浅谈如何保障地质资料安全

浅谈如何保障地质资料安全——以江苏省地质资料馆为例（江苏省地质资料馆徐向琴潘桂花）内容摘要：地质资料是国家重要的档案资料，随着江苏馆馆藏地质资料档案的与日俱增、档案安全意识日益提高、档案安全形势日渐严峻。加强档案馆安全工作成为江苏馆新时期重点落实的任务之一。江苏馆通过修编制度、投入经费、科技创新、安全培训等多途径，营造环境好的保管条件。关键词：地质资料安全、修编制度、投入经费、科技创新、安全培训1前言地质资料，是指在地质工作中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形成的原始地质资料、成果地质资料和岩矿芯、各类标本、光薄片、样品等实物地质资料。地质资料是国家重要的档案资料，它是地质工作成果的主要表现形式，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究等的依据和基础，是国家的宝贵财富。江苏省地质资料馆（以下简称江苏馆）为全省地质资料馆藏机构，依法接收、保存、管理汇交的地质资料，为全社会提供地质资料服务。截止2011年3月底，馆藏地质资料档案达到5800档，总计多达85299件，并保存有解放前地质资料134档，其中，最早的一份地质资料《江苏地质考察》为德国地质学家李希霍芬1868-1872年在江苏考察形成的，时间跨度长达一个多世纪之久。随着江苏馆藏地质资料档案的与日俱增、档案安全意识日益提高、档案安全形势日渐严峻。加强档案馆安全工作成为江苏馆新时期重点落实的任务之一。本文试从实际工作出发，浅谈江苏省地质资料馆保障地质资料档案安全的做法。2修编制度，建立有完整的、符合现实和发展需要的安全工作规范2.1根据新形势，分析新趋势，修编馆地质资料管理规章制度。自2004年省编办批文，成立江苏省地质资料馆以来，编制了江苏省地质资料馆《地质资料管理规章制度》，并根据馆发展需要，进行了修订工作，丰富了内容，完善了制度，现已涵盖了有关内设机构、岗位职责、地质资料接收验收、地质资料借阅、地质资料修复抢救、地质资料库房管理、地质资料数字化生产管理、地质资料安全管理等一系列的规章制度，使工作人员在日常地质资料管理工作中能较好把握地质资料提供借阅利用的服务尺度，保障了地质资料的安全。并且根据工作需要，馆与每位在岗接触地质资料的职工签订保密协议，形成软约束。2.2建立有纸质档案与地质资料数字化成果备份制度。江苏馆在油坊桥设立同城异地备份库房，存放着备份纸质地质资料，并专人定期进行巡查，集中打扫。管理方式与馆内库房保持一致。地质资料数字化成果实现了异质备份（光盘、移动存贮盘、服务器三种形式）与异城备份，根据省国土资源厅海门数据备份中心建设进程，未来将把馆内备份的地质资料数字化成果转移至省厅数据备份中心。2.3库房坚持实行档案专人管理，专人调档，有效地保证了档案的安全与完整，做到责任到人。坚持定期开展库房档案的质量和数量的检查工作，对检查出的破损地质资料档案，认真做好《地质资料档案检查记录表》，及时进行修复处理，维护档案的完整性。2.4制度上墙，时刻警示，案头设立岗位牌，接受监督。各室岗位职责、工作人员守则、服务承诺等九项制度制作成双层亚克力夹灯片，张贴在各科室墙壁上，同时又以案头设立岗位牌的形式，时刻提醒馆内职工，严格遵守相关规定，起到很好的警示作用，又是接受社会各界监督的一种好形式。3投入经费，建设抗震、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等基础设施，配置保障数据安全设备3.1建筑设计符合国家标准。2008年5月12日，汶川大地震，共有9个档案馆毁坏，38个档案馆严重损坏，56个档案馆损坏，大量档案被埋，许多珍贵的档案再也无法复原。惨痛经验告诉我们，档案馆的基建需要达到抗震要求，江苏馆在充分学习《档案馆建筑设计规范》文件精神的基础上，结合考虑地质资料与密集架的荷载，在新馆建造前与开发商进行了沟通，提出专门要求，要求新建馆的库房楼板与墙体等严格按照国家标准进行建造。现江苏馆库房面积为377平方米，存放的密集架总长为2700米，密集架体积有340立方米，存放余量多达50余年之久。3.2防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防菌等设备物品配备齐全。江苏馆资料用库房选择了手动式密集架，杜绝全自动密集架出现短路情况的可能。配备有恒温恒湿的精密空调、气体喷雾消防（库房外走道与各个科室配备足够数量的干粉灭火器）、视频监控等设备。确保库房保持在纸质资料所需的最佳温湿度中，气体喷雾实现出现火情时最大限度保全纸质资料的安全，并且提高防盗级别，视频监控外加每天保安巡逻确保库房中地质资料的安全。现江苏馆库房四季温度保持在14-24℃，昼夜波动幅度为±2℃；湿度45—60%，在规定内昼夜波动幅度为±5%。同时，定期在库房进行布药，防虫、防鼠。新近接收并验收完毕的地质资料在档案文件电子消毒柜中进行处理后方可入库。3.3配置服务器，构成两个独立局域网，配置防磁柜，保障数据安全。分别在藏阅室、信息室配置型号为：IBMSystemx3500M2的服务器，构成两个独立局域网，杜绝因链接外网而受病毒感染等情况出现。电子阅览室所用原始数据存放于服务器硬盘上，防止借阅者非法拷贝数据。信息室的涉密计算机与数字化生产组计算机构成局域网，在服务器上建立“图形工作室”共享文件夹，数字化生产组生产的数字化成果通过服务器实现与信息室间的传递。在数字化生产组每一台涉及地质资料的电脑上都装有防插外接存贮器的软件，若出现非法在涉密机上链接外接存贮器，电脑将立即不断重启，防止数字化成果的外泄。配置有16个防磁柜，存放数字化成果光盘与移动存贮器。每个科室均配备有涉密计算机与非涉密计算机、专用计算机（用于财务、电子政务、人事信息等处理）、中间交换数据用计算机（用于涉密与非涉密电脑间的数据交换）。所有电脑均配备有相应涉密等级的外接存贮器，实现相应涉密等级计算机间数据的通畅传递。4科技创新，研发软件，降低磨损，加强监督，保障地质资料档案的安全4.1自主研发电子阅览室系统。纸质地质资料档案的充分利用，长期以来一直被纸质资料借阅利用带来不可逆转的损耗制约着。随着社会与经济的发展，地质资料利用者对地质资料需求日益增长。随着信息时代科技的发展，江苏馆通过科技创新，自主研发成功具国内领先水平的电子阅览室系统，实现地质资料查阅方式的现代化变革，缓减了纸质资料借阅利用带来的损耗与不断增长的借阅利用需求间的矛盾，降低了纸质资料的损耗。该系统成功使用实现了以下五大功能：一是方便用户检索、借阅、打印要收集的资料，以及一份资料可供多人同时借阅，提高了用户查询利用资料的效率与地质资料的利用率；二是系统能自动识别屏蔽保密与保护期内的资料，通过人机对话，加强了保密和保护期内资料借阅利用的审核把关，杜绝人为疏忽，提高了资料合规借阅保障程度；三是通过应用深浅可调的水印技术，在用户打印收集的资料上加盖水印，具有追踪意义，提高了资料合规、合法利用的监督力度；四是多目标、多时段自动统计分析功能，极大地提高了资料借阅利用情况统计分析水平；五是资料查阅利用与管理全过程系统实时监控记录在案，能重现“借阅历史”，提高了地质资料安全利用保障程度。4.2自主研发成功地质资料数字化生产管理系统。地质资料信息化建设是重要的基础任务之一就是地质资料数字化，是“数字地球”、“数字国土”、“数字江苏”宏伟工程的重要组成部分，因此数字化生产过程中的地质资料、数字化生产成果的安全问题也变得尤为重要，在总结地质资料数字化生产操作流程、质量监控措施与管理制度，自主研发成功了地质资料数字化生产管理系统，实现地质资料数字化生产管理计算机化，该系统具有实时监控数字化项目组每位职工的操作过程、生产过程中非法使用非规定软件报警功能、随时拍摄操作端的操作流程并进行保存备查、多目标、多时段自动统计分析数据功能。保障了地质资料数字化成果的安全，防止了违规操作和非法泄密。5领导重视、全员安全培训、做好安全防范应急处理演练江苏馆保存着大量珍贵的地质资料，属重点防火单位之一，馆领导非常重视地质资料安全工作，一直提倡“时刻绷紧安全这根弦，做到意识足、懂安全、会预防，牢记将保障地质资料档案的安全放在首位”。在建立完善的安全消防制度以及应急情况处理机制的基础上，江苏馆每年均邀请南京市公安消防局安居防火教育培训中心的警官给馆内职工讲授防火与防灾知识，提高安全意识，增长防火与防灾知识，学会防火、防灾措施，进行具体操作演练。做到知识与实践的相结合，为地质资料安全提供保障。综上所述，可以看出，江苏馆在保障地质资料档案安全方面做了许多工作，领导对安全工作十分重视、全员的安全意识很强、馆内制定有完整的规章制度、对地质资料档案投入的经费非常足、积极的组织安全技术培训效果好，营造了一个保管地质资料地质档案的好环境，确保了珍贵的地质资料档案安全。备注：姓名：徐向琴工作单位：江苏省地质资料馆邮政编码：210018通信地址：南京市珠江路700号地质大厦6楼603室联系电话：025-8365950113915968160