浅谈档案管理在现代企业中的重要作用

浅谈档案管理在现代企业中的重要作用正随着我国计划经济体制向社会主义市场经济体制转变,社会主义市场经济体制的逐步建立,意味着优胜劣汰。要想在激烈的市场经济竞争中站稳脚跟，开拓市场，必须改变事业单位计划经济模式,转换经营机制,推行现代企业管理,即“事改企”成为在国家宏观调控下的自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体。推行现代企业管理,作为企业单位两大财富的人才和档案,其中档案是广大职工辛勤劳动的结晶,在企业管理中有着重要的地位和作用。一、档案管理在企业管理中的地位首先，档案管理对企业的大量资料进行保存和加以利用，实现共享和增值。一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。市场经济时代企业家决策要根据各种资料、数据、信息，搞好企业需要汇集各方面信息，对决策而言，信息与人才、资金同等重要，有时甚至更重要。没有资料管理、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。目前，企业档案管理特别是中小民营企业档案管理普遍比较薄弱，主要原因是企业老板的档案意识不强，管理方式原始，甚至还存在不知档案为何物，更谈不上档案利用了。有的即便是利用档案也是很原始的，忽视了档案为企业文化、形象、企业精神等方面的二次深层次开发。要改变这一状况，企业管理者必须树立知识管理思想，企业应根据自身的需要建立科学的档案管理制度，包括对各类文件、材料的归档整理、档案保管、保密、借阅和销毁等内容，并对企业内外各种信息、知识进行有效识别、全面搜集、科学的加工和充分的运用，以此促进知识共享、鼓励知识创新，实现知识增值，它是利用企业集体智慧提高企业应变能力和创新能力的重要途径。其次，档案管理可以简化工作程序，提高企业管理。企业管理千头万绪，但不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化、社区往来等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。相关人员要有原始凭证、文件记录保存的习惯；要有程序制度逐级办理的手续履行；要有回执、查询的记录原始材料，特别是保留好原始件的孤本；要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字条等等，都是法律证据的基本要素。最后，档案管理对企业经营发展都有特殊作用。企业档案指的是企业在各项经营、生产活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图标以及声响等形式不同的历史记录。企业在日常的工作当中，注重对各种文件材料的形成和积累，并且按照特定的要求科学的进行分类整理，统一对企业各部门和各种载体档案进行管理，来使得档案能够有效的被利用。二、档案管理工作对企业权益的维护不可忽视（一）档案工作对保护知识产权维护合法权益起着主导作用。企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，是企业知识创新的成果，是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证，当发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有力武器。企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，胜券在握，就得在日常经营管理中谨慎、细致地保存好较为翔实完整的企业档案做证据，供起诉、应诉之用，这样才能在经济纠纷中立于不败之地。（二）企业档案的安全与完整企业档案安全维护同样不可忽视。企业档案的安全是对企业档案实施良好的管理和保护，做好档案的保密工作，严格防止企业档案的丢失、泄密和失密现象的发生，严格遵守企业档案中所包含的涉密事项，来保护企业的知识产群，维护企业的合法权益。企业档案完整的维护，从数量上来讲，就是要保证企业档案内容上的齐全配套；从质量上讲，就是要保持企业档案的内在有机联系和系统性；在范围上，应涵盖企业的全部工作活动所产生的各种形式、各种门类的档案文书，严防档案进行人为地凌乱堆砌和加以割裂。便于社会和企业对企业档案的有效利用对企业档案的利用不只是企业档案工作的基本出发点，也是企业进行档案工作的最终目的所在。企业档案管理工作能够不断延续中得到发展的原因就在于它对社会存在一定的利用价值。对企业档案利用已经贯穿于企业档案管理中的始终和各个环节，而且，其也是对档案管理工作进行检验的根本标准。三、档案管理对企业文化的影响企业档案管理对于企业文化建设也有着十分重要的作用。首先，表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴和对企业文化的归纳、梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是一种简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设成就与不足。其次，通过档案管理员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕”，从而更好地服务于企业档案还必须逐年分类设置，归纳整理，经过活化才能有价值。要把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，加快信息化进程，充分发挥档案的功能和作用。公司的发展战略。档案机构可看作是一个系统，目前这一系统运行不畅，功效的发挥难如人意，如部门设置随意，更换频繁，重复低效，工作被动，责任与权利分离，状态失控，工作内容也因领导的更换而有大的变化等等。总之，人为因素干扰太大，直接影响到企业档案工作的客观性、连续性和科学性，其最终结果是服务效果差，而服务质量是服务行业的生命，是评估这一系统的关键因素。要解决企业档案系统目前存在的矛盾，提高服务质量，必须也只有从管理上找出路，建立起企业档案系统的质量保证体系，重视环节乃至全过程的管理，加强监督，排除导致系统脱离所需状态的各种影响，才能使企业档案系统的服务质量带来极大的改观。最后，企业档案系统管理必须强调全面管理意识。从企业档案的特点来看，企业档案管理必须要强调“三全”管理要素。企业档案来源广泛、内容丰富、门类繁多、形式多样。企业的档案不仅来源于企业的各种组织机构，而且还来源于个人。既有以纸质为载体的，也有以胶片、磁片、磁带、磁盘、光盘和各类信息软盘等为载体的。根据档案形成的规律，这些分散的材料，只有在经过收集、整理、立卷归档后才能转化为档案。档案管理是否合理，关系着整个企业的生存和发展，可见，档案管理对企业有着十分重要的作用。