浅论数字档案的优越性与局限性

1浅论数字档案的优越性与局限性冯勇摘要：随着计算机的普及和信息技术的发展，档案的信息记录方式和存储媒介进入了多元时代。档案工作也开始着力于信息化建设，数字档案由此产生，带来了新的变革。此篇论文便是以“数字档案”为研究对象，从辩证角度考察了它的优越性与局限性。并对其发展趋势做一个简要概述，以期达到优化数字档案管理模式的目的。关键词：数字档案优越性局限性管理模式绪论档案，是人类历史文明的产物，是全世界的宝贵财富，档案管理工作是对历史文化资料的守护与传承。随着科技的发展，存储档案的媒介和载体也在发生着变革。上世纪中叶以后，由于计算机技术的广泛应用，大量信息被存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并通过计算机系统进行生成、保存和应用。数字档案馆也开始出现。数字档案馆是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络，实现档案接收、整理、保管、鉴定、保护、共享利用的档案管理模式。档案部门“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。①”这些信息库中的档案，即为“数字档案”。作为一门新技术，数字档案的兴起打破了以往单一的档案类型，改变了传统的档案管理模式。2000年12月，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十五”计划》，要求“加快档案信息化建设，加快现有档案的数字化进程，在档案利用服务的数字化和网络化方面取得明显进展”；2002年颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》规定，全国档案信息化建设的目标和主要任务是“本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设。”由此，全国各级各类档案馆积极开展了数字档案馆建设工作。到目前为止，有些数字档案馆已经建成并投入使用，档案管理工作正发生着前所未有的变革。然而，不可否认的是，科学技术有时候也会是一把双刃剑。在我们感受到数字档案给我们带来便捷、高效的同时，也要注意它消极、局限的一面。数字档案的健康发展，还有待档①冯惠玲张辑哲：《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，2006年版，第127页。2案信息安全保障技术、法规、管理等各方面的加强。下面就从利弊两方面，来考察数字档案的优越性与局限性。1、数字档案的优越性档案是重要的信息资源，社会经济发展、科学研究、社会政治生活等诸多方面都与之息息相关。随着现代技术的发展和网络技术的普及，档案的社会需求主体也在不断扩大，对档案信息的需求量日益增多。这就需要进一步深层次开发档案信息资源，为社会提供方便快捷的档案信息服务，以满足各方面对信息的需求，更好地促进社会发展。数字档案的开发与普及，是解决这些问题的切实有效的途径。数字档案有着传统纸质档案无可比拟的优越性，归纳起来大致有以下几点：1.1、拓宽服务受众美国档案学者埃文斯曾经指出：“现代信息时代最使人惊奇和令人遗憾的方面之一，是档案这种记录信息的最古老而持久的形式，虽然对于每个国家和每个民族都是唯一和至关重要的，却仍然很少为人们所知道和了解。因而这个信息资源从整体上说，还是很少得到有效的利用。”传统档案繁杂的手续，或受地域空间的限制，造成了服务受众不广，资源利用率较低的局面。数字档案的出现和运用，使得档案利用变得极为方便快捷，拓宽了档案服务受众的范围。数字档案馆的兴起突破了传统档案馆的局限，通过计算机网络将不同档案馆对接起来，实现了资源共享。这是传统档案馆无法比拟的。数字档案信息具有传播的广泛、多样、便捷等特点，这让档案信息资源不再局限于一馆所有，拓宽了服务的广度。并且数字档案馆的各种馆藏（保密档案除外）对所有人都是开放的，利用者查询档案信息，无论文本、音频、视频、图片等，都可以很快捷地获取到。这样就突破了时间、空间的限制，推动了档案资源的普及利用。1.2、节约管理成本传统纸质档案在管理保护方面所要求的环境比较苛刻，比如防火、防盗、防虫等“八防”要求，需要相当大的人力物力。而数字档案的管理趋于自动化和简单化，把传统的纸质档案信息转成机读档案，可以节约保管费用和占地空间。传统档案查找起来也较为不便。而数字档案不仅无须手工登记编排，无须从目录登记册查找再到库房寻找原件，而可以通过目录查询、关键字查询、模糊查询、全文检索等多种方式迅速查找到所需档案。这样高效的特点能使档案利用者免除往返奔波之苦。如果按照传统的查阅法，利用者可能因为信息不全、不准，使查询过程变得复杂，并由此在档案室之间往3返查找、反复核对。数字档案的利用，可以实现资源共享，甚至可以足不出户就能查到档案，这样自助主动的获取信息，也相应地减少了档案馆的管理消耗。1.3、提升运作效率数字档案的管理能使资料得到及时归档，并方便快捷地提供利用。以公司部门为例，如果要进行干部的任用、提拔等，就需要提供详细准确的档案信息。若是纸质档案，要想进行查找、借阅、归还等，程序比较繁琐。若是对所需档案进行了数字化管理，就可以很快检索到数据信息，为领导决策提供参考。数字化的档案管理能够让人们查询资料变得简单。长期以来，档案工作人员手工收集、整理、管理、检索、提供利用档案工作量很大，效率却很低。这种高投入、低产出的档案管理方式，表现在脑力和体力的紧张劳作。加强档案信息化建设，实行信息化管理，可以很大限度地节约人力、物力、财力，提高工作的质量和效率。1.4、增强档案保护通过现代信息技术将纸制档案转变为数字档案以后，会让档案的使用变得更加安全，尤其是对于那些历史久远而珍贵的档案材料。档案经过数字化的处理之后，避免了使用者对原件的直接接触，降低了档案被损坏的风险，也杜绝了使用者篡改档案的行为。档案数字化还可以减少档案原件利用次数，防止档案实体在收集、借阅过程中的丢失和损坏。也可较为容易地转化为磁盘、光盘、胶片、缩微片及其它载体产品，当然也可还原为纸质产品。同时，档案信息化可有效避免手工摘抄内容的失误和繁琐。还可以对档案信息化产品进行备份，同时降低档案在备份过程中泄密的风险。2、数字档案的局限性虽说数字档案有着许多的优越性，但任何事物都不是单面的，而是立体多元的。对于数字档案来说，固然其优越性显而易见，然而其局限性的一面，也是不容忽视的。总结起来，也有以下几个方面：2.1、管理技术要求高数字档案的出现，打破了传统档案的整理模式。数据档案的特殊性，或多或少会让档案人员在整理时显得有些无所适从。档案人员需利用计算机技术，学会一种数字档案编排技术，即“虚拟整理技术”，才能达到整理数字档案的目的。但这样的先进技术对管理人员的技术要求很高。现在大部分档案管理人员的知识结构还比较单一。虽说对于传统档案的管理比较熟悉甚至精通，但数字档案管理却还存在着知识能力不足等问题。目前大部分档案管理人员可以对4档案信息资源系统和数据库进行录入、网站后台进行简单添加或删除，但若出现系统问题、数据库架构需要调整、网络防范等技术问题时，就有些束手无策了。因此，现在档案管理队伍还比较缺乏系统的网络技术、计算机技术、信息技术和档案现代化管理技术等综合型人才，还不太能顺应网络环境下档案信息资源开发利用的发展要求。2.2、管理制度待完善传统档案管理已经有了一套完整的制度，如：文书立卷归档制度，档案鉴定制度等。但传统的档案管理制度无法适用于数据档案的管理。虽然国家质量监督检验检疫总局在2002年12月4日发布了一份《电子文件归档与管理规范》，对电子文件的真实性、完整性和有效性、收集与积累、归档、整理、移交、接收与保管等做了一些具体规定，但是具体到某一细节还不具备可操作性，并没有形成一套完善的电子档案管理体制。因此，为了做到依法管理电子档案，必须建立健全相应的规章制度，做到有章可循，使电子档案的管理达到标准化、规范化、制度化和网络化。在电子档案的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，档案信息都有可能存在被篡改、丢失等危险。即使拥有完善的信息安全技术，也需要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节排除信息失真的隐患，维护电子档案原始性、真实性和有效性。2.3、数字范围难鉴定在众多档案中，哪些具有开发利用价值，可以优先转化为数字化档案信息资源，哪些因密级限定，暂时不具备被开发的“资格”，都需要一套鉴定标准。而这些“资格”的认定，虽在2005年9月1日开始实施的《纸质档案数字化技术规范》4.2条中规定，数字化对象原则为“应当对所需进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化”。只有大方向的规定，对于更细化范围没有具体规定，这使得各档案机构在实际操作中没有明确依据，操作比较困难。由此可见，我国在数字化建设中虽然出台了一些标准和措施，但还是不能完全应对鉴定工作中出现的一系列问题和困难。鉴定工作依然存在依据不足，操作不规范等问题。2.4、安全性存在隐患影响数字档案安全的内因主要包括人员的防范意识、技术支持力度和管理机制等问题。据有关资料显示，现在90%以上的网站存在严重的漏洞。网站遭到攻击，并不全因为对手高明，而是档案信息网络管理人员缺乏安全意识。档案信息资源开发利用的工作重心基本都放在开发利用上，很少对管理人员进行定期培训，这导致了管理人员安全防范意识的缺乏。一般来说，病毒侵害、黑客攻击、恶意篡改等会造成档案系统瘫痪、档案信息数据被盗5等后果，但这些只是外因。存在安全隐患的主要原因还在于未能建立良好的档案信息伦理意识，以及健全的法律法规。另外技术不够先进，检查不够及时，未能构筑良好的防护体系，也会威胁到数字档案信息资源的安全。3、数字档案的发展论当前，档案信息化建设与馆舍建设、馆藏建设、公共服务建设和安全保密建设一并成为了档案工作的重点内容。档案数字化则是档案信息化建设的基础工作。为迎接档案信息服务在新环境下的挑战，就必须发展与改进，提高管理水平，提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为社会现代化建设服务。要使得数字档案不断向前发展，归纳起来，需要做到以下几点：3.1、提升档案工作水平要提升档案工作水平，要从日常管理、资源开发、服务工作等方面入手。首先是管理水平，档案管理水平提升的标志不仅在于日常的标准化、规范化，还在于档案管理模式的开拓与创新。档案信息化建设为提升档案管理水平提供了有利契机和拓展空间。传统的档案多是由纸张组成，存放和保管需要成本，而且存放时间受到限制。而通过档案管理的自动化、即时化和网络化，就可以实现档案信息数据一次输入，长期使用的目的。可以突破时间与空间的限制，不仅方便快捷，管理能力和幅度也会大为提高。档案的形式和模式在提升，作为档案人员也必须跟上先进科技的步伐，要注意发展自己的技能，提升自己的档案管理工作的水平。这也是新时代的必然要求。3.2、加快数字建设进度档案信息化建设还处于起步阶段，还需要不断完善，建设支持内部工作和管理服务的馆内网、支持行政区域内机关通讯的政府专网、支持公众查阅档案信息的互联网等等。档案管理软件的开发和应用不统一，这也是有待解决的问题：“档案信息化建设中的软件建设部分，受建设资金来源、投入机制和部门利益驱使等因素制约，仍然是各自为战的状况。②”这妨碍了档案馆之间的资源共享。从整体情况看，目前档案信息化的工作重点还在加快档案数字化发展上。档案数字化被提升为“十二五”期间档案工作的重要内容，总的要求是到“十二五”末期，完成全部重要档案数字化工作。因此对数字档案的建设要加快进度，争取早日为人们方便快捷地服务，是当前工作的重中之重。3.3、档案数字化要规范②韩东：《档案信息化建设若干问题研究》，吉林大学硕士学位论文，2011年，第32页。6数字档案的规范化包括从档案实体库提卷后，首先要拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时要对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，以及校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专业人员再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，才能完成档案装订、还原，对电子数据进行归档，为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作，是规范化的基本要求。另外，在保密规范方