浅析计算机信息化管理在会计档案中的应用

浅析计算机信息化管理在会计档案中的应用文/郭拉娣(大原市环境科学研究设计院)摘要:会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分。随着计算机技术的不断发展，如何做好运用计算机管理会计档案工作，已经成为会计工作发展中的一个新的研究课题二作者结台自身的工作实践以及恨据计算机信息化管理在会计档案中的特点，对本单位的计算机信息化管理会计档案存在的主要问题作了阐述，并提出了相应的对策关键词:会计档案;科学管理;计算机会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，会计档案的收集工作是将会计在各个工作环节中形成的档案材料集中收集、保管起来，并使之科学地开发利用，从而形成完整的经济信息系统，为发展社会主义市场经济服务。传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，是记实和反映经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严厉性、不得随意篡改。单位实行财政会计软件以后，有了很多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点，包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。因此，会计档案的科学管理对已步入信息时代，在当今社会具有重要的现实意义。会计档案是重要的经济档案，随着会计电算化技术的广泛应用，会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代，由传统意思上的档案变为了信息化档案。一、会计计算机信息档案的特点(一)会计计算机信息化档案的载体多样性会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下:1.来源的广泛比会计档案来源于具有独立会计核算的单位二因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。2.内容的专业性会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。3.形成过程的严密性会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案，既保留了传统意义上书面纸质的会计档案，又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。(二)表现形式的特殊性传统的会计档案直观性强，主要以书面纸质形式保存，不借助任何技术手段而直接查看会计信息，但记录信息量低，占用空间大，数据查找不便且不容易保管。计算机信息化会计档案必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用，对计算机系统的依赖性很强，记录信息量大，占用空间小，数据查询简单方便且容易保管。(三)信息处理的便易性计算机信息化会计档案因其会计信息的数字化，大大提高了会计档案的利用效率，便于会计档案信息的资源共享，但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险。(四)保管条件较高计算机信息化会计档案存储介质十分精密，电子数据容易因温度、湿度和其池意外情况而丢失，对使用存放环境要求较高。二、计算机会计信息化档案管理中的问题及对策(一)安全性计算机会计信息化条件下，会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账，会计信息资料可以直接由软件查询，或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料，从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题。确保信息化档案安全首先要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在计算机会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。(二)维护性在会计信息化档案管理中除了上述的安全性问题外，还有一个问题也是极其复杂和困难的，那就是会计信息化档案的维护工作，它要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识。培养高素质的维护人员是作好会计信息化档案维护难题的前提，一方面，要对在职的会计档案管理人员进行继续教育培训，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能;另一方面，有意识地引进具备会计学、计算机、档案学和管理学等多方面知识的电算化会计档案管理符合型人才，逐步改变业务人员队伍专业结构单一的现状，满足信息化档案管理工作的需要；其次是信息化档案存储介质的选择，会计信息化档案主要是电子档案，对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。在保证存储数据稳定安全的前提下，尽可能降低存储成本，并选择使用更加方便的介质。现在数据的存储一般应以光盘存储为主，因为光盘作为一种光存储介质，其存储容量大，DVD光盘甚至可达4GB到8GB，而且有造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低等特点；第三是不同版本财务软件的存储。由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台，也会导致财务软件版本的不断变化，对于不同版本的财务软件，在存储其会计档案时，一定要将其对应的财务软件一并存储，以防止因为在不同的财务软件版本下会计数据结构的不同而带来的会计档案不能被借阅或者产生某些意料外的错误，影响会计信息系统档案的再利用；第四是财务软件的选择。在财务软件的选择上，不仅要看软件的功能，还要看软件的开发公司是否具有开发财务软件的资格和能力；此外，还应注意财务软件的兼容性，在软件更新换代后能不能兼容以前版本的财务数据，能否查询浏览以前版本的会计信息化档案；第五在利用现有软件调用会计信息系统档案时，要注意操作时间与会计期间的不同，即在查账和用账进行系统注册时，需以系统时间进行注册，当调用历史档案时，再修改会计期间的会计年份和会计月份，以查询相应的历史资料库，只有这样，才能保证操作日志中的跟踪是有意义的；第六是信息化档案管理中的硬件设备。随着计算机软件和硬件的不断发展与升级，许多配置落后的计算机将无法运行新的软件，面临淘汰，但新的计算机又不能运行老的软件，无法查询过去的会计信息化档案，给查询工作造成麻烦。因此，应在计算机软硬件更换的时候做好记录，并将淘汰替换下的硬件和相关说明文档一并存档，以便在需要调阅前期档案的时候更加方便。三、实际工作中会计数据资料的日常管理(一)现金记帐凭证及日记帐的输出及保管现金收付业务要做到当日业务当日清二现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。(二)银行记帐凭证、帐册的输出与保管银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种二有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清二银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。(三)转帐凭证的输入、输出与保管转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审恢无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机二机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。(四)科目汇总表、帐薄打印时间1.现金、银行日记帐每天打印2.银行余额调整表每月打印一次3.总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次4.现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订5.会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效(五)其他由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。四、目前事业单位电算化会计档案管理存在的主要问题会计档案管理制度不完善，造成计算机管理会计档案人为和自然损坏，对事业单位计算机管理会计档案认识不到位，造成档案管理内容不全，部分打印输出的会计档案达不到规定的保管期限。五、改进计算机管理会计档案管理的具体措施(一)建立计算机管理会计档案保管制度对事业单位计算机管理会计档案的保管方式、保管条件以及事业单位计算机管理会计档案保管人员的工作职责应做出明确的规定，并按要求严格执行。一般来说，事业单位计算机管理会计档案的保管，应实行的是电子档案与纸质档案并行的双套制管理二这种管理体制能够将责任落实到人，在一定程度上能有效地保障输出纸质档案的安全可靠。(二)建立定期复制、检查制度由于光、磁介质的特殊性，管理人员必须对这些存储在光、磁介质上的计算机管理会计档案进行定期检查二复制，以防止会计信息、损坏。一般情况下，单位每一至两年应对会计档案进行一次大的清理，发现纸质档案有损坏要进行修补，而对磁性介质档案每年应进行一次复制，以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。(三)严格借阅手续制度和使用权限制度为了对事业单位计算机管理会计档案保密，存有会计数据的磁、光等介质不得拷贝或发送给制度规定以外的单位和个人:要建立严格的计算机管理会计档案借阅手续制度，会计数据磁盘不得带出档案室外，对需要查询会计资料的，须经主管单位领导批准方可进行，管理人员要对每次查询事件进行登记备查。(四)要制定防范计算机病毒的措施事业单位计算机管理会计操作人员和档案管理人员必须采取积极的态度，利用有效手段和严密防范措施来保证事业单位计算机管理会计档案资源的安全。六、结语随着社会主义市场经济体制的不断发展，我们的会计档案管理工作也应不断改进与完善，以适应新形势发展的需要。