搜索
湖南航天建筑工程有限公司档案工作管理规定第一章总则第一条为加强湖南航天建筑工程有限公司（以下简称公司）档案工作的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司的发展和各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《中国航天科工公司档案工作管理规定》,并结合公司档案工作实际,制定本规定。第二条公司档案是指公司在科研、工程设计、工程施工、经营开发、基本建设及各项工作活动中形成的具有保存价值的以文字、图表、声像等不同形式为载体的历史记录。包括文书、经营、财务、人事、科研、基建、工程设计、工程施工、设备仪器及其它门类的档案。第三条公司档案工作的基本任务是贯彻国家和航天科工集团关于档案工作的方针、政策、规定,遵循档案工作统一领导，集中管理的原则，维护公司档案的完整与安全，为公司的发展和各项工作服务。第二章职责第四条综合管理部负责对公司档案工作实施统筹规划、组织协调、统一制度，对公司各部门档案工作进行监督、指导。公司档案室负责公司本部档案的接收、保管和提供利用工作。第五条各分公司应各自明确一名单位负责人主管日常档案管理工作；按照公司档案管理的有关规定，制定本单位档案工作管理实施细则；建立相应的综合档案管理机构或配备专(兼)职档案工作人员，对单位内部各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，各自负责档案的保管，并对所属部门、单位的立卷归档工作进行指导监督。第三章管理要求第六条归档文件材料必须完整、准确、系统。坚持档案管理“三纳入”、“四同步”、“四参加”的原则。“三纳入”：即把文件材料的形成、积累、整理、归档工作，纳入有关管理制度和工作程序；纳入部门领导和有关人员的岗位职责。“四同步”：实行业务管理部门布置科研生产、工作计划的同时布置文件资料归档计划要求；检查各项工作情况的同时检查文件资料的积累情况；成果鉴定和评审验收的同时验收成果文件的完整、准确和系统情况；上报成果和职称评定资料的同时检查归档的证明材料，证明材料由个人提出，档案部门出示。“四参加”：档案部门参加有关生产例会；参加科研课题鉴定和评审会；参加基建工程竣工验收；参加设备仪器开箱验收。第七条在科研、工程设计、工程施工、经营开发、基本建设及各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的以文字、图表、声像等不同形式为载体的历史记录，均应向档案部门归档，任何人不得私自占有。第八条归档的文件材料应确定密级、保管期限。其中：常规项目档案由项目负责人与有关部门确定；特殊项目的档案保管期限及密级，遵照有关规定执行，填写移交清单，认真履行交接手续。第九条归档的文件材料签署手续要齐全，凡应签名处不得打印，均应手签。书写文件要求用碳素墨水或蓝黑墨水，不得用铅笔或圆珠笔等。第十条归档的文件应是原件。文件一般归档一份（文书档案需归原稿）。第十一条公司各类档案应由各级档案室集中统一保管，确保档案的安全和有效利用。第十二条档案的库房建设与改造应符合国家有关规定，档案库房应与办公室、阅览室、计算机房分开。库房必须保持适宜的温、湿度，并有防火、防盗、防光、防有害生物和应急等安全措施。第十三条对于达到保管期限的需要销毁的档案应由档案工作人员填写“档案销毁申请单”，经主管领导审核并签署后，方可实施档案的销毁和清账。销毁时应指定监销人和销毁人，应在销毁清单上签字。第十四条档案部门要编制必要的检索工具，积极推行计算机检索，为利用者提供更为方便的咨询服务。第十五条公司员工在工作变动、离退休前必须清退所借阅档案，由档案部门认定方可办理有关手续。第十六条按照档案借阅规定办理借阅手续。允许借阅的涉密、特殊及重要档案在借阅时，借阅者必须按有关规定经有关领导批准方可借阅。第十七条外单位借阅各级保管的档案需经有关领导批准方可借阅，并按有关规定收取费用。第四章考核与奖惩第十八条公司根据档案工作相关规定进行年度自查和自评。公司成立档案工作检查组，考评自查和自评材料，对存在的问题提出整改意见。档案工作的考评结果作为对相关领导和人员年度工作考察、考核的重要内容。第十九条对于在档案收集、保管、提供利用和档案编研、学术研究及现代化管理方面作出显著成绩的集体和个人，档案部门和有关单位将向公司或上级推荐其成果，并建议给予奖励。第二十条根据国家《档案管理违法违纪行为处分规定》的要求，对损毁、丢失公司档案的；涂改伪造档案的；将职务活动中形成的应归档的文件、资料占为己有，拒不归档的或不按规定期限向档案部门移交档案的；档案人员玩忽职守，造成档案损失的，档案部门和有关单位将责令其限期改正，并根据具体情况，报公司档案工作主管领导，追究直接责任人及有关单位、部门领导的责任。情节特别严重、构成犯罪行为的，将依法提交国家司法机关追究刑事责任。第五章附则第二十一条本规定由公司综合管理部负责解释。第二十二条本规定自印发之日起施行。附件：1.公司文件材料归档范围和档案保管期限细则附件1：公司文件材料归档范围和档案保管期限细则第一条为便于正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本细则。第二条本细则所指的文件材料是指公司在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。第三条公司文件材料归档范围是：（一）反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。第四条公司下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需公司办理的文件材料，任免、奖惩非公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需公司办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。第五条凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向各单位档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条公司档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的企业管理类档案主要包括：（一）公司设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，公司董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；（二）公司资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；公司资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；（三）公司关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需公司办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对公司做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，公司与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；（四）公司发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；（五）公司机构演变、人力资源管理的重要文件材料；公司涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；（六）公司经营管理工作的重要文件材料；（七）公司生产技术管理工作的重要文件材料；（八）公司行政管理工作的重要文件材料；（九）公司党群工作的重要文件材料；（十）新闻媒体对公司重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；（十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到公司检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；公司参与国家和社会重大活动的重要文件材料，公司职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；（十二）公司直属单位、所属、控股、参股企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。第八条定期保管的企业管理类档案主要包括：（一）公司资本金管理、资产管理的一般性文件材料，公司涉及职工权益的一般性文件材料；（二）公司部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；（三）公司召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；（四）公司经营管理工作的一般性文件材料；（五）公司生产技术管理工作的一般性文件材料；（六）公司行政管理工作的一般性文件材料；（七）公司党群工作的一般性文件材料；（八）公司关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需公司贯彻执行的一般性文件材料和对公司出具的一般性证明文件，公司与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与公司的批复、复函等文件材料；（十）公司参与国家和社会活动的一般性文件材料，公司职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；公司接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。第九条公司经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见表格。第十条公司产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合公司实际执行。第十一条公司应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。公司对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。第十二条多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，如果由公司主办，原件由公司归档，如果由其他企业主办，公司应将复制件或其他形式的副本归档。第十三条公司应指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制。第十四条公司资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。第十五条各单位在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。