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档案管理学复习提纲一、选择题10题，每题1分，共计10分；1.省级以上机关档案馆所接收的档案，在形成机关保存的年限是（20年左右）。2.省辖市和县级以下机关档案馆所接收的档案，在形成机关保存的年限是（10年左右）。3.接收档案时，一个机关的档案应集中保存在（一个机关档案室）4.档案馆档案的主要补充源是（现行机关档案、撤销机关档案、组织和个人保存的散失档案、档案馆之间交接的档案）5.确保入馆档案质量的首要工作环节是（保证入馆档案的齐全完整）6.下列文件中必须归档的有（重份文件）7.机关文书部门或业务部门想档案部门移交档案的时间应在（第二年上半年）8.就性质而言，档案组织体系中属于党和国家的科学文化事业机构的是（档案室）9.档案馆档案最基本的保管单位是（全宗）10.档案馆内由若干互有联系的文件构成的组合体叫（全宗群）11.档案收集工作的中心内容是（接收）12.从文件的类型看，下列文件需要永久保存的是（本机关机构演变、领导人任免的文件材料；下属机关报送的重要总结报告和统计报告等文件材料；上级机颁发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件）13.档案室是（机关的内部机构）14.立档单位是（形成档案全宗的机关）15.档案库房较为适宜的相对湿度是（50%—65%）16.标识符号“=”置于（并列提名项前）17.为了解决档案不断损坏和人民利用要求长远的矛盾，便形成了档案的（保管）工作18.档案是在社会生活中（直接形成的）19.本机关一般事务性的文件材料，应列为（30年）保管20.建馆总数、库房面积、整理工作量符使用的是（相对数）21.（全宗卡片）是一种全面反映记录、汇报每一全宗情况的卡片式登记形式22.整理工作的第一项工作是（区分全宗）23.由档案数量很少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合体称（全宗汇集）24.（组织机构—年度分类法，问题—年度分类法）一般多用于历史档案和撤销机关档案和整理25.（通用档案保管期限）是全国的标准期限表，它是制定其他类型档案保管期限表的依据，对其他各种保管期限表具有指导意义。26.定期保管的档案是指保存（3—25年）的档案材料27.档案业务工作包括（八个环节）28.销毁档案应注意保密，一般（要有一人以上）监销29.将不明所属全宗的档案，按照一定的特点集中起来的混合体是（档案汇集）30.（全宗）是一个机关或著名人物在社会活动中形成的具有有机联系的档案整体31.跨年度的计划，归属（制定计划的那一年）32.用来登记和统计单份文件数量的是（案内文件目录）33.要构成立档单位的三个条件中，最重要的是（第一条：独立行使职权并以自己的名义对外行文）34.（年度—组织机构）适用于立档单位内部机构变化但不复杂的情况35.适用于有些现行机关的档案分类法是（年度—问题分类法，年度—组织机构分类法）36.（问题—年度分类法、组织机构—年度分类法）适用于撤销机关档案和历史档案37.革命历史档案是指（1911年辛亥革命至1949年建国）38.从某一立档单位分离出去代替了原单位的一部分职能，从它变成独立机关起，它所形成的档案（应构成新的全宗）39.全宗汇集与联合全宗的区别在于（全宗汇集可以区分）40.预算会计档案保管期限表属于（专门档案保管期限表）41.正确处理档案保管中预防和治理两方面关系，要求（以防为主，防治结合）42.国家档案馆保存的档案，一般自形成之日起满（30年）向社会开放43.档案作为一种历史记录，它的历史沿革证明了（文字）的产生是档案产生的前提条件。二、判断题10题，每题1分，共计10分；1.档案的原始记录性表明了它的凭证性。√2.档案工作的八个环节之间有着既定的先后次序，应当按照顺序单独进行，避免相互交叉和影响。错3.档案整理的第一步是区分全宗。√4.立档单位也说是立卷单位。5.上级机关通报本机关的文件应放在上级立卷。√6.会议文件一般宜按问题组卷。√7.经过鉴定，凡要销毁的档案都必须以全宗为单位编制销毁清册。√8.不论在什么情况下，档案都必须以全宗为单位编制销毁清册。9.销毁的档案应注意保密，一般应有一人监销。10.各级党政机关团体、企事业单位所形成的档案，由各部或个人分散保管。1.全宗构成的条件和立档单位（p102）1可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；2设有会计单位或经济核算单位，可以自己编造预算或财务计划；3设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。2.复式分类法的选择和分类方案的编制（p124）1年度—组织机构分类法：适用于立档单位内部机构变化不复杂的情况2组织机构—年度分类法：适用于立档单位的内部机构多年一直固定，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗，一般多用于撤销机关档案和历史档案。3年度—问题分类法：多用于组织机构变化复杂，或由于组织机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。4问题—年度分类法：多适用于撤销机关档案和历史档案。档案价值鉴定标准（一）档案来源标准它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据；机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者；在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。（二）档案内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于档案内容的重要性、独特性、时效性；真实性、完备性。（三）档案形式特征标准文件的名称、文件形成时间、文本、文件的外形特点。（四）相对价值标准所存档案的完整程度；档案内容的可替代程度；本机关是否向档案馆移交档案，不需要向档案馆移交档案的机关可主要本机关的需要划定档案的保管期限，而应向档案馆移交档案的机关还需要根据有关档案馆的要求确定某些档案的保管期限。5正确处理利用和保密的关系（p296）利用与保密，从根本上来说两者是一致的。应全面地理解和处理利用和保密之间矛盾统一的辩证关系。要在国家和人民的利益这个大前提下，依据党和国家的方针政策，把两者结合起来。凡是提供利用有利于坚持党的四项基本原则，促进安定团结和社会主义事业的档案信息，均应积极地提供利用；但是档案中的情报信息，只在一定范围内使用才有利于安全、安定和建设的，则应严格地坚持保密。为了处理利用与保密关系，首先要澄清“利用危险，保密危险”以及历史档案“无密可保”的错误思想；2要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少繁琐的批准手续，方便广大利用者的正常使用。6档案利用服务方式的相关因素（p297）1以档案原件提供利用2以档案复制品提供利用3综合档案内容编写书面资料提供利用包括：1阅览室、2外借、3转发复制本、4展览、5制发档案证明、6参考咨询一、档案阅览服务阅览室是档案馆（室）集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所。二、档案外借服务档案一般是不借出档案馆使用的，但在个别情况下，为照顾党、政领导工作之便，或某些机关必须用档案原件作证等特殊需要，也可以暂时借出馆外使用。三、制发档案复制本随着社会对档案利用需要的不断增长，档案部门科学技术条件的改善，根据档案原件制发各种复制本，已成为档案部门特别是档案馆提供利用的一种日趋发展的方式。四、举办展览档案展览是指根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料。这是通过展示和介绍有关档案的内容和成分而提供利用的一种服务方式。五、制发档案证明档案证明是档案馆（室）根据机关、团体或个人的询问和申请，为了核查某种事实在本馆（室）保存的档案中有关的记载而编写的书面证明材料。六、参考咨询是档案工作人员以根据档案解答问题的方式，向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作。7开放档案的规定（p306）开放档案就是档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会大众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。开放档案的要求和措施：1档案的开放与保密2做好基础工作，为开放档案创造必要条件3建立和健全开放档案的规章制度4通过多种形式加强开放档案的利用服务工作档案的销毁：1、档案销毁清册：登记的顺序号，案卷或文件的题名，起止日期，号码，数量，原期限、销毁原因、备注。2、立档单位和全宗简要说明：立档单位的成立、内部机构、工作职能以及撤销的简要历史；全宗档案的形成、报关、完整程度以及现存档案的主要成分；鉴定工作的情况。3、档案销毁方法：档案销毁清册被批准前，档案应系统地单独保管，以便审批时检查或未批准时拣出保存。（2）经批准后，档案一般送工厂作为原料；离的远或档案特别机密，可自行焚毁。严禁将应销毁的档案作其他用途，更不准出卖。应指派两名以上专人监销。归档制度，集中归档时间的判定（p72p79）归档范围：根据有关规定，凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的各种形式和载体的文件，均应归档。需要明确，只要具有一定的保存价值的文件，例如需要保存3年、5年、15年等定期保存的文件，都应当列入归档的范围。归档时间：：办理完毕的文件，一般应该在第二年（六月份以前）内由文书部门整理后向档案室归档。也可灵活处理，如对于专业方面的专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为了便于日常工作的查考，可以另行规定切合实际的归档时间。归档的质量要求：一般应符合以下三项要求：1、归档文件系统性方面的基本要求：应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，使案卷能正确地反映单位活动的基本面貌，以便于保管和利用。2、归档案卷在技术加工方面应符合下列具体要求：⑴案卷封面各个项目均应填写清楚，特别是案卷题名（即标题）要确切简明地反映卷内文件的责任者（即作者）、内容和形式；⑵要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；⑶需要永久和长期保持的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐张逐页编号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份（一份经档案室签收后由移交单位保存）立档单位的变化和全宗的划分（p106）1、从单位的政治性质方面考察：（1）被推翻了的旧政权机关和革命后建立的人民政府机关，其档案各自构成全宗。（2）解放前各个历史时期所存在的不同政权，其档案应各自构成全宗。（3）解放前成立而在解放后被人民政府接管并继续存在的某些事业单位，档案一般应分别构成全宗；一般的学校和其他事业单位，解放前后形成的档案，也可统作一个全宗。（4）党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，只要其主旨和组织成分的基本构成没有根本性的变化，档案何时何地形成，都应构成一个全宗。2、从单位的基本职能方面考察：（1）凡是新成立的并具有一定独立性的机关，档案构成新的全宗。（2）非机关基本职能的根本变化：机关职能与工作范围的扩大或缩小；机关内部组织机构的调整；机关工作地点的变更；机关名称的变更；领导关系的改变；由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作。（3）临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。（4）如果两个机关合署办公，而文件时分别处理的，所形成的档案，应分别构成全宗。合署办公前后各自形成的档案，一般应属于一个全宗。档案检索效率（p239），1、检全率=检出的有关档案/全部有关档案X100%2、漏检率=未检出的有关档案/全部有关档案X100%3、检准率=检出的有关档案/检出的全部档案X100%4、误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案X100%档案检索工具的种类（p261）按体例分：1目录、2索引、3指南按载体形式分：1书本式检索工具2卡片式检索工具3缩微式检索工具4机读式检索工具按功能分：1馆藏性检索工具2查找性检索工具3介绍性检索工具档案标引的步骤和方法（p258）（一）主题分析：1分析主题的类型（单主题