浅谈办公自动化环境下的文书档案管理

浅谈办公自动化环境下的文书档案管理[摘要]随着网络信息技术的到来，文书档案的管理正经历着一场前所未有的变革，从管理理念、管理方式到管理手段，都接受着新的考验，这场考验揭开了创新文书档案管理的序幕，为今后如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足公司各部门的需求提出了新的要求。[关键词]办公自动化文书管理档案管理文书是协助企业和部门领导处理日常工作的人员，是一个企业必备的工作人员，是领导的助手。文书档案管理是一项必不可少的特殊工作，它是档案工作的重要组成部分，记载着一个企业发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、研究开发等方面过程和成果。提高文书档案管理水平，实现文书档案管理自动化，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈谈我的认识。一、办公自动化环境下文书档案管理的优势1、信息检索效率大幅提高办公自动化实现了数据的一次输入多次利用，文件管理员在完成文件的拟写、签发、编号、排版、盖章、发布等工作后，只需要一个归档点击操作，就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。需要利用时，利用人员只需根据访问权限进行检索，就可以找到所需要的内容，文件资源通过办公平台实现了共享。与过去的档案管理工作中过多依赖于手工操作相比，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节都变得省时省力；无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。2、文件信息得到充分交流与共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单一途径管理发展为体系管理，由对档案单纯目录管理到对目录和内容合并管理。随着计算机及其技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用于工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。3、增强了电子文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿等情况，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异的发展，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如光碟、闪存、移动硬盘等等。这些载体的存取、读取方便快捷，易于传递，并且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。4、提高了文件传递的时效性和安全性日常公文办理过程中，办理人员将文件在传递过程中丢失的情况时有发生，同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很多不便。在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的时效性和安全性。二、办公自动化环境下文书档案管理的制约因素1、电子文件保密性受限制由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可以防止伪造电子文件和在原稿上增改、删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大很多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件亲自签名，也就无法借助签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。2.对文件管理人员的综合素质要求高文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理工作，对管理人员技术和素质水平提出了较高的要求。要实现档案信息办公自动化，文件管理人员不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，还要具备较高的知识储备和先进技术水平，从目前情况看，许多相关部门缺乏档案综合管理人才。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。三、对办公自动化环境下文书档案管理工作的建议1、规范体制，统一标准要做好办公自动化环境下文书档案管理工作，必须从以下几个方面着手，规范文档管理体制，统一技术操作标准。一是规范文档管理体制。在企业内实行文件管理与档案管理统一领导，统一规划，使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。二是制定业务流程标准。应明确文件处理、归档管理流程和著录要求，统一电子文件格式。三是统一技术操作标准。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范，保证不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。2、将保证电子文件的安全作为工作的重要内容随着网络技术的迅猛发展和广泛应用，档案信息安全问题变得日益严峻，计算机黑客的入侵、网络病毒的泛滥、网络事故的发生等，都对档案信息的安全造成了严重的威胁。办公自动化环境下，为保证电子文件的安全管理，必须采用先进的信息安全技术作保障，主要包括防火墙技术和数据恢复技术等。同时，应建立文书档案归档管理与安全利用的相关措施，建立身份认证，设定用户角色、访问权限，并根据文件的秘密等级进行有效控制。通过这些技术手段，可以保证电子文件的安全，使其免遭人为或非人为的破坏、更改和泄密。3、提高文件管理人员的综合素质要做好办公自动化环境下的文书档案工作，必须提高文件管理人员、档案管理人员，乃至信息技术人员的综合素质。文件管理人员和档案管理人员必须用档案信息化知识武装自己，更新自己的知识结构，在掌握档案专业知识的同时，还必须努力学习计算机网络技术，这样才能针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建议；信息技术人员也必须全面了解相关的档案管理知识，掌握电子文件归档管理的要求，由此才能更好地与文件管理人员沟通，更好地发挥网络信息技术在文档一体化管理上的优势。办公自动化为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，相关管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。同时，文件管理人员应不断拓宽知识层面，创新工作思路，实现管理工作现代化和一体化，科学收集整理，开发利用好档案资源，高质量做好文书档案管理工作，更好地服务于企业的发展。