档案室概况

档案室概况一、济宁职业技术学院档案工作基本概况济宁职业技术学院成立于2000年10月，其前身是济宁职工大学和济宁广播电视大学，2003年，经济宁市政府批准，济宁工业学校成建制并入学院。目前学院主要发展高职，设有9个教学单位和3个研究所，开设了制造、土建、信息、财经、生化、环保、医药、农业、法律、文化十大类50个专业，学院先后建起了近百个实验实训室，拥有2848台高性能微机，多媒体教室、语音室可同时容纳4470人。开通了千兆宽带网，设有两套卫星地面接收装置以及闭路电视播放系统、外语电台。电子阅览室配有先进的计算机检索系统、视听设备和丰富的电子信息资源。学院自2000年就设立了档案室，目前我院档案室保存了建校以来党群、行政、学生、教学、科研、出版物、基本建设、外事、仪器设备、产品生产、财会十一大门类的档案。有专职档案员4人，兼职档案员34人。编制了检索目录，制定了《档案管理办法》、《档案库房管理制度》、《档案查、借阅制度》等规章制度，以及档案室主任、工作人员岗位职责。建设高标准库房130平方米，配备了彩色激光打印机、扫描仪、刻录机、台式计算机、数字摄像机、空调、消防柜、装订机、温湿度自动控制等先进的仪器设备以及档案管理软件。在先后几任档案人员的辛勤努力下，我院档案室建设已初具规模，档案工作正走向科学化、规范化、制度化和信息化。二、档案工作管理体制和机构设置档案是重要的信息资源，是学校的宝贵财富；档案工作是反映学校管理水平、关系到学校发展的一项重要工作；只有把它纳入到目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，才能促进学校整体工作水平的进一步提高。1、成立了学院档案工作领导小组。为持续性地开展好档案工作，学校领导班子高度重视，成立了以学院院长为组长，分管院领导为副组长、有关部门领导为成员的院档案工作领导小组，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。2、设立了直属于办公室的综合档案室，配备了专职的档案室主任和3名专职档案员，各职能部门和系部安排了分管档案工作的领导和兼职档案员，自学院领导到办公室、档案室再到各系部分管领导、兼职档案员，层层落实责任，形成了档案工作管理网络。3、分管副院长和档案工作人员共同参与管理和落实工作任务，对档案工作坚持集中统一管理原则，通过综合档案室牵头进行管理和运作，教务、财务、后勤、基建等职能科室和各系部具体地参与，对档案工作实行综合管理，学校重要档案集中在学校综合档案室，各部门档案定时移交到学校档案室进行统管统用。4、新调整的院领导十分重视档案工作，及时研究档案室发展过程中遇到的困难，特事特办，协调解决了人员安排、库房建设、设备更新等重大问题，保证了档案室的健康发展。三、档案管理制度健全、落实得力近年来根据国家和省市相关规定，按照上级有关文件精神，学院制定了档案工作的一系列规章制度，并采取多种措施，把档案管理列入了各单位的正常工作，保障了档案的完整、准确、系统。归纳起来，主要有以下几点：1、实行了学院的各项工作与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。学院把档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入到单位职工的岗位责任制。每年学院和院长办公室的工作计划要点、总结中，都对档案工作进行专门部署和总结。2、我院档案管理工作各项规章、制度健全，制定了《济宁职业技术学院档案管理办法》《济宁职业技术学院档案实体分类方案》《档案保管制度》《档案安全保密制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案统计制度》《档案查、借阅制度》《档案库房管理制度》《立卷归档制度》《档案管理人员岗位职责》等多项制度，并将部分制度上挂到墙便于直观地掌握和领会，保障了档案收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅利用和保密等环节连接，确保万无一失。3、完善了材料的立卷、归档，实行档案材料形成单位立卷、归档制度。要求各部门在每个重要会议召开、每项科技成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收等重要活动中，专职或兼职档案员参与进去，保证所形成的档案完整、准确。形成了院档案室人员指导下的部门立卷、归档制度。院档案室及时督促有关部门立卷、归档，使各类档案在每年的6月底前基本完成上一年度立卷归档。四、档案分类、整理、归档情况1、规范档案分类。依据《高等学校档案管理办法》，制定了学院档案实体分类方案，严格按照标准进行分类、整理和归档，十一大类文件材料收集完整。2、重视了档案的完整、准确、系统。学院通过档案员培训班，以及日常业务学习等方式，落实档案分类整理标准。由于各级领导重视，档案员认真负责，制度保障有力，近年来学院较好地完成了各门类档案的立卷归档任务。档案的移交建立了完备的交接手续，近三年应归档文件归档率、准确率达到100%。各类档案完整率达到了98%以上。3、案卷质量严格按国家标准执行。学院档案全部采用激光打印机打印，案卷格式达到了规范、统一，案卷的合格率接近100%。五、档案库房建设与安全保护、保密管理情况1、实行档案库房、阅览室和办公室三室分离。档案室现有办公用房2间，配备了装有档案管理软件的计算机、照相机、摄像机等现代化的办公设施，充分满足了办公需要。设置了专门的阅览室1间。在学院用房极为紧张的情况下，为档案室提供专用的、符合要求的档案库房，库房达到了防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防霉变、防强光等九防要求，保证了档案的安全存放。近日经院领导决定，划归档案室规划发展用库房5间，满足将来档案工作发展要求。2、消除隐患，确保档案安全。把安全工作重点放到到事前防范上来。在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行了重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。3、严守规章，手续完备。切实执行好档案保管、利用、编研、保密等方面的规章制度，确保档案信息安全。在各类档案移交、查借阅、清点、鉴定和销毁等各环节，进行准确统计，做到审批、登记手续完备，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系。六、档案资源开发利用和编研情况近年来，学院利用档案开展了多种形式的档案咨询服务和信息开发利用工作，提高档案咨询和信息开发利用率，取得了较好效果。1、编制了多种检索工具。建立了卷内目录，有完备的机读目录，为档案利用提供便利。2、积极落实“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的规定。学院研究决定，学院档案室是我院出具档案证明的唯一机构，并刻制了专用章，专门下文通知各部门执行，其他部门不得出具与档案有关的证明。3、开展了部分档案编研、年鉴编纂工作。为充分利用档案资源，，编印了多种文件、材料汇编，如学院规章制度汇编，学院发展大事记年鉴，科研成果目录汇编等档案资料，受到师生好评。为济宁年鉴、山东教育年鉴等提供必要的资料。4、主动采用多种形式，开展档案宣传利用。建立了学院档案室网站，开展部分公开信息的网上查询；通过讲座等形式积极开展档案宣传工作，普及师生档案知识；积极开展学术交流，近几年我院档案工作人员共参加学术会议5次，发表学术论文二十多篇。七、档案工作信息化建设情况信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，我院领导高度重视档案信息化建设，在政策和资金方面给与大力支持。1、我院档案信息化规划方案。档案信息化建设已列入学院十一五发展规划，提出了总的要求。专门制定了我院数字化发展规划，现正稳步实施规划方案。2、初步建立了档案目录数据库。从2009年起，我们着手档案目录输入工作。由档案室组织大量人力，将档案室现存档案文件目录转化为机检数据，截止2010年4月，已完成大部分文件目录输入工作，预计年底完成档案目录数据库。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。改变过去只移交纸质档案和纸质文件目录，实现了纸制档案材料和电子档案文件同步归档。4、建立了学院档案信息网。依托学院校园网，开设档案信息查询利用窗口，提供公开信息的检索利用、政策法规查询。目前档案信息网正处于完善中，最终目标将于2014年建成数字化档案馆。济宁职业技术学院2010年5月14日