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1水利工程建设项目档案资料管理绥中县档案局2什么是档案和档案工作档案：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作：简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。档案分类3档案分类按产生性质•文书档案•会计档案•科技档案•照片档案•声像档案•实物档案•专门档案按存在范围•通用档案•专门档案按存在方式•实体档案•电子档案4档案分类文书档案实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等。科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等。专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。新型载体档案如照片、影片、录像。光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。5水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录。一、水利工程建设项目档案定义第一讲水利工程档案概述6（一）水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用；二、水利工程档案的作用（二）具有着凭证和依据作用；（三）工程档案对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。第一讲水利工程档案概述7第一讲水利工程档案概述三、水利工程档案工作常见问题与原因分析（一）常见问题。1、文件材料形成不规范、不完整、不准确；2、档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失；3、各参建单位标准不一,档案整理不规范;4、建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失；8第一讲水利工程档案概述（二）原因分析1、水利工程建设项目自身特点为档案工作带来了困难；2、工程档案意识薄弱，重视程度不高；3、工程档案专业性较强。9第二讲档案工作保障一、组织保障（一）明确有档案工作的分管领导；（二）明确档案工作归口部门，并配有专职档案管理人员；（三）建立由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关负责人（网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据）。10第二讲档案工作保障体系二、制度保障（一）各参建单位应制定工程档案管理制度或办法，明确规定了各责任单位的职责与任务，并有相应的控制措施；（二）制定项目文件材料归档范围和保管期限；（三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程；（四）制定档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。11第二讲档案工作保障体系三、经费保障项目法人落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。四、设备设施保障（一）有符合安全保管条件的专用档案库房；（二）办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要。12第二讲档案工作保障体系五、档案工作保障体系执行（一）签订有关合同协议时，同时提出归档要求；（二）检查工程进度、质量时同时检查工程档案资料的收集、整理情况；（三）项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关档案；13第二讲档案工作保障体系（五）纳入工程质量管理程序；（六）按期上报建设项目档案管理登记表。（四）项目法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导；14第三讲项目文件的收集一、项目档案收集二、收集范围。，按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则.凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。15第三讲项目文件的收集（三）设计单位负责收集设计文件；（五）监理单位负责收集监理文件材料；（七）项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。（二）勘察单位负责收集设计基础资料；（四）施工单位负责收集施工文件材料；（六）运行单位负责收集、积累项目调试及试运行阶段形成的文件；（一）建设管理单位负责收集、积累项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺、涉外和竣工验收文件；16第三讲项目文件的收集各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设管理单位（或接收委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。三、收集时间17第四讲项目档案的整理与归档一、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。二、建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。18（二）依据项目档案分类编号对全部项目档案进行统一的分类和编号。（三）对全部项目档案进行清点、编目、编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。（一）根据专业主管部门的建设项目档案分类编号及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系（大纲）。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。第四讲项目档案的整理与归档19编制档案分类大纲分类组卷卷内文件排列案卷编目案卷装订编制案卷目录编页号填写卷内目录和备考表填写案卷封面和脊背第四讲项目档案的整理与归档20（一）建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。第四讲项目档案的整理与归档三、项目文件整理要求。（二）建设项目各管理机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单项或单位工程整理。21（三）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），应按项目或专业整理。（五）竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。第四讲项目档案的整理与归档（四）施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。22四、竣工图。第四讲项目档案的整理与归档竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位一定要按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章。23（一）凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章；（三）凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变或图面变更面积超过1/3的，应重新绘制竣工图。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明竣工阶段和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署竣工图确认章第四讲项目档案的整理与归档竣工图的编制形式和深度。（二）一般性图纸变更的符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章；24（一）竣工图章内容，尺寸如图所示。第四讲项目档案的整理与归档五、竣工图章的使用。25竣工图章式样，单位：mm第四讲项目档案的整理与归档(XX工程)竣工图编制单位技术负责人编制日期监理单位编制人审核人601010101071380252520日期1026第四讲项目档案的整理与归档（二）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图确认章101020监理单位审核人审核日期202020208027（三）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。第四讲项目档案的整理与归档（四）竣工图章使用不褪色红印泥。28举例：竣工图章的位置29第四讲项目档案的整理与归档六、项目文件的组卷要求。（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；符合档案管理要求。（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。30第四讲项目档案的整理与归档七、卷内文件的排列。（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。311、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。第四讲项目档案的整理与归档2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。（四）不同类型文件材料的排列方法。32第四讲项目档案的整理与归档3、各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后。如果卷内有多份文件而且反映反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。33第四讲项目档案的整理与归档4、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。5、竣工图按专业、图号排列。6、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。34八、案卷编目。第四讲项目档案的整理与归档案卷编目的内容包括：编写案卷页号、填写卷内目录、填写备考表、填写案卷封面、编制案卷卷脊、编制案卷目录。35编页号。1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号页号。已有页号的文件可不再重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。第四讲项目档案的整理与归档3637卷内目录的填写。2卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数和备注等组成。序号，应依次标注卷内文件排列顺序。文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。责任者，应填写文件形成者或第一责任者。文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。日期，应填写文件形成的时间——年、月、日。页数，应填写每件文件总页数。备注，可根据实际填写需注明的情况。第四讲项目档案的整理与归档38序号。应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。文件编号。填写文件文号或图样的图号。责任者。应填写文件形成者或第一责任者文件题名。填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可以自拟文件题名，自拟文件题名应加“[]”日期。填写文件形成的年、月、日，用8位阿拉伯数字表示，不能确定时间的用“0”表示，如文件形成时间是2005年6月，则表示为20050600。页数。填写每件文件总页数。文件题名页数39举例1：不装订文件卷内目录的填写40文件题名页数11111111111114141文件题名页数11111142卷内备考表的编制3卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。第四讲项目档案的整理与归档43第四讲项目档案的整理与归档1、卷内备考表要标明卷内文件的总件数、总页数，不同载体文件的数量。例如：本