档案学期末考试重点

1档案学期末考试重点第一章档案及档案工作概论第一节档案的起源与沿革二、档案的沿革（一）载体的沿革：1.甲骨档案2.金文档案3.石刻档案4.简牍档案5.缣帛档案6.纸质档案7.音像档案8.电子文件（电子档案）（二）名称的沿革：(1)商：“册”、“典”(2)周：“中”(3)秦汉：“典籍”(4)魏晋：“文书”、“文案”(5)唐宋:“文卷”、“案卷”、“案牍”(6)明末清初：“档案”第二节档案的定义及其涵义一、档案的定义档案定义大致有两种情况：①以文件为属概念，在国际间比较通行；②以历史记录或原始记录为属概念，在中国已较为通用档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录二、档案的涵义（一）档案的来源从形成者看，来源有两类：社会组织个人因此，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。（二）档案的形成档案是保存备查的文件。档案是由文件转化而来的。转化条件有三：1.办理完毕的文件才能成为档案（办理完毕的情况有以下三种：（1）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。（2）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。（3）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。）2.具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案（三）档案的形式从档案的载体来看，有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。从表达方式来看，有文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从类型来看，有文书档案、科技档案、专门档案。（四）档案的属性1.一般属性：（1）知识性档案是贮存和传播知识的一种形式。（2）信息性档案是一种重要的信息资源2.本质属性：（1）记录性（2）原始性第三节档案与相关事物的比较一、档案与图书的比较（一）相似之处：（1）两者目前都以文字记录为主；（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴；（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。（二）不同之处：1.目的不同：档案并非是有意识地编写的、杜撰的。图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。2.数量不同：档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得；同一种图书往往印刷成千上万册3.作用不同：档案是历史的原始记录，绝大多数档案具有法律信证作用：图书一般没有法律信证作用，它的作用在于传播知识。4.保密性不同：少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放；图书基本上是公开发行，不需要保密二、档案与文物的比较（一）相似之处档案与文物都是历史活动中遗留下来的原始物证，都载有历史的真实信息带有文字的文物，在一定条件下也可能转化为档案，一些在载体上有特色的档案同样也具有文物的价值2（二）不同之处文物大部分是实用性物品，其所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的，需要进行考证和解读，其准确性还必须经过检验；档案是以文字记载或文字说明为特征的信息材料，由于信息清晰、确定，可明确说明历史事实。三、档案与资料的比较（一）相似之处（相互转化）档案经过加工可以编印成资料，如政策法规汇编；资料如被某个单位采用，也可以转化为单位的档案。（二）不同之处1.来源不同：资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等；档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。2.作用不同：资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用3.机密程度不同：资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密程度较高的部分，一般在一定年限内是不能公开的。第四节档案的作用与价值二、档案的价值（一）凭证价值1.从档案的形成过程分析档案是由当时直接使用的文件转化而来的，客观地记录了当时的历史情况。这些文件是当时社会活动的一种原始记录，不是后来为了某种目的而编写的2.从档案的物质形态上分析档案文件上有着真实的历史标记，有当事人行为的痕迹。有亲笔签字、批注、手稿，有个人或机关的印章，有照片、录音、录像等，这些都是历史的真迹（二）参考价值：1.材料的原始性和权威性2.材料来源内容的广泛性第二章档案的收集第一节档案收集工作概述一、档案收集工作的内容档案收集工作的内容，可以从档案业务机构和档案内容特征两个方面来认识。（一）从档案机构来看1.档案室对本单位文书部门和业务部门形成的具有保存价值的档案的接收；2.档案室对与本单位业务工作有关资料的收集；3.档案馆对所辖区域内现行机关具有永久、长期保存价值的档案的接收；4.档案馆对所辖区域内撤销单位具有永久、长期保存价值的档案的接收5.档案馆对分散在各地的历史档案和保存在个人手中的有重要保存价值的历史档案的接收和征集工作（二）从档案内容特征来看1.文书档案（党务、行政）2.科技档案（工程设计技术、生产技术、设备、地质、水文、气象）3.专门档案（公安、诉讼、会计、军事、外交）三、收集工作的要求（一）丰富馆（室）藏：1.数量充分2.质量优化3.门类齐全4.结构合理（二）提高收集档案的质量1.从档案材料的形成开始，规范公文的格式、签署、印信、书写材料等。2.规范文件的整理方法，包括组件或组卷，档案盒、案卷目录、卷皮等，确保所接收档案的标准化和规范化（三）保持全宗和全宗群的不可分散性1.把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。2.保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系第二节机关档案收集工作一、机关文件的归档制度各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。3（一）文件材料归档和不归档范围1.机关文件材料归档范围（1）机关正式发出的具有保存价值的文电，包括公文正件、附件。（2）机关内部文件材料（3）未经机关发文登记的各种文件材料（4）登载于上级机关内部刊物上不另行文的指导性文件、有关本机关工作活动的记述、奖励、表扬或批评等而又无正式文件的材料，也应收集2.不归档文件材料范围（1）重份文件（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件（3）内容已被综合性文件包括了的专题文件（4）仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件（5）一般文件的修改稿（6）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件（7）一般的群众来信（二）文件材料的归档时间1.文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。2.专门文件材料：如科研课题、基建项目、录音、录像、照片等，按现行规定的归档时间执行（三）文件材料归档质量要求1.基本要求：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用2.具体要求：（1）归档文件材料要齐全完整。（2）关系密切的文件材料要合并在一起归档。正件与附件、印件与定稿、请示（报告）与批复、转发件与被转发件、多种文字形成的同一份文件等。（3）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理：跨年度的请示与批复，放在批复年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。一般来说，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后。（5）卷内文件应排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。（6）案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录和卷内备考表。（7）卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料进行修裱第三章档案的整理第一节档案整理工作的内容和原则二、档案整理工作的原则（一）充分利用原有基础1.先前的整理基础；2.原来整理的成果（二）保持文件之间的历史联系1.来源（首要）；2.内容（最紧密）；3.时间（最广泛）；4.形式（内部、外部）（三）便于保管和利用第二节全宗一、全宗的概念及含义（一）全宗的概念全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体（二）全宗的含义：1.全宗是一个有机整体2.全宗是在一定历史活动中形成的43.全宗是以一定的社会单位为基础而构成的二、立档单位的构成条件（一）工作上，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；（二）财务上，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（三）人事上，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。三、区分全宗（一）立档单位发生根本性变化与全宗的划分1.立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分2.由几个立档单位合并组成的新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗3.立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分4.某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分5.合署办公的立档单位，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗（二）立档单位非根本性变化与全宗的划分立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均未引起立档单位实体独立性的改变，因此不会导致全宗的变化（三）临时机构和派出机构档案的全宗归属1.具有社会独立性的临时机构，其档案是否构成独立全宗，应作具体分析。如果临时机构存在时间较短，职能性质不重要，档案数量不多，则可以作为其上级主管单位全宗的一部分，不构成独立全宗；如果临时机构存在时间较长，职责较重要，档案数量较多，其档案则可以构成独立全宗2.派出机构不具有社会独立性，所以其档案不能构成独立全宗，一般作为其所属立档单位全宗的一部分，实施统一管理或单独管理四、全宗的补充形式（一）联合全宗凡是两个以上的立档单位的档案混起来不能区分，可按照一个全宗的要求进行整理，建立联合全宗。必须组成联合全宗的情况有两种：1.密切继承关系的机关，文件彼此混杂；2.职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。（二）全宗汇集全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。组成全宗汇集的情况有两种：1.从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗；2.由于立档单位的档案严重地散失，以致残缺不全的一些全宗（三）档案汇集档案汇集是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。组成档案汇集的情况有两种：1.对一些残缺不全，不知其所属全宗的零散档案，依其某些特征可组成机关档案汇集；2.由某一杰出人物在其一生活动中直接形成的有关档案以及从各方面收集的有关档案、资料组成的人物档案汇集。五、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者，要区分两个概念：档案的形成者；文件的作者1.（1）对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者