湖北经济学院档案管理办法

湖北经济学院档案管理办法第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等,结合本校实际，制定本办法。第二条本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政以及其他活动中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条档案工作是学校建设的重要基础工作之一，学校把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。第四条学校严格实行部门立卷制度，做到“三纳入”“四同步”：即纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收工作时，布置、检查、总结、验收档案工作。第五条学校档案部门与全校专兼职档案工作人员须严格执行《档案法》的有关规定，严守档案秘密，确保学校档案实体和档案信息机密的安全。第二章体制与任务第六条学校的档案工作由校长具体分管，并成立湖北经济学院档案工作委员会。第七条学校各单位的档案工作由各单位的分管领导负责，并配备一名专（兼）职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。第八条校档案馆的基本任务。一、贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法令和规定；二、制定、实施全校档案工作规章制度，指导本校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；三、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；四、编制各类档案检索工具及参考资料，积极开展档案的开发和利用；五、建立和健全学校档案工作网络，负责对全校档案工作人员的培训；六、开展档案学术研究和交流活动；七、开展档案的宣传工作和利用者教育工作；八、遵守党和国家的保密制度，严守机密确保档案安全；九、采用先进的科学技术，逐步实现档案管理现代化；十、完成学校领导及上级业务主管部门交办的各项工作任务。第九条全校档案员工作职责。一、贯彻执行学校档案工作的政策和规定；二、负责制定本单位档案工作计划，并组织实施；三、参加档案业务培训并负责本单位各类材料的立卷归档工作；四、负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密，并按有关规定向档案馆移交档案。第三章档案的接收第十条学校档案的收集范围，按《学院档案实体分类方案》、《学院部门档案立卷归档范围和保管期限规定》执行。第十一条学校各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门负责整理立卷，并经本部门负责人审查合格后向档案馆移交。第十二条档案馆接收的档案应符合《高等学校档案工作规范》的有关案卷质量标准的规定与要求。第十三条学校对科研课题，基建工程、仪器设备进行鉴定，验收时应有档案馆工作人员参加。并由档案人员会同有关部门对应归档的文件材料审查加以接收。第十四条归档要求。一、接收档案必须履行手续，立卷人必须按自然规律加以系统整理编排件号、页号，填写卷内目录一式两份，经本部门领导审核签字装订后向学校档案馆移交并履行移交手续。二、凡归档的文件材料（包括纸质、照片、录像带等各种载体形式）应完整、准确、系统，要按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，划定密级，分类整理、立卷。三、案卷标题要简明确切，文字工整清晰。四、案卷内不得有订书钉之类的金属物，不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等易退色的字迹（包括领导的签批），不得用复写纸书写（财务凭证除外）。第十五条归档时间。一、党政、财务按公元年度归档的部门在次年五月底前归档。二、教学类和按学年度归档的材料在当年寒假前归档。三、科研、基础项目，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。四、会议文件、外事活动及声像类档案，根据情况随时交接归档。五、随时接收上级领导指定应接收的档案。第四章档案管理第十六条校档案馆是永久保存学校档案的基地。为了确保档案安全，学校应为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的库房；存放声像、照片等特殊载体的档案应设有专门库房并配置恒温、恒湿设备。第十七条档案馆接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。第十八条严格执行安全和保密制度。建立定期检查库房和设备制度并做好记录，对破损和字迹模糊变质的档案应及时修补和复制。第十九条认真执行档案查借制度，严格履行查、借、复印的审批手续。第二十条对已归档的档案材料需要补充或更改的，必须经负责人审查核准后方可进行，并在卷内备考表中作必要的说明。第二十一条单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁。第二十二条对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定和利用效果等定期进行统计，编制档案工作基本情况统计表并向有关部门报送。第二十三条定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。对于到期的档案，由档案人员会同有关业务人员组成鉴定小组共同鉴定，提出存毁意见。经鉴定应销毁的档案须经登记造册并报校主管领导批准后方可销毁；销毁档案时要有二人以上监销；监销者要于档案销毁完毕时在销毁清册上签字。第五章档案的利用与开发第二十四条校档案馆保管的档案按照有关规定，一般应当自形成之日起满三十年向学校和社会公开。持有合法证明的单位和个人，都可以利用已开放的档案。第二十五条积极开展编研工作，加强对档案史料的研究整理，有计划地组织出版档案材料并在一定范围内发行。第六章考核、奖励和处罚第二十六条校档案馆在分管校长的领导下，负责对全校档案工作定期进行检查、考核，并将检查结果在全校通报，对档案工作做得好的单位和业绩突出的工作人员予以表彰。第二十七条对于没有达到学校档案工作有关要求的，限期改正；对于违反规章制度的，按有关规定处理；对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，将按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程度和处理方法予以处罚。第七章附则第二十八条本办法自公布之日起执行，由校档案馆负责解释。附：《湖北经济学院档案管理工作岗位责任制》湖北经济学院档案管理工作岗位责任制一、党群、行政类档案管理分管院领导职责1.党群类档案文件材料形成部门:党办、纪委、监察处、组织部、统战部、党校、宣传部、学工处、工会、团委、各总支、直属支部；行政类档案文件材料形成部门:院办（校区管理办公室）、院系（党政综合管理）、二级学院、人事处、离退休工作处、财务处审计室、保卫处（武装部）、后勤与产业管理处（校区后勤集团公司）、图书馆、档案馆。分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的党群、行政类档案管理领导工作。2.组织全院性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动；3.加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，并列入学院议事日程，督促分管部门按上级和学院档案馆要求做好应做的工作。4.关心档案工作和档案馆的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。二、教学类档案管理分管院领导职责1.教学类档案文件材料形成部门：学位与研究生教育办、教务处、高等教育研究所、教育技术部、招生与毕业生就业指导处、继续教育学院、中专部、学工处。分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的教学档案管理领导工作。2.组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理干部的各种待遇等方面提供条件。3.定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。三、科研类档案管理分管院领导职责1.科研类档案文件材料形成部门：科研处、经济研究中心[含各院系研究中心（所）]。分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的科研档案管理领导工作。2.组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规，把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展科研档案工作提供条件。3.定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。四、基建类档案管理分管院领导职责1.基建类档案文件材料形成部门：基建处分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的基建档案管理领导工作。2.组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入本单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件；3.定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。五、仪器设备类档案管理分管院领导职责1.仪器设备类档案文件材料形成部门:资产管理处、教育技术部。分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的设备档案管理领导工作。2.重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立,并要求认真执行。把设备档案工作列入学院设备工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及专（兼）职档案人员各种工作条件方面提供支持；3.定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。六、出版物类档案管理分管院领导职责1.出版物类档案文件材料形成部门：学报编辑部、经济研究中心、宣传部。分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的出版档案管理领导工作。2.重视和关心出版物编辑管理部门有关出版档案工作规章制度的建立,并要求认真执行。把出版档案工作列入学院出版工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及专（兼）职档案人员各种工作条件方面提供支持；3.定期检查和研究解决出版档案工作中存在的实际问题。七、外事类档案管理分管院领导职责1.外事类档案文件材料形成部门：国际交流与合作处分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的外事档案管理领导工作。2.组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入工作计划；3.定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。八、财会类档案管理分管院领导职责1.财会类档案文件材料形成部门：财务处、财务核算中心、学工处（助学贷款）分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的财会档案管理领导工作。2.组织贯彻《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和上级关于档案工作的方针、政策和法规，把财会档案工作列入计划，纳入学院议事日程，在经费、库房、人员配备、干部培养、待遇等方面提供条件。3.定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。九、声像类档案管理分管院领导职责1.声像类档案文件材料形成部门：教育技术部、党办、院办、宣传部、教务处、科研处、基建处、工会、学工处、团委、体育教学部等。分管上述部门的院领导，同时负责分管部门形成的声像档案管理领导工作。2.应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成的有关部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。3.关心声像档案的建设与发展，特别是声像档案库房的建设，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。4.关心档案管理人员的工作情况以及他们的待遇等。部门分管领导（或课题组负责人）职责一、党群、行政机构部门分管领导职责1.组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；2.加强与学院档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；3.做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。二、教学机构部门分管领导工作职责（一）教学管理部门分管领导职责1.制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。2.加强与学院档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。3.对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。（二）教研室主任的职责1.负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专（兼）职档案员移交。2.督促教师向学院档案部门归档移交各种业务档案。三、科研机构部门领导工作职责（一）科研管理部门分管领导职责1.将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。2.制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行