浅谈档案办公自动化管理

浅谈档案办公自动化管理摘要：随着我国计算机信息自动化技术的日益普及，政府和企业的办公室工作逐渐走向办公自动化。档案信息资源的开发也逐步实现了电子化和网络化，网络信息资源的共享已成为一种新的发展方向。办公自动化管理模式给档案工作者带来了便捷，同时也提高了工作效率和管理水平。本文就档案办公自动化管理存在必要性进行分析，讨论了应该加强档案自动化管理的建设工作。关键词：办公自动化；档案工作；管理档案是一个国家重要的信息资源，目前，我国的档案工作已由过去单一管理逐步发展到如今的多种类更全面的档案管理，档案载体也从以前的纸质正在向各种形式的载体发展，近几年来，逐渐加强了对档案管理工作的重视，这就对档案的工作提出了更具体的要求。办公自动化也就是OA，源自于20世纪70年代，是利用现代化办公和计算机信息技术，至今也没有完整统一的界定。随着档案的数量和内容的日益增多，这就对档案查阅的快速化、准确化和便捷化提出了更高的要求，实现办公自动化管理，可以增加档案办公协调的能力，提高工作效率和质量，达到最优化的效果。一、档案办公自动化管理的必要性随着改革开放的进一步深化，人们利用档案的意识逐步增强，综合档案室的相继建立，使档案门类不断丰富，档案管理面临向更高层次发展的迫切需要。依靠现代科学技术来管理逐渐取代了传统的劳动管理。以前人们对计算机的认识还存在有局限性，而开发的计算机应用软件更是少之又少。目前，随着计算机信息技术的大力普及，在各行各业中都起必不可少的作用，因此开发档案管理系统，尤其是有关档案管理软件，对整个档案行业的基础建设，有重要的实际意义。1实现档案工作的效率和质量提高档案管理工作一般都包括档案的收集、整理、鉴定、统计、目录、索引、检索和利用等工作。实现办公自动化管理，档案管理部门可以通过计算机通信技术实现现代化、自动化的办公，可以迅速、有效地完成工作。通过数字化处理后的档案存储在计算机中，利用计算机信息强大的处理能力和计算速度，使处理档案信息可以在瞬间完成，收集、存储和访问档案资料都变得非常方便简单，极大地提高工作效率和质量。而传统的手工记录档案的管理模式，是完全地依靠人工进行档案收集、存储和查阅等，这样不仅工作量大、效率低，而且远不能满足人们对档案利用的需求。2实现档案工作方式现代化的转型目前，档案管理工作仍处于封闭状态，主要局限于档案的接收和保管，以及按需求来查阅的被动服务。在传统的档案管理模式中，档案文件信息不能实时共享，查阅相当困难，档案的利用率非常低。而现在利用计算机信息技术，实现了档案信息实时共享服务。档案办公自动化管理后，在档案录入的同时添加档案目录，这样就省去了对档案描述工作重复。档案登记后由计算机进行必要的整理，排序，分类。事实上，在档案归档后，就可以投入使用，从根本上改变档案利用率低的状况，带来巨大的好处。办公自动化管理的使用，除了减轻档案工作者的劳动，也提高办公效率。3建立有效地档案检索工程传统的档案工作者手工记录档案时，需要花费大量的资金，人力和物力准备各种各样的信息检索用具。这些单一的检索方式虽然可以实现检索目的，但是使用过程中存在着复杂和困难性，非常浪费时间和人力。建立一套有效地检索系统，可以实现快速访问，达到检索的目的。它既要实现手工检索所需的功能，又要结合先进的检索方式，快速准确的查找文件信息，其方便和快捷性是人工检索所不能比拟的，同时也兼顾了检索的标准化、规范化。二、提高档案工作办公自动化管理的建设档案工作办公自动化管理的建设，在各行业中都发挥到主导作用。当今社会的快速发展，无论是企业，或者政府机构，办公自动化的建设已经成为一个重要的任务。加强档案工作的办公自动化管理，是一个重要的方式促进档案工作的发展,而且还是一个有效确保档案建设工作基本稳定的措施,更是我们档案工作者对档案事业的发展做出的贡献。1有利于档案工作的顺利有序开展由于办公自动化建设是一项艰巨而复杂的系统工程，首先我们必须要有针对性的进行科学的规划和设计，确保信息传输过程的稳定和安全。办公自动化管理起到的作用是相当明显的，原本复杂、繁琐的程序和无序的档案从此也变得有条不紊，信息更加智能化，同时还降低了工序，极大的降低人工管理的成本，实现科学化和标准化的办公模式。办公自动化管理模式的实现对政府和企业网络信息的改进具有重大意义，提高资源利用率。2有利于提高档案工作者的自身素质办公自动化管理新技术的采用，以及全方位的科学管理模式，这样计算机自动完成操作，分类、搜索等，这就对档案工作者提出了更高的要求。在档案管理过程中，档案工作者应具备掌握相关的专业知识,熟悉管理工作流程和制定相关标准的能力。同时还要掌握计算机技术和网络管理的知识，能完成与计算机人士的沟通交流。此外，还学习网络信息技术，掌握网络的功能，只有不断地给自身“充电”，不断完善自己。这样才能满足办公自动化需要高质量的人才。3有利于完善档案信息资源的开发利用。随着社会信息产业的发展，随之带来的社会效益，经济效益会越来越明显，档案是许多重要信息资源的基础。如何使用现代化科技，有效地开发档案信息资源，并充分为社会服务，将是至关重要的工作，办公自动化管理模式的广泛推广使用，也是我们前进中的基础工作。在档案工作者整理、录入的过程中，不但要保障档案信息的准确，完整和真实性提高信息资源的可靠性，而且还要根据实际的情况录入关键性的词语以及相关对应的语句，方便自动化检索，扩大查阅范围。因此基层单位必须要使用现代科学技术来管理和运用档案信息资源，从而最大限度的开发和利用档案信息资源。结论办公自动化管理模式在我国的发展过程中,一方面要注重创造新型办公模式,提高办公效率,另一方面在确保办公自动化的情况下,提高我国档案管理的效率。在工作中，档案工作者在收集管理、信息利用、资源开发等过程中扮演着至关重要的角色。他们不仅仅对档案信息资源进行维护和开发，更是人们在利用档案信息资源过程的纽带。参考文献[1]周品.探讨办公自动化对档案管理互动效应的实践[J].民营科技,2012,09:234.[2]樊李荣.办公自动化对档案工作的影响及对策[J].兰台世界,2010,12.[3]李顺芳.办公自动化对档案管理互动效应的实践分析[J].科技风,2013,02:236.