上网费限额为每房每天20元，高层实报实销。异地出差天数超过三天（包含三天）可报销洗衣费，凭发票实报实销。其他酒店内私人消费，公司不予以承担。3.若返程时间超过晚上六点，或因业务需要在返回当天延迟半天退房的，可予以报销半天住宿费，但需说明原因，并获得中心领导签字同意。如因个人原因造成退房延误，应由出差人自行承担此半日房费，不得报销。4.同性员工一起出差，须同住一个标准间（高层除外）。员工若随同上级领导一起出差并同住一个房间，则该员工住宿费标准从高。若陪同客户需入住超标准客房的，需事先征得中心总监同意，返回报销时应附上由上二级领导签字确认的说明。如果一次出差有几个同事一起随行，则《出差申请预算审批表》上必须列明随行人员的姓名。5.员工在出差目的地若自行解决住宿，则按双人房每人每天标准限额的50%给予住宿补贴，具体额度请参见《报销限额标准表》。在费用报销中按实际出差应住宿天数计算。住宿补贴需提供等额发票，若无发票提供，则住宿补贴由人事随同每月工资一并发放，扣除个人所得税。关于差旅费用及业务招待费用报销的规定第5页6.如有分公司，子公司或者办事处员工到公司总部学习培训，述职，差旅或者参加会议等事宜，公司将提供宿舍解决住宿，由相关部门填写《住宿申请单》，中心总监签字确认后，交于行政专员安排住宿。在公司宿舍没有房间的情况下由采购部根据《报销限额标准表》安排住宿。如员工不服从公司住宿安排而自行预定酒店住宿的，仅视同自行解决住宿而给予住宿补贴。7.对于公司短期外派单一城市且非驻外办事处人员，出差时间１５天以上（含15天），须先由采购部安排酒店式公寓，如无该类酒店则员工住宿费下降为标准的80％。第十一条综合补贴1.国内出差综合补贴根据实际出差天数计算报销，国内100元/天。其中以12：00点为半天确认时间，半天按每天标准的50%报销，具体时间以交通工具票面时间为准。外地员工到上海出差，综合补贴为50元/天。差旅综合补贴必须提供发票，补贴标准参见《报销限额标准表》。2.国外出差，员工需事先对出差计划进行详细的预算申请，并经财务确认。出差期间合理消费，报销时根据员工提供的有效票据原件在预算范围内进行审核报销。对于国外差旅中的通讯费，建议员工尽量使用当地的通讯卡，并且通讯费需要事先在《出差申请审批表》中进行预算申请。第十二条其他费用1.凡不属于以上各项费用的，如在出差地发生的复印、传真、邮寄、异地取款手续费（需提供银行盖章的有效凭证）等费用在其他费用中分项填写。第十三条票据粘贴和填报1.为使报销准确，便于结算，特对于出差报销的票据整理、粘贴和填报规定如下：1)飞机票、火车票、长途汽车票、轮船票等，均按出差期间的先后顺序粘贴票据；保险费、订票费与相应的交通工具发票对应粘贴。2)住宿费按时间顺序粘贴；3)交通费按照日期的先后顺序依次粘贴；4)其他票据按照类别分别粘贴；5)ＥＲＰ报销单的填报，应按出差或费用发生时间先后顺序填写，与所附的原始票据一一对应。第五章业务招待费报销第十四条业务招待费是指因业务所需而要宴请客户所产生的费用。第十五条预先申请1.因公司业务需要发生业务招待费的，需事先获得副总裁或CEO/总裁批准，并在预算限额内开支。如因事情紧急未能事先申请，应通过电话请示取得批准，并在宴请结束后一个工作日内书面报批。关于差旅费用及业务招待费用报销的规定第6页第十六条招待限额1.总裁业务招待费单笔不得超过1500元，总监业务招待费单笔不得超过1000元，副总监业务招待费单笔不得超过600元，副总监以下级别的各级员工原则上不得发生此项费用。业务招待费实际发生额超出以上限额的，需由报销人提交书面申请，详细说明情况，经CEO批准后报销。第十七条招待费报销1.业务招待费报销时应填写《业务招待费申请审批表》，表格中有具体填写要求。第六章指定应用表格第十八条表格种类1.表格1《出差申请预算审批表》2.表格2《行政层级与差旅标准对应表》3.表格3《交通车费明细清单》4.表格4《业务招待费申请表》5.表格5《住宿申请单》第七章问题与解答第十九条如有问题请联系总部财务制度制定小组