浅谈会计档案管理

1浅谈会计档案管理2014年8月2目录摘要…………………………………………………………………………………………3关键词………………………………………………………………………………………3一、论题的理论与实践意义………………………………………………………………………31、理论意义…………………………………………………………………………………32、实践意义………………………………………………………………………………3二、目前会计档案管理研究评述…………………………………………………………31、国外对会计档案管理体制、模式的研究现状………………………………………………32、国内对会计档案管理体制、模式的研究现状………………………………………………4三、会计档案管理存在的问题…………………………………………………………………41、收集资料方面……………………………………………………………………………42、整理、销毁方面………………………………………………………………………………43、移交、存放方面………………………………………………………………………………54、人员素质方面……………………………………………………………………………………55、电子财务档案……………………………………………………………………………5四、对会计档案管理的几点建议…………………………………………………………………51、提高档案意识，加强规范管理…………………………………………………………………52、落实责任，明确分工………………………………………………………………………53、与国际接轨，实现现代化管理…………………………………………………………………54、引进人材、加强培训……………………………………………………………………………55、实现财务档案管理的信息化…………………………………………………………………5五、总结…………………………………………………………………………………………63【摘要】本文分析了会计档案的收集、整理、销毁、调阅与利用中存在的问题，就如何使会计档案管理实现制度化、规范化、科学化提出几点建议：1、提高档案意识，加强规范管理；2、落实责任，明确分工；3、与国际接轨，实现现代化管理；4、引进人才，加强培训；5、即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。关键字：会计档案意义现状问题建议正文会计档案，是各类经济实体及事业单位，在经营业务活动中直接形成的、作为历史记录保存下来的，主要有会计凭证、会计账簿和会计报表，以及其他会计资料等专业资料。它以真实的原始数据为使用者提供可靠的信息，为单位制定规划、计划，调查取证以及进行决策提供参考和咨询。一、论题的理论与实践意义1.理论意义随着我国社会经济和电子技术不断发展，会计档案管理体制与模式也随时代发展而不断优化，将先进的管理思想、手段不断吸收利用，来改善会计档案的管理环境，提高档案管理效率，这已经成为新的时代的要求。会计档案管理体制与模式的研究，将有利于形成先进的会计档案管理体系，能将先进理论同工作实践结合起来，为会计档案管理效率的提高奠定理论基础。2.实践意义会计档案管理模式的观察与研究，有利于全面认识与了解会计档案管理的内容，提高会计档案管理的效率，通过发现本会计档案管理中存在的问题，促进企业管理效益的全面提高。会计档案管理、企业信息化、企业管理的全面优化这三个部分是紧密相关的。只有优化了的会计档案管理才能将企业管理带上一个新的台阶。二、目前会计档案管理研究评述1.国外对会计档案管理体制、模式的研究现状会计档案管理作为档案事业的一个分支，从起源上来说，首先产生于世界工业发达国家和地区。本世纪初，瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存会计档案。接下来，其他欧洲国家，以及加拿大、澳大利亚也纷纷开展了这项工作。到今天，世界各国会计档案管理得到了很大发展。但由于私有制的国家体制，决定了国外的大部分会计档案属于私有财产，国家没有制定同意的4会计档案管理体系、管理要求和标准，导致企业有权自行处理自己的档案，会计档案管理自主性强、随意性大的个体特色突出。2.国内对会计档案管理体制、模式的研究现状建国以来，我国的所有制形势单一、实行计划经济调整，会计档案工作作为国家档案事业的一个组成部分，由国家档案局的领导下，自上而下的组建了规模庞大的会计档案室管网。各企业采用了基本相同的方式开展档案工作，档案管理整体水平甚至高于其他国家。“集中统一，分级管理，条块结合，企业自主”是我国前期档案管理制度的概括。随着经济体制和企业改革的深入，企业所处环境发生诸多变化，如信息技术的广泛应用、信息资源管理和知识管理观念的影响、加入世界贸易组织等。大多数学者开始主张档案行政主管部门应该赋予企业自助管理的权利，避免那种不顾新时期会计档案管理体制建构企业行业特点、企业自身情况而实行的“一刀切”式管理模式。在非公有制经济异军突起的今天，非公经济企业作为重要的经济组成部分，它的会计档案管理模式可以概括为：会计档案集中统一管理、企业内对档案分级管理、企业内对不同部门对各自形成的档案分散管理、会计档案信息集成一体化管理、委托专业档案管理机构管代管五种模式。三、会计档案管理存在的问题会计档案是历史的真凭实证这一特性，决定了加强会计档案管理的必要性。但事实上，由于各单位会计档案管理意识还比较薄弱，重核算、轻管理，会计档案管理工作混乱，存在着一定的问题：1.收集资料方面由于对会计档案概念的不明确，一些财务人员没有将会计部门形成的全部文件归入会计档案，只是将会计凭证、账簿、报表核算类资料进行整理归档，而将法规、制度类文件，如上级财政部门的来文、本单位会计制度、会计工作计划、会计工作总结；预测、决策类文件，如财务分析报告、市场预测、会计决策设计等等，放在其他部门，造成会计资料收集不全。有些会计档案是属于不耐久的复写纸、传真纸或圆珠笔的字迹材料。这些材料在高温高湿度条件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意义。2.整理、销毁方面《会计法》明确规定：“会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计资料应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。”但一些单位的财务人员在月末、年度终了没有按规定将已形成的会计档案及时整理立卷，装订成册，随随便便放在箱内，造成资料遗失等问题。有的虽然进行了整理立卷，但是案卷质量不符合规范。会计档案保管到达一定年限之后，经过鉴定、审查，报经批准，可以销毁。但是，很多单位那些已失去保存价值的会计档案仍长年累月占据着库房和设备。这不仅增加了国家的经济负担，也影响了会计档案信息资源的开发利用。3.移交、存放方面5《会计档案管理办法》第6条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当有会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”在实际工作中，存在着财务部门担心移交后利用不便、不愿移交，而档案部门以不懂会计业务为由、不愿接收的矛盾。财务部门与档案部门配合得并不协调。4.人员素质方面在实际操作中，大多数单位的财务人员虽然熟悉财务处理，但是缺乏会计档案管理知识，而档案管理人员又缺少财务基本知识，不利于会计档案的正确分类和专业化管理。5.电子财务档案电子财务档案，较之传统的财务档案，有易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递等优点。但也有不足的一面，如需要一定的软硬件环境支持、只能在特定的条件下才能打开、不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭损毁、难查痕迹的特点。四、对会计档案管理的几点建议社会经济越来越发展，对会计工作的要求也越来越高，如何让会计档案管理实现制度化、规范化、科学化，有以下几点建议：1、提高档案意识，加强规范管理做好会计档案管理工作，首先要加强对会计档案工作的宣传，提高各级领导和相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计档案管理办法》的要求，制定会计档案管理标准，对会计档案进行规范管理，定期检查，充分发挥会计档案在经济建设中的作用。2、落实责任，明确分工确定专人负责财务档案的管理、制定严格的审核、装订、借阅制度。3、与国际接轨，实现现代化管理在实现会计电算化的企业，档案部门和财务部门应该共同合作，积极与先进的会计档案管理模式接轨，使会计档案实行计算机管理，真正发挥会计档案的作用，加快查阅资料的速度，提高档案管理水平。4、引进人才，加强培训一方面，财务人员不仅要具有财务知识，也要懂得档案方面的业务，另一方面，会计档案管理人员也需要进一步提高会计档案业务水平，增强整理立卷实际操作技能。5、实现财务档案管理的信息化即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档五、总结6随着越来越倍受重视，会计档案管理的良好变革已经渐渐呈现。会计档案管理是一个动态的过程，只有我们不断结合具体实际和先进理论去充实它，才能不断推进会计档案管理研究的不断深入。参考文献：1、宗培玲，《现代会计档案工作运行机制的建立》，北京档案，2005年9月2、冯慧玲、张辑哲，《档案学概论》，北京中国人民大学出版社，2011年6月3、《关于非国有会计档案管理原则与体制的思考》，北京档案，2004年5月