某某卫生局档案管理制度

某某卫生局档案管理制度第一章总则第一条为提高局机关档案的科学管理水平，维护档案的完整与安全，更好地为卫生工作服务，根据《档案法》、《机关档案工作条例》，制定本制度。第二条机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是反映工作及其历史真实面貌的一项重要工作。第二章管理机构和人员第三条局机关办公室内设立档案室，配备专人管理。各科室和直属单位应设档案专柜，并指定专人管理，档案管理员应保持相对稳定。第四条局机关档案管理工作业务上接受上级卫生部门和盟档案局的指导和监督。第五条档案室的任务：（一）制定局机关档案管理工作的规章制度；（二）集中统一管理局机关各种门类和载体的档案；（三）为局机关各项工作提供档案服务；（四）指导和监督局机关各科室和直属单位的档案工作；（五）负责收集与局机关业务有关的资料；（六）按规定向盟档案局移交应进馆档案；（七）办理领导交办有关业务的其它工作。第六条档案综合管理的范围。局机关各科室和党、政、工、团组织工作中形成的各种门类、载体的档案，包括文书档案、会计档案、基建档案、设备仪器档案、声像档案、专门档案、出版刊物档案等都是局机关工作活动的历史记录，必须收集齐全，交由局机关档案室进行综合管理，任何人不得据为己有。第三章档案管理和利用第七条建立和完善档案工作制度，把档案工作列入局机关各科室相关人员的职责范围和岗位责任。第八条档案工作与局办公现代化、系统化、微机化同步发展，不断提高科学管理水平和服务效率。第九条档案工作要有利于确保档案资料的安全和延长其寿命，又要尽可能方便查找利用。第十条局机关的全部档案为一个全宗。全宗内的档案必须按门类进行分类，编制出档案统一分类编号方案。档案的分类要科学，编目要准确，检索工具力求多样化，在提供利用时，做到准确迅速。第十一条局机关档案室对各种载体档案的收进、存放、移出、利用等情况，档案员必须及时登记，做到统计数字真实准确。第四章档案的鉴定、移交和处理第十二条每年三月底前，由办公室指定各科室及直属单位熟悉业务的工作人员与档案室组成三人鉴定小组，对超过保管期限的档案进行鉴定，提出存、毁意见，并编制销毁清册，办理销毁手续。第十三条对永久、长期保存的档案按规定移交盟档案局，要办理好移交手续。对销毁及移交清册长期保存。第十四条各科室、直属单位如有撤销、合并、增设或其他变动，其档案材料属于局机关管理的，原建制部门应负责将其应归档的文件资料全部完整立卷移交局机关档案室保存管理。第五章文件材料归档范围第十五条凡是反映局机关工作活动情况，具有查考利用价值的文件材料都属归档范围。第十六条归档的上级机关文件材料：（一）上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；（二）上级机关转发、颁发的需要贯彻执行的决议、决定、指示、规定、批复以及非局机关主管业务但需要执行的法规性文件；（三）上级机关领导视察、检查局机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（四）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿；（五）上级机关转发局机关的文件。第十七条归档的局机关文件材料：（一）局机关召开的重要会议文件（包括声像材料）；（二）局机关的请示与上级机关的批复文件，直属单位的请示与局机关的批复文件；（三）局机关年度工作计划、总结、报告；（四）局机关检查直属单位工作，调查研究形成的重要文件材料；（五）局机关汇总的统计报表和统计分析材料（包括计算机盘片）；（六）局机关形成的财务报表、账薄、凭证等文件材料；（七）重要的群众来信来访及其处理过程中形成的材料；（八）局机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外机关带回来的与局机关有关的未经文书处理登记的文件材料；（九）局机关征用土地以及基建建设工程等文件材料；（十）局机关成立、合并、撤销、更改名称、启用信件及其组织原则、人员编制、机构设置等文件材料；（十一）局机关制定的工作条例、章程、制度、细则、规定等文件材料；（十二）局机关的历史沿革、大事记、年鉴、反映局机关（本系统）重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物、展览及会议照片等文件材料；（十三）局机关干部任免（包括备案）、分配、培训、专业技术职务评定、聘任方面的文件。党员、团员、干部、工人名册、报表。职工的录用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡材料。纪律检查、治安保卫工作中形成的文件材料；（十四）局机关财务、物资、档案等的交接凭证、清册；（十五）局机关编印的各种信息材料的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；（十六）局机关与有关单位签订的各种合同文件：（十七）局机关在外事工作中形成的文件材料；（十八）局机关查处违纪案件形成的文件材料；（十九）各种普查工作中形成的文件材料；（二十）按有关规定应归档的残废干部档案材料。第十八条同级机关和非隶属单位的归档文件材料：（一）同级机关和非隶属单位颁发的非局机关主管业务但需要执行的法规性文件；（二）有关业务机关对局机关工作检查形成的重要文件；（三）同级机关和非隶属单位与局机关联系、协商工作的重要来往文件。第十九条直属单位报送的文件材料：（一）直属单位报送的重要的年度工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；（二）直属单位的规范性备案文件；（三）直属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织原则、人员编制、机构设置等文件材料。第六章不统一归档材料及其处理方法第二十条不归档的文件材料的范围。（一）局机关重份文件和无查考利用价值的催报材料，机关纯属事务性、临时性的文件材料；（二）局机关在起草文件和编制计划、预算、决算过程中形成的未定稿、历次草稿（重要的或已经上报待定的文件除外）；（三）机关内部互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等；（四）局机关负责人兼任外机关职务形成的与局机关无关的文件材料；（五）为参考目的从各方面收集的文件材料；（六）盟直各部门和各旗卫生部门报送的各种参考资料、情况反映、简报、会议一般文件、年度工作计划和各种季报、月报；（七）各旗、各部门送来征求意见的规章制度文件（局机关提出重要意见的除外）；（八）各旗、各部门关于机构成立、撤销、合并、变更名称、调整内部机构、启用印章等事务性通知；（九）各部门同局机关相互索取的业务资料、接洽工作和咨询等一般函件；（十）上级机关任免、奖惩非局机关工作人员的文件；（十一）上级机关供参阅不需办的抄件；（十二）上级机关下发的与局机关工作关系不大的普发、不办的文件材料；（十三）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问、一般性问题、提出一般性建议或意见的群众来信。第二十一条不归档的文件材料处理办法：不归档文件材料的范围和保存、销毁时间，可由局机关各科室根据具体情况灵活处理。每年三月份准备立卷归档前，对不需归档的文件材料进行认真清理，妥善保管，在有利于工作和保密的原则下，由局机关各科室集中保存一定时间后再销毁。销毁时，可采取简便开列销毁清单，或在收发文登记薄上注明“销毁”字样，经科室领导批准后销毁。第七章文书档案立卷归档第二十二条局机关在工作活动中形成的具有使用和保存价值的文书档案，在办理完毕后，由收发员进行整理、分类、归档、立卷，于翌年四月份前向局机关档案室移交。第二十三条归档要求。（一）各科室负责本科室主办文件夹的立卷，体现谁主管谁负责的原则；（二）两个或两个以上科室合办文件夹的立卷，由主办科室立卷；（三）局机关与外单位合办的文件，属局机关主办的，由局机关主办科室立卷。外单位主办的，局机关以副本立卷。局机关代上级机关草拟的文件及其定稿，由上级发文机关立卷；（四）归档的文件材料，按照年度、组织机构、问题、名称等特征分类整理立卷；（五）归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；（六）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立卷在一起，不得分开，文电应合一立卷；（七）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷。跨年度的规划放在针对第一年立卷。跨年度总结，放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在开幕年立卷，协约、协定、合同等文件在签字年立卷。诉讼案件材料在法律文书生效年度立卷；（八）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列一起即批复在前，请示在后。正件在前，附件在后。转发文件在前，被转发文在后。法规性文件和其它重要文件定稿在前，历次文稿在后。纪检案文件，结论性材料在前，依据性材料在后；（九）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号；（十）立卷归档的案卷，应按规定格式逐件认真填写卷内文件目录，文件没有责任者或时间不清楚，要查清填入有关项目；（十一）案卷封面应逐项按规定填写清楚，案卷题名要用电脑打印，反映卷内文件内容，保管期限划定准确；（十二）卷内文件应去掉金属物、破损的文件应裱糊、字迹扩散的应复制与原文一并立卷；（十三）局机关的案卷归档后，如发现具有保存价值的文件，应及时交立卷人员进行整理立卷或插卷、补办归档手续。第八章声像档案立卷归档第二十四条声像材料归档范围：（一）各级党政领导来局机关检查指导工作及局领导重要活动形成的声像材料；（二）局机关重要活动形成的声像材料；（三）局机关召开的重要会议形成的声像材料；（四）局机关组织的重要活动、比赛、表演等形成的声像材料；（五）荣获各种称号、奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证书等声像材料；（六）各个时期领导班子的照片。第二十五条归档时间：（一）照片冲洗加工后，录音、录像完成后，由摄录人整理并编写说明，及时向局机关综合档案归档；（二）局机关档案室应随时收集、征集零散的具有保存价值的声像制品。第二十六条归档要求：（一）声像档案必须详细记录摄录时间、地点、人物、事项说明、摄录人；（二）必须是原件；（三）声像必须清晰、完整；（四）材料归档移交人要填写移交清单（一式两份），交接双方核对清楚后，双方在清单上签名，各留一份备查；（五）具有保存价值的声像材料，由摄录人在完成后及时整理，将正片与底片对应夹好，移交局机关档案室。第二十七条档案的管理：（一）声像档案由局机关档案室集中统一管理，不准由承办单位和个人私存；（二）声像档案管理的主要任务是协助摄录人整理、鉴定声像材料，保管、统计和提供利用；（三）声像档案由局机关档案室统一编号，按不同种类、载体进行组卷上帐、编目、存放；（四）对荣誉（实物）档案实行登记目录和拍成照片管理，各部门保管的荣誉（实物）档案，要定期清点，保证实物完好无损，于次年第一季度前向局机关档案室移交；（五）移交人将要移交的声像、荣誉（实物）档案，填写清单一式两份，交接双方经核对后在清单上签字，各留一份备查。（六）将底片编号、登记。内容包括：分类底片号、摄录人、摄录地点、时间、底片数量、收编日期。第九章专门档案立卷归档第二十八条归档范围：（一）会计报表：年度会计报表、月、季会计报表（包括文字分析）、主要财务指标；（二）会计账薄：日记账（包括现金和银行存款日记账）、明细账、总账、固定资产账卡、辅助账；（三）会计凭证：会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证和银行存款金额调节表；（四）财务其它资料：收据存根、移交清单、销毁清册；（五）科技档案。第二十九条归档时间。每年形成的档案，在次年六月底以前，由会计或科技管理人员进行整理，按规定保管期限，依照局机关档案管理规定的专门档案编号方法进行编目、组卷、登记装盒。专门档案在各科室保存一年后，由专人列出移交清单一式两份，向局机关档案室移交，以局机关综合档案管理人员检查验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份备案。第三十条财务档案和科技档案归档工作分别执行国家《会计档案管理办法》、《医学科学技术档案管理办法》。第十章档案室管理第三十一条设置专门档案库房保管档案，购置必要的设备，不断改善档案保管条件，并根据需要与可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的现代化与科学化。第三十二条对归档案卷、资料，按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列。第三十三条库内档案、资料橱（柜）要编号，并编制档案、资料存放指引卡和示意图（表）