江西省声像类电子档案著录与数据格式规范

江西省声像类电子档案著录与数据格式规范（试行）为确保声像类电子档案的真实、完整、可理解与可检索，规范著录与数据格式，实现声像类电子档案分类、检索、利用、统计自动化与共享，现依据《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等标准，制定本规范。一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体及国家综合档案馆，企事业单位与其它组织可参照执行。本规范所称声像类电子档案包括照片、录音、录像等三类电子档案。由数字摄录设备直接摄录形成的原生声像类电子档案，以及经后期编辑制作并符合历史原貌的录音、录像类电子档案按照本规范进行著录并建立数据库。经数字化转换生成的声像档案数字副本可按照本规范执行。本规范规定了一件或一卷声像类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、项目类型、应用门类、应用层次、可重复性、数据类型、数据长度与约束性等属性。二、著录项描述方法本规范从定义、著录细则、项目类型、应用门类、应用层次、可重复性、数据类型、数据长度、约束性等9个方面对著录项目进行描述，各描述项含义如下表所述。定义著录项含义的描述。著录细则对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。项目类型根据赋值属性对著录项的分类，分容器型、简单型两类。容器型是指具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型，著录项自身无需著录，其下可设置若干子著录项。简单型是指不具有子元素的元素所对应的元素类型，著录项可以著录，其下不设子著录项。应用门类该著录项可以应用的档案门类。应用层次著录项可以应用的档案聚合层次，由高到低分为宗、类、卷、件等层次。本规范的应用层次包括卷、件。可重复性著录项是否可重复赋值。著录项的可重复性对声像电子档案管理系统提出功能要求。数据类型著录项数据字段的基本属性，分字符型、日期时间型。日期时间型通常应用于以件为著录对象的著录项数据字段。由容器型著录项创建的数据字段没有数据类型。数据长度著录项对应的数据库字段长度。约束性该著录项或由著录项创建的数据库字段是否采用的强制程度，分“必选”、“可选”、“条件选”。“必选”表示在任何聚合层次时都必须采用此著录项，并作为目录数据库的字段；“可选”表示著录项目为可选项，一旦选择该著录项则必须创建数据库字段；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用该著录项，并创建相应的数据库字段。著录项约束性对相应的数据库字段是否不能为空不做要求。三、声像类电子档案著录对象本规范规定的著录对象为卷、子卷、件。可以按照下述规定进行声像类电子档案的整理与编目。㈠卷，即案卷。卷著录对象是指由一次业务活动中形成的所有照片类电子档案，或录音、或录像类电子档案。如某次业务活动中形成的所有照片类电子档案组成一个卷。或者一个卷由多次业务活动中形成的照片类电子档案组成，这种整理方法适用于一次业务活动中形成的声像类电子档案较少的情形。㈡子卷。子卷著录对象通常适用于原生录像类电子档案，是指案卷下设置的若干子案卷。业务活动持续时间长，且下分多项子活动时，可将子活动中形成的录像类电子档案作为案卷下的子卷加以整理、编目。如省人大十一届三次会议形成的录像类电子档案组成一个案卷，其开幕式、分组讨论、闭幕式中形成的录像类电子档案可以在案卷下分别组成三个子卷。㈢件。件著录对象为单件（份）声像类电子档案，是档案的最小管理单元，也称自然件。四、声像类电子档案著录项与著录要求声像类电子档案著录项共设7个大项、50个小项，主要用于揭示声像类电子档案的内容、形式特征，以及重要的业务与技术环境背景。7个大项分别是标识项、题名与责任者项、时间项、主题项、管理与权限项、背景信息项、附注项。为保证声像类电子档案的真实、完整与可理解、可检索，应自声像类电子档案形成之日起3个月内完成著录工作。下面从定义、著录细则、示例等三个层次对各著录项的著录规范作进一步描述，以此作为实施声像类电子档案著录的具体方法与要求。㈠标识项1.聚合层次档案在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。聚合层次由高到低分为宗、类、卷、件等层次。按本规范指定的聚合层次著录“卷”、“子卷”或“件”。2.档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。声像类电子档案档号的一般结构为：全宗号-档案门类代码·年度-案卷号-件号，全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-案卷号-件号。录像类电子档案的第三种档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-案卷号-子卷号-件号。该结构用于编目管理持续时间长、下分若干项子活动的大型业务活动中形成的录像类电子档案。如省人大十一届四次会议形成的所有录像类电子档案组成一个卷，该次会议的开幕式、选举大会、闭幕式上各自形成的若干录像类电子档案分别组成三个子卷。档号各组成部分著录细则见档案门类代码、年度、保管期限、案卷号、件号等著录项的著录要求。档号各组成部分之间用半角“-”相连，类别号中各子项之间用中间的“•”相连。示例1：X001-ZP·2011-012-00266，表示为：X001全宗2011年度012卷第00266件照片档案。示例2：X035-LX·2010·D30-005-00026，表示为：X035全宗2010年度保管期限为定期30年的005卷第00026件录像档案。示例3：X033-LX·2011-005-02-00026，表示为：X033全宗2011年度005卷02子卷第00026件录像档案。3.全宗号全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。不向国家综合档案馆移交档案的单位由各单位根据本单位法人变更情况自行设定。全宗号是国家综合档案馆为同级立档单位给定的全宗的规范化代码。全宗号由4位代码构成。其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆内不能有相同的全宗号。示例1：X033示例2：10014.档案门类代码档案所属门类的规范化代号。声像类电子档案分为照片、录音、录像等三种门类，其档案门类代码分别为ZP、LY、LX。5.年度声像类电子档案的形成年度。用4位阿拉伯数字标识声像类电子档案的形成年度，如“2010”表示著录对象形成于2010年。当形成年度无法考证时，著录声像类电子档案的归档年度，并在附注项加以说明。6.案卷号一个年度或一个保管期限下案卷排列的顺序号。案卷号用3位阿拉伯数字标识。一个年度或一个专题下的案卷号应是连续的流水号，不应有空号。当案卷号不足3位时，应在前面用“0”补足，如“020”。7.子卷号一个案卷下子案卷排列的顺序号。子卷号用2位阿拉伯数字标识。一个案卷下的子卷号应是连续的流水号，不应有空号。当子卷号不足2位时，应在前面用“0”补足，如“01”。8.件号同一案卷或子卷内声像类电子档案排列的顺序号。件号用5位阿拉伯数字标识。件号应是连续的流水号，不应有空号。当件号不足5位时，应在前面用“0”补足，如“00260”。9.电子档案名在计算机存储器中唯一标识声像类电子档案的一个字符串，由名称、扩展名二部分组成。按声像类电子档案的实际名称著录。可采用档号或其它命名规则为声像类电子档案命名。示例：一张JPEG格式的照片类电子档案档号为X035-ZP·2008-036-00012，采用该档号为其命名时，其电子档案名应著录为：X035-ZP·2008-036-00012.jpg。㈡题名与责任者项1．题名能揭示声像类电子档案主题的一组文字。题名应简明概括、准确地揭示声像类电子档案记录的主要内容，包括事由、主要人物等。可使用业务活动名称作为案卷级题名，如示例2。示例1：中共江西省委书记苏荣等省领导出席南昌市城市快速轨道交通工程开工奠基仪式示例2：南昌市城市快速轨道交通工程开工奠基仪式2．摄影者照片类电子档案的拍摄者。应著录摄影者姓名及其工作单位名称，姓名与工作单位名称之间用“，”隔开。以卷为著录对象时，不同单位的多个摄影者之间用“；”分隔。摄影者无法考证时用“囗囗囗”代替。示例1：彭小军，××档案馆。示例2：彭小军，××档案馆；王林海，×××办公厅。3．录音者录音类电子档案的录制者。著录录音者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开；不同单位的多个录音者之间用“；”分隔。录音者无法考证时用“囗囗囗”代替。著录格式要求见摄影者项。4．摄像者录像类电子档案的拍摄者。著录摄像者姓名及其工作单位名称，姓名与工作单位名称之间用“，”隔开；不同单位的多个摄像者之间用“；”分隔。摄像者无法考证时用“囗囗囗”代替。著录格式要求见摄影者项。5．采集者对声像档案实施数字化、转码、编辑等业务活动的责任人。如对传统载体照片、录音、录像档案进行数字化的操作者，或对录音、录像类电子档案进行转存、转码、编辑等的责任人。著录采集者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开。采集者无法考证时用“囗囗囗”代替。著录格式要求见摄影者项。6．著录者对声像类电子档案进行著录的责任人姓名及其工作单位。归档前对声像类电子文件进行简要著录的责任人，归档后作进一步著录的责任人等都应在该著录项加以描述。描述著录者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开。著录格式要求见摄影者项。7．审核者对声像类电子档案著录结果进行审核的责任人。著录审核者姓名及其工作单位名称，姓名与其工作单位名称之间用“，”隔开。著录格式要求见摄影者项。㈢时间项1．摄影时间照片类电子档案的拍摄时间。手工著录精度为日期。由数字档案管理系统自动提取时，应著录摄影的日期时间。以卷为著录对象时，应著录卷内照片类电子档案最早与最晚的摄影时间。示例1：20080812。示例2：2008-8-1209:30:26。示例3：19960810-19960811。2．录音时间录音类电子档案的录制时间。手工著录精度为日期。由数字档案管理系统自动提取时，应著录录音的日期时间。以卷为著录对象时，应著录卷内录音类电子档案的起止时间，即最早与最晚的录制时间。著录格式要求见摄影时间项。3．摄像时间录像类电子档案的拍摄时间。手工著录精度为日期；由数字档案管理系统自动提取时，应著录摄像的日期时间。以卷为著录对象时，应著录卷内录像类电子档案的起止时间，即最早与最晚的拍摄时间。著录格式基本要求见摄影时间项。下面的示例为一件原生录像类电子档案的摄像时间的著录结果。示例：2010-9-1009:08:26-2010-9-1009:08:48。4．采集时间录音、录像档案数字化时间，或将数字录音、录像文件由数字设备转码、收录、采集并存储到计算机中的时间。著录录音、录像档案数字化或采集日期。著录格式要求见摄影时间项。5．时间长度录音、录像类电子档案持续时间的数量（长度），以小时、分、秒为计量单位。时间长度著录格式为：hh:mm:ss。其中，hh表示以小时为计量单位的时间长度，mm表示以分为计量单位的时间长度，ss表示以秒为计量单位的时间长度，间隔符使用英文状态下的“:”。下例是一个时间长度为3小时56分40秒的录像类电子档案的著录结果。示例：03:56:40。㈣主题项1．地点声像类电子档案的摄录地点。著录录制地点的全称或通用简称。示例：南昌市红谷滩轨道交通1号线珠江路站。2．人物照片类电子档案中记录的主要人物。可按人物职务或在画面中的自然排列顺序逐一著录人物信息，包括人物姓名、职务及其在照片中所处的位置等。多个人物信息之间用“；”隔开。示例1：左五：苏荣，中共江西省委书记；左四：刘敬民，北京奥组委执行副主席；左六：傅克诚，江西省政协主席；左三：余欣荣，中共江西省委常委、南昌市委书记；左七：张和平，北京奥组委委员、北京奥运会开幕式工作部部长；左八，蒋如铭，江西省人大常委会副主任；左二：史文清，江西省人民政府副省长；左一：谢茹，江西省人民政府副省长示例1：前排左起：黄春平，南昌市人民政府副市长；王水平，江西省发改委副主任；成华，江西省发改委设审处处长。3．背景照片、录像类电子档案中具有检索意