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1《档案专业基础》（中级）第一部分档案概述一、档案的定义（一）档案定义的表述(熟悉)档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”（二）档案的形成条件（掌握）档案是由文件有条件地转化来的。档案和文件是出于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的，文件的总量远远大于档案的总量，档案只是文件的精华。文件转化为档案的条件是：1.办理完毕的文件才能作为档案保存。2.对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。3.按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。（三）档案的形式（了解）就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等。就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等。归纳信息表达方式，有文字、声音和图像。列举文件的名称，古代有诏、诰、题本、折片，现代有指示、命令、通知、决定等。总之，档案形式多种多样，而且是在不断发展变化的。（四）档案的本质属性（掌握）1.档案是原始记录的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的历史遗物，它具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。不同于一般的信息资料，是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写的材料，具有原始性特点。档案以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别与其它资料。2.了解档案原始记录性的特点，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，都有实际的指导意义。3.档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。4.档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。他们之间有部分重合关系、彼此转化关系等。因此，档案部门既要区别档案与资料，着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。二、档案的种类（了解）（一）公务档案与私人档案（了解）公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为个人。（二）历史档案与现行档案（了解）历史档案是指形成时间较早、离现在较久远且主要起历史文化作用的档案。现行档案是指形成时间较晚、离现在的时间距离较近且主要起现实性查考作用（即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用）的档案。（三）文书档案、科技档案与专门档案（了解）文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。2科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案（了解）中华人民共和国成立后的档案又称中华人民共和国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案。革命历史档案又称革命政权档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。旧政权档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。三、档案的价值（掌握）档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是主体（档案利用者及其利用需求）与客体（各不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案）之间的关系范畴（一）凭证价值（掌握）档案所以有凭证作用，是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。首先，从档案形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使用之际临时编造的，它客观地记录了以往历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手稿、机关或个人印信等。总之，档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值之一——凭证价值。（二）情报价值（掌握）档案不仅记录了历史活动的事实和经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展。不仅历史地反映了客观事物和思维发展的纵向，而且广泛地反映了事物领域和实践活动的广度。总之，档案是第一手的资料，它对各方面都具有参考作用。它的这种可靠的、广泛的参考作用，构成了档案的又一基本价值——参考价值，又称情报价值。（三）对档案真实性的辩证理解（掌握）档案是真实的历史记录，对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解。一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，所以总的说来，它在反应历史活动的客观过程方面是真实的；在反应史实内容方面，一般说来也比其他资料可靠。另一方面，具体说来，就每份特定的文件或某部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反应了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言，档案仍不失其为真实的历史记录。综上所述，对档案真实性一定要辩证的表述。（四）实现档案价值的规律性（掌握）1.档案价值的扩展律（掌握）由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。档案价值的扩展主要表现为两种形式：（1）由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展。（2）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。2.档案价值的时效律（掌握）3档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。档案价值的时效性主要表现在两个方面：（1）档案与利用者需求之间关系的时效性。（2）档案价值形态的时效性。3.档案价值的条件律（掌握）档案价值关系不是天然存在的，而是通过主体与客体之间的相互联系、相互作用而形成的，这种联系和作用就是档案利用活动。档案利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。没有利用活动，利用者与档案之间便无法结成价值关系，档案价值的实现也无从谈起。档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件。当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的。在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值。对于档案价值实现发生影响的条件设计很多因素，主要有三个方面：社会环境、社会档案意识、档案管理水平。四、档案的作用（了解）1.行政作用2.业务作用3.文化作用4.法律作用5.教育作用第二部分档案工作概述一、档案工作的概念和内容（了解）广义上，指整个档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作等。狭义上，指档案业务工作，用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。内容包括：收集、整理、鉴定、保管、统计、（编目）、利用、（编研）。二、档案工作的性质（熟悉）1.管理性2.服务性（1）从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。通过管理和提供档案的各项工作服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一。（2）档案工作为各种工作活动服务，是社会分工的需要和人类文明的结果。（3）档案工作能以其专业管理的结果为社会服务，是档案工作的光荣职责和艰巨任务，说明它是一项不可缺少3.政治性（为一定的政治服务、是机要工作、维护党和国家历史真实面貌的重要事业，档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现，档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一）4.科学性（是科学研究的先决条件之一、本身具有学术性）5.文件性三、档案工作的基本原则（掌握）档案工作实行统一领导、分级管理的原则（核心），维护档案的完整与安全（手段，基本要求），便于社会各方面的利用（根本目的）。三方面的思想内容，互相联系，互相作用。实行档案的集中统一管理，才能切实地维护档案的完整与安全，从而便于社会各方面的利用。实行档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，都是为了便于社会各方面利用档案；要做到便于利用，必须实行集中统一管理和保证档案的完整与安全。没有集中统一管理和档案的完整与安全，就没有便于利用的组织保证和物质基础；离开便于社会各方面的利用，实行集中统一管理和维护档案的完整与安全便失去意义和方向。综上所述，我国档案工作的基本原则，是一个辩证统一的有机整体，具有丰富的思想内容。它作为全部档案工作的最基本的原则，影响和决定着档案工作各个环节的一切具体原则方法。在档案工作中，必须始终遵循这个基本原则，才能使档案工作正常地进行，健康地发展。四、档案工作的管理体制（熟悉）按照《档案法》等法律法规的规定，根据统一领导、分级集中管理的原则，对国家的全部档案和全国档案工作，必须设置全国规模的档案机构进行管理。各级机关的档案，由机关内设档案室（处、科）集中管理；各机关形成的需要长远保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管；全国的档案工作，又由各级档案行政管理机关统一地、分层负责地进行监督和指导。五、档案馆（室）的性质与任务（熟悉）（一）档案馆41.档案馆的定义、性质、职能和具体任务（熟悉）定义：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。性质：科学文化性、永久保存性、社会服务性基本职能：在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。具体任务：接收与征集具有永久和长期保存价值的档案及有关资料，科学地管理；通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；参与编修史志的工作；2.档案馆的类型（了解）综合性档案馆（中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、北京市档案馆）；专门性档案馆。3.档案馆收集档案范围：参照国家档案局发布第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（熟悉）没有一定数量的档案这一物质基础，档案馆的其他功能将无从谈起，档案馆也就不成其为档案馆。同时，存贮也是档为档案的提发挥，从以往较为狭窄的保存史料、编史修志而开始趋向于多元化。（二）档案室1.档案室的定义与性质（熟悉）定义：各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的组织机构，是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。性质：是机关的内部组织机构，是保存档案的过渡性机构，主要任务是服务于本机关。2.档案室的作用、类型与任务（熟悉）作用：是机关内具有参谋、咨询作用的部门，是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持，是全国档案工作的基础，是国家档案不断补充的源泉，是档案形成后首先提供利用，并大量发挥现实作用的阵地，是先期保存具有长远价值档案的过渡性机构，为档案馆工作创造条件。类型：按所管理档案内容和形式不同，分文书档案室、科技档案室、声像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室、档案信息中心；按职能分单纯的档案保管机构和具有双重职能的档案室。基本任务：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党