深圳市科技图书馆(深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度

规章制度第1页共26页深圳市科技图书馆（深圳大学城图书馆）科技查新工作规章制度1．科技查新工作总则2．科技查新工作原则3．科技查新工作实施细则4．科技查新咨询档案保管制度5．科技查新委托人须知6．科技查新咨询专家行为规范7．科技查新人员工作守则8．科技查新工作流程9．科技查新质量要求（附图：科技查新质量评价指标体系图）10．科技查新咨询用户反馈制度11．科技查新收费管理管理规定规章制度第2页共26页制度名称1：科技查新工作总则为了高质量地完成科研课题的查新工作，规范管理，保证查新工作的质量，特制订本规定。一、查新工作管理部门1、图书馆的科技查新工作由主管馆长负责，具体实施部门为信息情报部。2、信息情报部负责查新人员的管理、审核及定期考查。对考查不合格人员，信息情报部有权取消其查新人员的资格。3、由信息情报部主任根据工作需要，指定专职查新员完成查新项目。被指定人员必须按时、高质量地完成查新报告。4、信息情报部建立科技查新项目的管理档案，定期向图书馆汇报进展情况。二、人员的管理查新人员由查新员、审核员和查新咨询专家组成。1、查新员的条件及职责查新员由信息服务部主任提出聘任意见，由主管馆长认可。同时符合以下条件：⑴具有中级及以上专业技术职称。⑵具有相关的专业知识并具备较宽的知识覆盖面，熟悉查新判断分析的原则与重点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼。⑶接受过国家或相关主管机构的有关查新的正规培训，具备从事查新的资格；或具有2年以上与查新相关的工作经历。⑷熟练掌握相关专业的国内外各类型数据库和检索工具的使用方法，具有一定的外语和计算机水平。⑸查新员必须遵守上级主管机关颁发的有关科技查新的管理办法、规范，以及图书馆制订的《深圳市科技图书馆（深圳大学城图书馆）图书馆科技查新工作流程》，严格按照有关规定进行操作，接受本馆查新负责单位的领导，并对其负责。⑹查新员负责查新的全过程，代表本查新站处理查新委托等事宜。与审核员协商后，撰写查新报告。规章制度第3页共26页2、审核员的条件与职责查新审核员须由信息咨询部主任聘任，主管馆长批准。除具有一般查新员的基本要求外，还须具备：⑴必须具有副高及以上专业技术职称。⑵审核员负责审核查新员的查新程序是否规范，查新员确定的检索工具、数据库是否合适，选择的检索词及分类栏目是否恰当，检出的文献是否为可比文献，收集到的相关文献是否齐全，提出的文献判断是否正确，查新结论是否客观和准确，查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。3、查新咨询专家的条件和职责为了保证查新质量，由图书馆聘任各院学术骨干、企业的技术骨干担任咨询专家，负责相关学科专业查新项目的咨询。⑴查新咨询专家应当熟悉查新项目的科学技术内容。熟悉查新判断、分析的原则与要点，具有严谨的科学态度、良好的职业道德。⑵应当客观、公正地回答查新咨询问题，提供的查新咨询意见应当清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际。⑶应在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务。规章制度第4页共26页制度名称2：查新工作原则为保证科技查新工作的公正性、严肃性和权威性，维护查新用户的合法权益，遵照国家科技部发布的《科技查新规范》及教育部的相关法规，特制定查新工作的规章制度如下：（1）严格遵照查新自愿原则、依法查新原则和独立、客观、公正的工作原则进行科技查新咨询；（2）热情接待用户，耐心回答用户提问；（3）与用户洽谈，详细了解与课题相关的情况，确定课题查新点和检索词。（4）针对查新过程中出现的疑难问题，及时与用户交流磋商，交换意见；（5）按时完成查新课题，按时向客户提交查新报告；（6）查新结果必须经查新审核员审核。（7）严格按科技查新收费标准进行收费，收费标准事先向用户介绍。（8）尊重用户利益、保证有关查新各方的相关权益，对委托查新项目的技术内容，负有保密的责任；（9）如遇特殊情况，不能完成查新要求，应与用户及时联系，协商解决。规章制度第5页共26页制度名称3：科技查新工作实施细则为贯彻国家科学技术部有关科技查新咨询工作的政策、条例、规定和办法，确保科技项目查新工作的严肃性、公正性、准确性、独立性，使查新工作制度化、规范化和科学化，特参照科技部颁布的《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》等，制订本细则。一、查新业务基本术语及其定义的说明对科技查新术语的理解与具体内涵的不同认识，往往导致查新工作或查新报告出现明显的偏差，因此，正确理解查新工作中常用术语的基本含义，是做好查新业务工作的基础。本细则对查新关键术语具体说明如下。1、查新查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》和本细则操作，并作出结论。因此，查新工作的核心是对查新项目“新颖性”的理解与把握。查新不只是一项专题检索，更是一项专题信息咨询，是为评价科研、立项等的“新颖性”提供文献查证结果，对是否已有“同样的结果”作出客观的鉴证性结论。查新报告无权对委托项目的“创造性”、“先进性”、“水平”进行评价或作出结论。2、查新点查新点是指需要查证的内容要点。可理解为查新项目的“创新点”，指的是与现有技术相比，体现某项成果新颖性与先进性的技术特征点，查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容不应作为查新点。查新的目的与归宿是对创新点的查证，因此，查新点是贯穿查新过程始终的焦点，是对文献相关性确认与筛选、检索结果分析与对比、查新结论立足的根本依据。3、新颖性新颖性是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容没有在国内外出版物上公开发表过。其核心是在查新日以前、同样的成果、出版物公开、他人公开，由成果本人公开的内容不影响其新颖性判断，由其它协作单位公开则属知识产权争议，查新报告不做判属。对科技项目新颖性的判断原则是：规章制度第6页共26页（1）相同排斥原则：即对“同样的项目”——所属科学核技术领域相同，解决技术问题的手段相同或实质相同，预期效果与现有技术相同，凡在查新日之前已有同样的成果在国内外出版物上由他人公开发表过，即认为后者已无新颖性。（2）单独对比原则：将查新项目的技术要点与每一份相关文献中的技术内容单独比较，而不是与多份相关文献的内容进行组合比较。（3）下位类具体概念否定上位类一般概念原则。（4）突破传统原则。如查新项目的技术超出常规限定范围。4、科学技术要点科学技术要点可理解为项目的主题，充分反映出项目的全部概貌，具体概括项目所属的技术领域，背景技术、拟解决的技术问题、采用的技术方案、主要技术特征、技术参数或指标、技术效果及应用范围等相关技术内容。科学技术要点在新颖性查证中具有重要作用，查新人员针对“科学技术要点”限定的主题，充分理解项目的技术内涵，在主题相关技术领域内，选择适当的检索策略，在主题所属技术领域内进行文献的分析对比。5、关键词关键词是指能够充分揭示和描述文献主题内容的具有实质意义的、重要的、关键性的词语。常出现在文献标题、文摘、正文中。它既不同于文献学研究中的以词表为依据的经过规范化处理的“叙词”（或称“主题词”），也不同于完全不受限制和约束的“自由词”。因此，在文献检索中，应兼顾二者。6、检索策略检索策略是指为实现检索目标而制定的全盘计划，是对整个检索过程的谋划和指导。具体反映在查新报告中检索式关键词的选用及其逻辑组配。检索式必须真实地反映出查新报告中列示的相关文献的检出过程，检索式的逻辑组配，布尔逻辑算符、位置算符必须与所用数据库的检索要求相符合，检索式的最终检索结果不得为零。7、相关文献相关文献是指与查新项目主题相关的同类项目的有关文献（要注明著者、题目、刊名、年、卷、期、页）。相关文献与所查项目应属于同类研究，其内容具有可比性，否规章制度第7页共26页则不能作为相关文献。8、密切相关文献密切相关文献是指相关文献中，那些在实质方面与查新项目的主题最为近似的文献。密切相关文献的漏检直接影响对查新项目新颖性的判断。二、查新过程管理（一）查新项目的受理与委托（1）由本查新站负责同志接洽查新项目委托，由相关学科专业查新人员正式受理查新；（2）查新人员受理查新时，应判断待查新项目是否属于查新范围，判断查新项目学科是否属于本查新站受理的专业范围；有下列情况之一时，本站不受理查新：①超出本查新站受理的专业范围；②经多次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目各个创新点或技术要点；③查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。④查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。（3）指导查新委托人填写查新委托书，同时提请委托者认真阅读《查新咨询用户须知》和《查新咨询收费标准》，并向用户详细介绍查新咨询有关规定。（4）检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、确当，对于用户不明确或难于填写的问题或特殊查新咨询要求，可与用户协商，或提出建议供用户参考。（5）请委托者提交能详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完善，是否符合查新要求。（6）与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。（7）与查新委托者关于查新要求、查新范围、完成时间、查新收费等达成共识。（8）与查新委托人订立查新合同，合同书一式两份，统一编号，并经双方签字或盖章后生效，并存档备查。规章制度第8页共26页（二）查新检索工作的实施1、检索前的准备（1）明确检索目的；（2）根据检索目的确定待查新项目的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容；（3）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围；时间范围应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，可以参考以下原则：①科研立项查新，从查新之日前推10-15年；②成果鉴定查新，从查新之日前推10年；③申报奖励查新，从查新之日前推15年；④技术咨询及其他类查新，从查新之日前推15-20年。2、检索范围和检索工具的确定（1）查新人员在明确待查新项目的主要内容后，应根据待查新项目的研究内容确定检索范围，选择检索工具；以机检为主，手检为辅，力求查全、查准，保证质量；（2）对待查新项目的国内文献检索，应根据国内数据库出版的特点，选择科技期刊、科技成果、学术会议、专利、学位论文等多种文献类型数据库进行检索，以防漏检；（3）对中文数据库的检索，应放宽检索条件，通过人工判断进行相关文献筛选；（4）待查新项目的国外文献检索，首先选择美国DIALOG索引文档进行文献扫描；如果扫描结果中，命中的数据库本馆已有电子馆藏，首选利用本馆所藏电子资源获取文献；本馆未入藏的数据库，仍要通过DIALOG联机获取；（5）检索词的确定，要考虑能够表达查新项目的创新点或技术要点，并结合同义词、相关词、缩写词、多种拼法、词尾变化等多种情况进行全面检索；（6）对产品类查新项目，除选择一般文献数据库外，应考虑选择商情数据库及印刷版产品类工具书，以保证查全；（7）依据查新项目的主题内容及不同的检索工具，正确编制检索策略；（8）利用本馆电子资源对检索策略进行试检，目的是检验检索策略是否能够准规章制度第9页共26页确地检索到与待查新项目相关的文献，了解文献的分布情况，同时检验检索词选取的正确与否；（9）针对试检的结果，进行调整、修改，避免检索结果为零篇的情况发生；对试检出的文献太多或太少，要在分析课题内容的基础上，从以下几种途径调整检索策略：①增加或减少检索数据库的数量；②从数据库设置的其它字段检验检索结果；③重新选择上位概念或下位概念检索词，以扩大或减小检索范围。3、正式检索（1）正式检索应在调整检验了检索策略的基础上进行；（2）查新人员检索出相关文献的题录、文摘后，整理成统一格式的检索附件；对于密切相关文献必须查找原文，作为查新报告的附件。（三）撰写查新报告1、查新报告的主要内容（1）基本信息：包括查新报告编号、查新项目名称、查新委托人名称、查新委托日期、查新机构名称、查新委托人地址、邮编、电话、传真、电子信箱、查新员、审核人姓名、查