档案管理常用目录表格式样

1档案管理常用目录表格式样（2013年12月修订）一、档案收集、验收、归档方面档案移交清册（封面）……………………………（2）档案移交清册（内页）……………………………（3）基建技改项目文件交付验收审核单………………………（4）基建技改项目文件交接目录……………………………（5）基建技改工程档案验收表……………………………（6）二、档案整理著录方面文书档案归档文件目录……………………………（7）（文书档案档案盒内）备考表……………………………（8）（科技档案）卷内目录……………………………（9）（科技档案）卷内备考表……………………………（10）科技档案案卷封面……………………………（11）科技档案目录……………………………（12）会计档案目录……………………………（12）企业职工档案目录（卷内目录）……………………………（12）职工档案目录（案卷级）……………………………（13）合同档案目录……………………………（13）书刊档案目录……………………………（13）底图目录……………………………（14）底图袋标签……………………………（14）照片档案目录……………………………（14）音像档案目录……………………………（15）荣誉档案目录……………………………（15）印章档案目录……………………………（15）电子档案目录（总目录）……………………………（15）归档电子文件登记表（首页）……………………………（16）归档电子文件登记表（续页）……………………………（17）三、档案鉴定销毁、修改补充方面档案销毁清册（封面）……………………………（18）档案销毁清册（内页）……………………………（19）科技档案图纸变更（补充、作废）通知单……………（20）四、档案利用方面档案利用登记表…………………………（21）档案利用效果登记表…………………………（22）五、档案库房管理、统计方面档案库房温湿度登记表…………………………（23）文书档案分布表（台帐）…………………………（24）会计档案分布表（台帐）…………………………（24）职工档案分布表（台帐）…………………………（25）科技档案分布表（台帐）…………………………（25）本钢档案室基本情况年报表…………………………（26）2档案移交清册（封面）移出说明档案类别数量（卷、件、张、盘）合计接收意见移出单位：（印章）接收单位：（印章）负责人：负责人：经办人：经办人：交接日期：年月日3档案移交清册（内页）序号责任者题名档（文图）号数量年代备注4基建技改项目文件交付验收审核单项目名称施工单位单项工程名称工程编号文件数量施工文件竣工图纸变更材料其他施工单位自审移交意见：技术负责人：经办人：年月日（公章）技监理单位审核意见：监理人：年月日（公章）项目经理部审查验收意见：工程组组长：经办人：年月日（公章）注：施工、监理单位向在建单位项目部交付档案使用此审核单，一式两份，交接双方各存一份。5基建技改项目文件交接目录序号图（文）号案卷题名份数页数备注注：施工、监理单位向在建单位项目部交付档案使用此目录，一式两份，交接双方各存一份。6基建技改工程档案验收表工程名称主要单位工程名称立项日期开工日期试生产日期投资规模设计单位监理单位主要施工单位档案资料数量（正本）总计卷册。其中竣工图纸卷计张，底图张，电子文件光盘张，照片张，音像光盘张在建单位自检意见（单位盖章）年月日验收组织单位意见（单位盖章）年月日注：在建单位申请工程档案验收使用此表，一式三份。7文书档案归档文件目录档号责任者文号题名日期页数密级脱机载体编号备注注：推荐采用横版式样8备考表本盒内共有归档文件材料件起止档号为：说明：整理人：年月日检查人：年月日注：文书档案档案盒内“备考表”9卷内目录档号-序号文件编号立项号设备定址码责任者文件材料题名日期页数折合A1备注注：科技档案“卷内目录”10卷内备考表档号：互见号：本案卷内共有文件材料页，其中：文字材料页，图纸页照片张。说明：整理人：年月日检查人：年月日注：科技档案“卷内备考表”11科技档案案卷封面档号————————————案卷题名————————————————————————————————————————————————————立卷单位————————————————起止日期————————————————保管期限————————————————密级————————————————12科技档案目录档号图（文）号案卷题名责任者份数页数形成时间立项号密级脱机载体编号备注注：科技档案案卷级目录（推荐横版式样）会计档案目录档号案卷标题形成年度形成月份起止号码张数保管期限脱机载体编号备注注：会计档案案卷级目录企业职工档案目录（卷内目录）序号材料名称材料形成时间页数备注年月日说明：每卷卷首共放10页，一类一页13职工档案目录档号姓名性别出生时间单位职务备注注：职工档案案卷级目录合同档案目录档号责任者合同号题名日期卷件数密级备注注：合同档案项目级目录书刊档案目录档号责任者书刊号题名日期页数密级备注注：书刊档案案卷级目录14底图目录档号图（文）号题名责任者形成时间张数备注底图袋标签档号图（文）号题名张数备注照片档案目录照片号题名形成时间张数摄影者备注15音像档案目录档号题名形成时间时间（分）盘数备注荣誉档案目录档号责任者题名时间备注印章档案目录档号印章名称启用时间废止时间备注电子档案目录（总目录）档号责任者题名文件编号形成时间密级套数备注16归档电子文件登记表（首页）档号题名文件特征形成部门（单位）形成时间载体类型文件编号（载体编号）设备环境特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等）文件记录特征记录结构（物理、逻辑）记录类型□定长□可变长□其他记录总数总字节数记录字符及图形、音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数：□一件一盘□多件一盘□一件多盘□多件多盘归档交接归档部门：接收部门：归档人：（签名）接收人：（签名）年月日17归档电子文件登记表（续页）文件编号题名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限备注18档案销毁清册（封面）拟销毁档案内容鉴定人员（签字）年月日鉴定部门负责人意见年月日主管领导审批意见年月日档案馆（财务部）审查意见年月日监销人销毁情况说明年月日19档案销毁清册（内页）序号责任者档（文图）号题名数量销毁原因备注20科技档案图纸变更（补充、作废）通知单编号：年月日图号图纸题名张数变更原因变更内容申请单位申请人申请单位技术负责人批准单位批准人批准单位技术负责人变更单位变更人变更时间注：此通知单变更补充时需归档入卷一份。21档案利用登记表时间单位姓名利用目的审批人档案号归还日期检查归位人备注22档案利用效果登记表利用日期利用部门利用者档号主要内容用途利用效果23档案库房温湿度登记表库别年月日期时间温度相对湿度记录人日期时间温度相对湿度记录人1172183194205216227238249251026112712281329143015311624文书档案分布表（台帐）年度室藏数量（卷、件）合计是否进行过首次鉴定备注永久长期短期会计档案分布表（台帐）年度室藏数量（卷）合计是否进行过首次鉴定备注凭证帐簿财务会计报告其他25职工档案分布表（台帐）年度室藏数量（卷）备注干部工人离退休职工死亡职工离职人员（附表２３）科技档案分布表（台帐）年度室藏数量（卷）备注产品科研基建设备地质测绘底图（张）26本钢档案室基本情况年报表填报单位：（盖章）年度：统计项目行次单位数量备注一、专职档案人员1人其中年龄50岁以上2人35-50岁3人35岁以下4人文化程度大学本科5人大专6人中专高中7人专业职务高级职称8人中级职称9人助级职称10人员级职称11人二、兼职网络人员12人三、室存全部档案-----------------其中以卷为保管单位档案13卷其中文书档案14卷产品档案15卷科研档案16卷基建档案17卷设备仪器档案18卷会计档案19卷职工档案20卷地质档案21卷合同档案22卷书刊档案23卷文书档案24件27底图25张音像档案26盘照片档案27张荣誉（实物）档案28件电子档案------------------其中磁带29盘磁盘30张光盘31张四、室存永久长期档案32卷33件五、室存资料34册六、本年接收档案数量--------------------其中以卷为保管单位档案35卷文书档案36件底图37张音像档案38盘照片档案39张荣誉（实物）档案40件电子档案----------------其中磁带41盘磁盘42张光盘43张七、本年鉴定销毁档案数量----------------其中鉴定档案数量44卷销毁档案数量45卷八、档案编目情况---------------其中案卷目录46本全引目录47本重要文件目录48本专题目录49本28机读目录50条九、本年利用档案情况-----------------其中利用档案人次51人次利用档案件次52件次利用底图张数53张十、本年编研档案资料54种55万字十一、档案库房使用面积56平米十二、档案室设备-----------------其中微机57台复印晒图机58台空调机（分散式）59台去湿机60台消毒设备61台单位负责人：制表人：报出日期：年月日