档案利用数据统计与实际效益

浅谈档案利用数据统计与实际效益收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。一、当前在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题1、局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。档案行政管理部门，每到资料归档后要求基层档案馆(室)编制归档件数年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是各级档案部门普遍存在的一个问题。2、在档案馆查(借)阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。3、有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些单位虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫。综观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷(册)档案，但该年数百人次、数百卷(册)档案，有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此，笔者认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下六大作用：１、有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。不少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。2、有利于档案的鉴定工作。众所周知，档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，大大有利档案的鉴定工作。3、有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。4、有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并筛选、整理，编印成小册子，下发至基层和领导，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个实际的宣传和教育，使他们通过例证，5、有利于档案馆业务工作实绩的体现。档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”，因为，收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个馆(室)的工作与实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案，获取了社会效益和经济效益，这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，那你的实绩三、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的基本做法1、认真做好查(借)阅登记工作。查(借)阅登记是各馆在档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查(借)阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。2、建立用户联系制度。档案在查(借)阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户，以利用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，以利加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。3、分发档案信息反馈表。即在用户查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。4、及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，来利用档案。特别要将实例送给有关部门(单位)的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。综上所述，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的一个侧面，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。