档案工作规范化标准化建设现状及改进对策

档案工作规范化、标准化建设现状及改进对策档案工作是公安工作的一个重要组成部分，它作为一种重要的信息资源，在公安机关打击犯罪、维护稳定的过程中，发挥着越来越重要的作用。公安机关档案管理规范化、信息化建设，对于警务创新、提高执法效率、有效地打击与制止犯罪起着越来越不可估量的作用，公安档案工作标准化正是实现公安档案管理现代化的重要基础,更是档案工作规范化、信息化建设的必由之路。如何进一步推行档案工作规范化，标准化，使其更好地服务公安现实斗争和经济社会发展，这是摆在公安机关面前的一项重要任务。笔者结合长期档案工作经历，谈几点个人的看法。一、当前基层公安机关档案规范化、标准化管理工作存在的问题（一）档案管理意识淡薄，缺乏认识和重视。各单位存在着“档案归档案，办案归办案”互不联系的模糊认识，没有真正认识档案管理工作的重要性，没有深刻领会开展档案管理工作的目的和意义，没有充分利用档案服务侦查破案工作，致使产生了对档案管理工作重视不够、职责不清，管理不力、利用不足等问题。基层领导往往着重打击与防范，轻基础工作，特别是轻档案管理工作的现象。由于基层警力不足，档案工作很大程度上都是由内勤民警兼职或文员负责的，没有专职档案员。加上档案工作的细腻和繁琐，档案员对档案的整理归档普遍存在比较马虎的现象，装卷很不规范统一。基层其他民警对档案工作的重要性认识普遍不足，平时不注重对文件材料、台账和案件资料的收集整理，认为档案只是内勤和档案管理人员的事。（二）管理机制不完善，缺乏奖惩激励手段。档案管理工作未列入年终目标考核范围，认为即使档案管理达省一级，单位和个人没有单项奖惩之分，而且耗费财力，使部分领导和档案员对档案管理工作存在消极的态度，缺乏积极性和主动性，认为干好干坏一个样，平时整理档案只是为了应付检查而已，得过且过。（三）装卷归档材料漏失严重，缺乏规范和管理。各部门、各警种没有把公安档案工作纳入本单位职责范围，导致部分公安档案信息的流失。加上人员调整变动，档案员调动移交工作时不够严整，存在“传档不传术”的现象，新来的同志需要很长时间才能适应。装卷归档材料丢失严重，新来的民警业务不熟，归档与不归档材料分不清，类目混乱，有些档案未及时归档，装卷也不规范，造成档案管理不善。公安机关职能单位多，许多有价值档案从未归到局档案室管理，长此以往，出现了遗漏丢失的问题。（四）档案员素质良莠不齐，缺乏培训和学习。基层公安机关平时很少开展档案工作培训，有针对性、指导性的专项培训工作更是少之又少，导致了基层档案员档案管理水平得不到提升，规范化操作水平得到限制。基层档案管理队伍不稳定，档案管理人员整体素质不高，既有档案专业知识，又具有丰富的档案工作经验的人才匮乏。由于当前派出所档案管理人员都由内勤兼任，内勤除了档案管理还需要做别的工作，工作量较大，且变动较频繁，再加上学习和培训不到位，有的档案员只能“自学成才”，对文书、业务、户籍档案整理、管理只是从以前档案形式上进行揣摩，这样整理的档案很难保证档案的系统性和完整性，也给档案的承接造成了一定的影响。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理人才不多，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。（五）硬件建设不达标，缺乏经费保障。档案室的建设投资大，因基层公安机关经费紧缺，许多单位很难达到标准化的档案室。加上大部分单位对档案管理投入力度不大，只把经费放在办案中，不愿意在档案库房建设上多花钱，造成档案管理设施均比较陈旧落后，在很大程度上影响和制约了档案管理工作的正常开展。目前使用的均为铁皮档案橱和开放式档案架，其中一部分是资源整合的再次利用品，难以达到档案管理防虫蛀、防霉变的要求。档案要达到现代化、信息化的科学管理，档案信息化管理设备更需要大量资金投入，大部分单位经费紧缺，不愿意投入，档案的管理步伐跟不上信息化，是面临着档案管理建设的一大难题。（六）档案管理规范更新快，缺乏宣传与引导。上级的管理规范在不断更新，基层的档案管理仍按照之前的标准实施，以至档案管理出现阶段性的不规范，整理的档案不统一、不整齐、不美观。达等级评定时常会出现这样和那样的问题。公安机关文书档案以前装卷的规范是以地方政府档案局要求装卷，与公安部门规定的文书档案装卷规范不统一，达标也是由地方政府档案局评定，比较混乱，评定等级工作规定的部门不统一。二、改进基层公安机关档案规范化、标准化管理工作的对策（一）要转变观念提高认识，完善档案建设的基础条件。要不断更新观念，进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度，完善具体操作规程，推进规范化建设，要及时引进先进档案管理设备，提升档案服务水平，为档案信息化建设提供基础保证。单位领导务必高度重视，建立机制，落实责任，要把档案管理工作列为重要基础工程建设来抓，与年终目标考核、评优评先结合在一起。每年年终评比出档案管理先进单位和个人，进行奖励，对不达等级的单位和具体负责个人进行严惩，奖罚分明，才能提高认识，发挥主动性和积极性，形成领导重视、分工明确、责任落实、整理规范、归档及时、集中保管的良好工作氛围，使档案工作在法制化、规范化，标准化的轨道上健康发展。（二）要健全档案管理制度，确保档案管理工作有序开展。在完善管理制度的基础上，必须建立相应的档案工作检查、督查、考核制度，通过考核的杠杆效应引起各部门领导对档案工作的重视，调动各部门做好档案工作的积极性，增强做好档案工作的信心，确保档案管理工作有人抓、问题有人查、责任有人负。档案管理工作涉及到公安工作的方方面面，从收集、整理、归档、入库到日常维护保养；从档案信息的采集、研发、利用到电子信息化管理等各个环节，都必须有一系列配套完善的制度来保障，唯有不断地建立健全档案管理制度，并且落实到日常工作中，做到及时收集、整理、归档，才能确保档案管理工作有序开展。（三）要建立科学的用人机制，保障档案队伍良性发展。要使单位档案管理工作不因单位领导或单位其他人事变动而脱节，就必须建立健全档案管理用人机制，除经常性地对本单位全体民警开展档案技能培训外，还要培养一支政治素质好、事业心强、能吃苦耐劳、肯钻研业务且相对稳定的兼职档案队伍，协助档案管理人员加强档案管理。要使档案管理工作不脱节、不间断，保持档案管理的持续性、连贯性，建议成立独立的档案管理部门，配备人员专门负责全局的档案管理工作。要提高档案管理人员知识结构，由于电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化的特点，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案管理人员不仅要熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。（四）要加强指导培训，提高档案人员业务素质和专业技能。档案主管部门要积极开展档案信息化建设业务指导，通过组织培训、举办讲座、现场讲解等方式，传授档案信息化建设方面的专业知识，让档案管理部门及时掌握方法，从而少走“弯路”，不断提高档案员的档案管理水平和见识，扩大视野，增进友谊，交流经验。同时，建立档案管理人员的激励机制，提高档案管理人员的待遇，从而稳定档案管理人员队伍。要培养档案管理人员爱岗敬业、甘于清苦的精神，在思想上牢固树立做好公安档案工作的责任意识，进一步发扬奉献精神，认真地做好各类档案资料的收集整理工作。（五）要加快数字化加工进程，提升档案管理信息化水平。档案信息化是信息化时代对档案工作的客观要求，是实现信息资源共享、开发档案信息资源和档案实体保护的必然选择，也是公安信息化和公安基础工作的重要组成部分。随着档案管理新系统推广应用和示范数字档案室创建活动的开展，各级公安机关均已广泛应用档案管理系统开展档案收集、保管和利用工作，档案电子数据信息资源也在不断丰富。把现有纸质、实物档案分门别类、规范标准的实现数字化转换，是当前档案信息化建设的主要内容。要结合本单位实际，统筹规划，分步实施，突出重点，量力而行，对库藏档案开展数字化加工，建立档案目录数据库、全文信息库，逐步建成层次分明、量多质优的档案信息数据库。由于库藏档案量大、门类多，而且每年新形成的档案在逐年增加，要在短期内依靠档案部门自身力量完成全部库藏档案的数字化加工显然不可能，可以采用委托加工和增加临聘人员自主加工等方式，加快档案数字化加工进度。同时，对派出所档案信息化建设也必须同步推进，尽快将库藏档案录入档案信息管理系统，不仅可以充实完善档案信息资源，提高档案资源的齐全性和完整性，而且可以更加方便有效地查阅利用公安档案信息，更好地加强档案原件的保护。（六）要增拨专项资金，为档案工作建设提供经费保障。档案信息化建设不仅需要技术的支持，还需要有相应的硬件设施，这就需要有专项的资金提供保障，力争得到省财政和地方财政的支持，增拨经费，同时，要统筹兼顾，加大档案信息化管理设备的投入，积极改善和配置防潮、防霉、防虫、防火等安全防护设备，创造良好的档案保管环境，为公安档案管理的规范化、标准化建设奠定基础。