档案安全工作中不容忽视的九个隐患

档案安全工作中不容忽视的九个隐患时间:2010-07-0911:55来源:中国档案资讯网作者:haoweibin点击:835次档案是国家的宝贵财富，具有非常重要的凭证和参考作用。档案是不可再生资源，一旦遭到破坏，将会造成不可挽回的损失，档案的开发利用等工作也就更无从谈起。档案安全关系着档案的存亡，是国家档案事业可持续发展的基础和条件。保证档案的安全是档案工作人员第一要责，是档案工作的重中之重。广大档案工作者为此做出了不懈的努力，并取得了显著成绩。但是，档案安全工作中还存在一些不容忽视的问题，档案安全形势依然严峻。因此，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。当前，档案安全工作中存在以下几个方面的问题：一、档案安全意识淡薄。一些基层单位表现得尤为明显，他们认为档案在安全方面是不会出现什么重大事故的，因此，吝于对此花过多的时间和精力，对安全工作不屑一顾。无论是在工作计划还是工作总结中，很少提及甚至不提及档案安全方面的内容，而只热衷于档案的数字化、信息化、建设数字档案馆之类的工作。少数单位只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作，而把安全工作晾在一边。二、未建立必要的档案安全管理制度。由于档案安全意识淡薄，一些单位领导对档案安全方面的关注度自然就小，这点可以体现于档案管理制度的建设上。一般单位都有档案管理的各项制度，如档案的接收、分类、借阅、保密、鉴定、销毁等制度，但是，部分单位却没制订档案安全管理制度，档案安全管理工作没有提到议事日程，未能做到有章可循，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。三、缺乏经常性的安全检查。库房中的档案易受到酸化、粉尘、细菌、害虫、光线等多种因素作用而被腐蚀、损害，因此，需要对档案进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态。时下，一些单位没有进行经常性的安全检查，未能及时发现事故苗头，事故危害不断蔓延扩大，以至造成不可挽回的损失。例如，2004年9月，某市档案馆发生了一宗严重的档案害虫事故，全馆4个库房的档案不同程度地被害虫侵蚀，虫害档案涉及全宗25个，3619卷，经过鉴定，害虫种类为烟草甲。该馆受损档案数量之大、范围之广、程度之深、受损档案价值之高，在国家综合档案馆中是十分罕见的，造成的危害非常严重。之所以会出现这种事故，原因之一就是该市档案馆没有进行经常性的安全检查，未能及早发现、杀灭害虫，等到上级业务部门要来进行档案管理达标复查时才发现问题。此时，档案害虫已经大量滋生、繁殖，造成了不可估量的损失。四、在某些特别时期麻痹大意，疏于管理，忽视预防。在特殊时期（如档案馆进行装修、搬迁等期间），未能保持高度的警惕性，让不法之徒有可乘之机，造成档案失窃等不应有的损失。例如2006年，某县教育局1059份学籍档案，由于安全防范措施不到位，在搬迁过程中丢失。这是管理松懈、麻痹大意造成的，同时，也是档案工作人员安全意识薄弱的表现。五、档案安全管理的经费投入不足。由于经费投入不足，一些单位，尤其是经济欠发达地区的基层单位档案室，库房破旧，没有空调机、抽湿机，无法控制库房的温度和湿度，利于细菌、害虫的生长繁殖，危及档案的安全；有些单位虽然安装了设备，但由于难以承受电费开支而停止使用这些设备，形同虚设。另外，还有的单位使用陈旧的木柜来存放档案，不利于防火、放虫、防盗。因此，要做好档案的安全工作，需要增加必要的经费投入。六、缺乏必要的安全知识。不少单位的档案工作人员由于没有经过必需的安全业务知识培训，因而，他们缺乏安全用电知识：空调等用电设备增加了，供电线路却没有进行相应的扩容改造，导致线路超负荷而引起短路，造成火灾。有的单位使用微波消毒档案，却没有考虑到这样做会引起档案里面的金属发热而烧毁档案。一些人甚至不知道灭火器的正确使用方法，预防雷电灾害的知识更是知之甚少。还有，少数单位对馆库的各种设备、设施缺乏定期检查，一些设施出现故障、不能正常运作，也未能及时发现和修复，从而引起灾害事故。2003年9月，某市档案局办公楼遭到雷击，导致供电系统短路引起火灾，其原因是该办公楼的防雷设施不够完善。七、缺少必要的防盗设施。防盗是做好档案安全工作的一项重要内容，决不能掉以轻心，时下，一些单位的防盗设施很不完善，没有铁窗、铁门、铁柜，也没有防盗报警装置。这样，档案库房一旦被盗贼“光顾”，就会很容易得手。档案被盗的事例屡见不鲜，不能不引起单位领导和档案工作人员的重视。例如，2004年11月，中原地区某大学第一附属医院累积了40年的30多万份病历档案和10年的会计档案，共计11.19吨，被不法分子撬开档案库房的门锁，在一个月之内分四次将这些档案全部盗走。案发后仅追回80多份档案，其余的经废品收购站转卖到当地造纸厂，全部遭到粉碎销毁，造成了无法弥补的重大损失。事故发生的原因，一是档案工作人员的安全意识淡薄，没有负起应尽的保管责任，二是档案库房的安全防范措施不力，起不到足够的防御作用。八、应急预案缺位或应急预案不切实际。档案部门与其他部门一样，同样会出现各种各样的紧急情况，因此，平时就要做好充分的准备工作，制定应急措施，以应对突发事件，做到防患于未然。然而，时下有的单位没有应急预案，或者应急预案不切合实际，难以有效施行，面对突发事件时不知所措，束手无策。例如，2006年7月，广东省因受台风“碧利斯”带来的特大暴雨影响，部分地区发生严重的洪涝灾害，面对突如其来的洪水袭击，一些档案部门由于缺乏防汛抗洪的应急预案，未能妥善安置档案，致使所保存的档案遭受浸泡而造成重大损失。档案部门及工作人员必须吸取其中的深刻教训，认真总结经验，及早制定切实可行的应急预案，一旦发生紧急情况，马上采取相应措施，最大限度地减少事故造成的损失。九、对档案安全事故责任人员的处罚力度不够。发生档案安全事故，应该及时查找原因，明确事故责任，给予有关责任人员相应的处罚。这样，才能起到警示作用，防止类似事故的再次发生。而时下，往往是仅对有关责任人员给予通报批评就算了，一些较为严重的事故也作如此的处理，这样的处罚力度明显偏轻，没有起到足够的震慑作用，不利于预防事故的发生。综上所述，我们不难看出：由于档案安全意识淡薄，经费投入明显不足，防范措施不到位，档案在保管、利用等过程中存在着各种各样的隐患，严重危及档案的安全。因此，档案部门的领导和工作人员必须牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，加大对档案工作投入的力度，建立综合性的安全事故预防体系，积极参加安全知识技术培训，把档案安全融入到所有活动领域并占据主导地位，创造一个良好的档案保管环境。只有这样，国家档案事业的发展才有良好的物质基础，档案工作才能充分发挥档案服务社会，造福百姓的作用。原载于《中国档案报》2010年6月4日总第2011期第三版(责任编辑：admin)上海市档案局关于加强上海市2009年重点建设项目（工程）档案管理的通知上海市档案局关于加强上海市2009年重点建设项目（工程）档案管理的通知沪档〔2009〕64号各区、县档案局，各有关单位：重点建设项目（工程）档案是城市建设和发展的历史记录，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。重点建设项目档案工作是一项基础性、保障性和管理性的工作，它是项目建设的重要组成部分，也是项目竣工验收不可缺少的重要条件。做好重点建设项目（工程）档案工作，确保项目档案的完整、准确、系统，对于加强项目管理与维护，提高城市建设和社会发展的规划决策水平，具有十分重要的意义。为加强本市2009年重点建设项目（工程）档案（以下简称项目档案）管理工作，现就有关事项通知如下：一、按时完成项目档案管理登记工作根据《上海市档案条例》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》和《上海市档案管理登记办法》的有关规定，本市继续实行项目档案管理登记制度。凡列入2009年度重点建设项目（工程）名单（见附件一）的各项目建设单位，应如实填写《上海市重点建设项目（工程）档案管理登记表》（见附件二）一式三份，于2009年6月20日前送达我局业务指导处（地址：本市仙霞路326号；邮编：200336；联系人：康勇），统一办理登记手续（凡2007、2008年已办理过登记手续，获得登记号，且建设主体及建设内容无较大变化的接转项目，可不必重复登记）。为及时掌握项目档案管理的实际情况，本年度所有重点建设项目（工程）还应报送《上海市重点建设项目（工程）档案工作基本情况介绍》。该《情况介绍》应包含项目概述，可行性研究报告、初步设计、房屋拆迁许可证、建设工程规划许可证等审批文件的批准单位和批准文号，项目总投资、总占地面积、总建筑面积、主要生产能力（或功能指标）、主要工艺设备，建设、设计、施工、监理单位名称，单位工程（单项工程、合同标段工程）划分情况，开工日期、工程节点进度和计划竣工日期，项目档案管理制度建立情况，工程档案条款列入工程合同情况，项目档案收集、整理、汇总情况，以及档案保管条件等内容。为加强本市档案行政管理部门之间的沟通、协调与配合，各区、县档案局应在6月30日之前将2009年本区、县项目档案管理工作计划及实施情况以书面形式报我局业务指导处。二、认真做好项目建档管理工作各项目主管部门和重点建设项目（工程）各参建单位应遵照有关法律、法规和标准，结合项目法人责任制、招标投标制、工程监理制和合同管理制的推行，采取各种有效措施把国家和本市关于项目档案管理的各项规定落到实处。各建设工程质量监督机构应严格按照国家有关档案法律、法规和标准,认真做好本单位建设工程质量监督材料的归档工作，防止材料散失。各级房屋土地主管部门、经批准实施房屋拆迁的项目建设单位和受委托实施房屋拆迁的企业应依法做好房屋拆迁档案管理工作。各区、县档案局应加强对本区、县项目档案管理的监督和指导；对同时被列为本区、县重点建设项目（工程）的市重点建设项目（工程），应在职责分工范围内积极协助我局开展档案业务指导工作。三、规范实施项目档案验收项目档案验收分为单位工程（单项工程、合同标段工程）档案验收和项目档案验收两个阶段，分别由项目建设单位和市档案局组织实施。单位工程（单项工程、合同标段工程）档案（含应归档的施工技术文件、竣工图和监理文件等）的完整、准确、系统既是工程竣工验收的必备条件，也是该项目档案汇总、整理并最终提请项目档案验收的必要前提。各建设单位应在组织备案制竣工验收或核验制交工终验时，先期或同步组织各相关单位对该单位工程（单项工程、合同标段工程）档案进行验收；验收合格的，应制作《上海市重点建设项目单位工程（单项工程、合同标段工程）档案验收意见书》（参考格式见附件三），作为竣工验收专项文件之一提交有关部门审查，并将该验收意见书连同施工、监理单位编写的《单位工程（单项工程、合同标段工程）档案的收集整理说明》（又称《编制说明》）及档案的案卷目录保存备查。为加强监管力度，确保项目档案质量，我局将适时对部分单位工程（单项工程、合同标段工程）的档案进行抽查。为规范全市项目档案验收工作，根据国家有关法规，各项目建设单位应严格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）及《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准的要求整理项目档案，并在项目正式竣工验收的一个月前，经项目主管部门同意后，向我局申请项目档案验收（申请程序及有关要求请登陆上海档案信息网查询），我局将依法组织有关单位对项目档案进行验收。项目档案通过验收之后，建设单位应按《上海市重要声像档案资料收集和移交试行办法》（沪档〔2002〕45号）第七条的规定向市档案馆移交一套该项目的重要声像档案资料，并认真做好向有关城建档案馆（室）移交档案的工作。本市有关单位（组织）在受理、审核市重点建设项目（工程）中的各级各类优质工程奖项时，应根据《上海市城市建设档案管理暂行办法》第十九条的规定，就申报单位的工程档案是否完整进行审查，必要时可查验《上海市建设项目（工程）档案验收证书》或档案专项检查意见。附：一、《上海市2009年重点建设项目（工程）名单》；二、