档案信息化

档案管理信息化讲义档案工作是一项纪录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。二十一世纪,信息化已成为社会发展的一个重要标志,随着信息社会的到来,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,档案现代化管理和信息化建设,是档案工作发展的必然趋势。1.档案信息化管理1.1档案信息化的概念有关档案信息化的定义，有许多的提法：（1）张大伟在上海档案信息网发表的《什么是档案信息化》一文中解释为：“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程”。（2）档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。其中，我们可以从行为主体、实施方式、实施手段、施加对象、实施目的以及行为特点去理解档案信息化的定义，如图1所示：行为主体：档案行政管理部门实施方式：统筹规划、统一组织实施手段：应用现代信息技术档案信息化施加对象：档案管理活动实施目的：提高档案的管理和利用水平行为特点：是一个过程而不是一种状态1.2档案信息化的发展沿革（1）2000年全国档案工作会议上，中共中央办公厅主任王刚同志提出：大力加强档案信息化建设。（2）2002年11月《全国档案信息化建设实施纲要》发布，标志着全国档案信息化建设从探索研究阶段进入普遍实施阶段。（3）2003年国家档案局发布6号令《电子公文归档管理暂行办法》，北京、上海、山东等省市档案部门相继发布地方电子文件归档管理办法，标志着全国档案信息化建设进入以做好电子文件归档管理工作为重点的新阶段。（4）2005年，党中央国务院提出“信息资源是和能源、材料同等重要的战略资源”，国家档案局发布《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，并在上海举办“中国信息化发展战略论坛》，标志着档案信息化作为国家信息化工作的组成部分进入了新的发展阶段。（5）“十一五”期间，档案信息化建设的主要任务是考虑如何利用信息化手段发挥档案信息资源的重要作用。（6）到目前为止，全国很多省市都相继建成了数字档案馆；现在的数字档案馆建设已经转向区域性布局定位，实现文档一体化和馆室一体化的架构上来。1.3档案信息化管理的主要内容档案的信息化管理是在信息时代大背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论逐渐形成并不断发展，档案信息化管理工作体系也不断完善，其主要内容包括：（1）档案资源技术信息化。在这个信息爆炸的时代，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，档案管理也不例外。档案资源信息化将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。由此可见，信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理的核心内容。（2）档案管理方法科学化。档案管理工作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客观规律进行合理的组织计划和控制。将自然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段，按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用哪些手段，以及使用这些手段，直到最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是新形势下档案管理现代化的核心。（3）管理人员素质精英化。在信息时代，档案种类和载体的多样化、档案管理的信息化，对档案管理人员在业务知识、科技知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。新时代的档案管理人员除了应具备广博的知识外，会用计算机是必须具备的一项技能，同时还要有一个结构合理的知识体系。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等，以适应不断变化的工作形势。（4）档案服务社会化。随着人们档案意识的不断增强及档案效益的显现，档案利用的用户对象正在发生着明显的变化，社会公众和非官方组织对档案的利用率不断增长，同时，经济活动利用档案现象明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的普及，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。1.4档案信息化管理模式相对传统管理模式的优势与传统管理模式相比,档案的信息化管理模式具有以下优势：（1）能够实现档案的快速检索及保证检索的精确性；传统的档案检索方式是由档案管理人员从档案的案卷和目录中进行人工查找,这种方式效率低,误差率也比较大。信息化管理系统可以实现快速、精确的检索,自动化和智能化的功能设计也特别适合于复杂的模糊查找。（2）方便对档案信息的利用；以往对纸质档案的利用主要是采用复印等方式,而随着机关部门提倡“无纸化办公”,办公自动化得到广泛应用,纸质档案信息与数字化办公系统显得极不协调。而电子档案提供的数字化信息能够直接在自动化办公系统中应用,为利用者带来极大的便利。（3）有利于远程传输；纸质档案的利用者要到档案管理部门去查找,或采取发传真、邮寄等方式。而电子档案在档案管理部门和利用者之间通过网络通信实现档案的信息传递,利用者可以足不出户地进行自助式检索,特别是远距离的异地传输快速便捷,节约了大量的时间、人力、物力。（4）能够与机关办公自动化系统实现资源共享；档案信息化管理系统可以与办公自动化平台系统进行无缝连接,使电子文件在收集、整理、归档和利用的过程中具有一体化的工作流程,实现文件生成、归档和利用的同步化,即“随发文、随归档、随利用”的三同步。（5）极大地提高了档案管理的工作效率。信息化的档案管理从电子档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到电子档案的利用等工作流程全部是通过自动化工作平台完成,使档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变,档案的管理和利用方式都发生了质的改变,是传统工作方法与现代科学技术相适应的体现。2.档案信息化建设2.1档案信息化建设的主要内容《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有:制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。档案信息化建设，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设是以信息技术为依托、以档案资源为核心，以档案法规、制度为保障，围绕档案工作开展现代化管理的综合过程。档案信息化建设的主要内容包括：数字档案资源建设、软件系统建设、硬件设施建设、保障体系建设以及档案信息化建设形成的主要实体。2.1.1数字档案资源建设：（1）主要内容包括：A、传统载体档案数字化；B、电子文件归档和电子档案接收；C、重要数字信息资源的采集。（2）数字资源获取方式图示1：1.数字资源获取方式（3）档案数字化原则第一、实用性。优先选择利用率较高的档案进行数字化，“方便利用”为首要目的。第二、开放性。优先选择开放的档案进行数字化。第三、特色性。选择有馆藏特色的档案进行数字化。第四、价值性。选择一些珍贵、易损坏的档案进行数字化。2.1.2软件系统建设（1）主要内容包括：档案管理系统软件的选型、数字化辅助软件的后期研发、其他支撑软件的选型部署。A、档案管理系统软件的选型的原则第一，标准与规范性，档案管理软件设计运行必须符合国家和档案行业的相关规范、标准，最基本的应该遵守两个方面的标准。从档案业务功能实现角度来讲，它必须符合档案管理相关标准法规的约束和要求；从软件开发角度讲，它也应该符合计算机软件开发相关的标准和规范。第二、灵活性，就是你这个软件内部或局部功能的实现不能是设计“死”的，要能变化，能根据用户的具体业务要求能够调整。第三、可扩充性，表面看起来，似乎跟“灵活性”有点类似，不过这个“可扩充性”是从软件整体功能来讲的，就是说你这个软件的功能要能够不断拓展升级，只需要根据我们用户提出的业务要求，你开发个插件就行了。不用对软件从新设计开发编译。第四、安全性。就软件方面来看，主要还是针对数据的安全，包括数据操作、传输、存储等。第五、开放性，软件不能设计成封闭的那种，得留有接口，这个接口日后可以跟其他软件系统进行对接。比如档案管理软件要跟办公自动化系统进行对接的问……档案管理系统ABC目录数据库原文数据库多媒体数据库最终目的：其他数据库题。第六、易用性，操作起来容易上手。B、辅助软件的后期研发辅助软件相对来说也是比较重要的，特别是在档案数字化过程，可以提高工作效率。比如数字化扫描过程中的图像处理软件：纠偏、去污、亮度调节、合并文档等；光盘生成软件：部分电子文件利用发布成光盘，可脱机检索查阅。C、其他支撑软件的选型部署支撑软件主要是服务器操作系统软件、数据库平台软件以及安全软件等。这些软件工作在最底层，是为档案管理软件正常运行提供最基本的系统环境。如服务器操作系统软件的选型购买：windowsserver2003/2008、Linuxserver等；数据库平台软件的选型购买：MicrosoftSqlServer、Oracle9i等；终端计算机安全软件：杀毒软件、软件防火墙等。整个软件系统结构图如图2所示：2.软件系统结构图目前，市场上较为活跃的几款档案管理软件：硬件系统数据库软件档案管理软件辅助软件安全软件操作系统软件2.1.3硬件设施建设（1）主要内容：a.网络基础实施建设：互联网、政务网、局域网的规划施工，物理隔离，网线铺设，交换设备、安全设备（防火墙）的选型、安装、调试、后期维护等；b.应用服务器建设：根据软件部署情况对服务器进行品牌、性能的选型及后期维护，服务器主要包括：档案管理系统软件服务器、办公自动化服务器、档案信息网站服务器等；c.数据海量存储设备建设：对存储架构（DAS、NAS、SAN）的选型，存储容量的确定购买，后期容量扩展和数据容灾维护等。d.终端计算机：用于档案数据录入、检索等用途的计算机的选型和购置，及隔离卡等辅助板卡的购置。在选择硬件设施时，要注意硬件设备是否具有先进性、成熟性、经济性、实用性、可靠性以及可扩展性等特性，尽量选择性能好的设备。2.1.4保障体系建设（1）档案信息化安全体系建设在当前的网络环境下，影响档案保密和档案安全的因素主要有：①人为因素。档案部门档案安全意识和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息，对发布的信息缺少严格的审查和管理。②技术问题。当前电脑病毒泛滥，又加上黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密受到威胁，这些问题应该引起管理部门的高度重视，并加以研究解决。这就需要我们加强安全防范。首先采用先进的信息安全技术。无论是信息系统的安全还是信息资源的安全，技术手段都是最基本、最有效的防护手段。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。其次对信息资源采取安全防护措施。包括采用加密技术确保电子档案内容的非公开性，采取身份验证对访问档案数据库的用户进行身份验证，防止无关人员进入系统对文件或数据进行访问。采取防写措施，将文件设置为“只读”状态。在这种状态下，只能从计算机上读取信息，不能对其做任何修改;采取签署技术。证实该文件确实出于作者，其内容没有被他人进行任何改动。（2）档案信息化制度体系建设其主要包括三个方面：档案信息化的中长期规划、档案数字化相关标准规范、档案信息化硬件设备的管理维护制度。（3）档案信息化人才队伍建设档案信息化管理的核心