档案情报的组织控制

辽宁科技学院（管理学院）课程档案情报学任课教师刘凤华作业题目档案情报的组织控制年级专业档案BG121姓名XXX学号6111112100档案情报的组织控制概述多年来，我国档案管理运行模式的研究基本上是以档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用八个管理环节为主，平行展开来构成的，这种线性化框架是我国档作者和档案学者对档案管理工作长期探索和不断总结的结晶，比较直接和具体地揭示了档案管理活动的基本运作规律，在档案界有着十分广泛的公认性和相当明显的权威性，要抛开这些基本环节去另行设计一套档案管理的运作体系，显然是不切实际的。但是，在充分借鉴这些基本环节成熟、合理的研究成果，并有针对性地吸收其他科学，尤其是系统科学的相关知识的基础之上，来设计更加科学合理和全面完善的档案管理运作体系，应该说是有其实际价值和理论意义的。一、情报、情报基本属性对情报的较早解释出现于军事领域，曰：“敌情之报告”，系一类秘密搜集竞争对动态信息的活动，范围狭窄，操作程序简单，强调其报告性，即传递性。后来，情报概念不断演进，转化为众多版本，其中有代表性的观点是：情报，即有关情况之报导。所谓情况，包含一切有用的信息或新知识，不再局限于过去的军事领域。报导是通过某种途径传递给特定的需求者。情况与报导是情报两个核心要素，缺一不可。“有情不报，或报而无情，都不能构成情报。”说明此时的情报概念突出强调了其信息性与报导性（或曰传递性）的统一；情报是在特定时间，特定状态下，对特定的人提供的有用知识。不管多么“陈旧”，或多么遥远的“不着边际”的知识，只要和需求搭上关系，就成为情报。情报要求实现对特定对象的效用性，前提是富含知识。效用性与知识性就成为情报基本属性。“情报就是作为交流对象的有用知识或消息。强调交流在情报概念中的重要地位，交流对象是知识。同样强调了情报的传递性与知识性。”二、档案管理的输入机制(一)档案输入及其作用档案输入，即按照有关规定和办法，把分散形成于机关、组织、部门和个人手中以及散失在社会各方面的档案，集中有序、完整齐全地输入到各级各类档案管理机构中，以实现对档案的集中统一管理。档案管理过程是一个档案信息循环的动态过程，它是由档案信息的输入开始的档案管理系统作为一个不断与外界环境之间进行信息、能量和物质交换的开放系统，必须不断地从外界输入档案信息和其他有关信息，并通过对档案信息的组织和控制，再把档案信息有。效地输送出去以作用于外界。由此可见，档案管理系统与外界环境之间信息变换量越大，交换活动越频繁，其档案输入量也就越大，其“物质”保障作用就越突出。(二)档案输入的内容档案输入是档案管理系统中为档案管理活动提供实际的管理对象的一个子系统，该系统又可分为机关档案输入和档案馆档案输入两个更小的系统。1．机关档案输入。即通过立卷归档和平时收集工作，把本机关应转化为档案的文件，集中输入到本机关的档案管理机构中，以实现对本机关档案的集中管理。2．档案馆档案输入。即通过定期接收和广泛征集工作，把各机关应移交的档案和散存于社会各方面的档案，集中输入到本地区或本系统的档案馆中，以实现对本地区和本系统档案的集中管理。三、档案管理的组织机制(一)档案组织及其作用组织，是为了完成特定的工作，按照一定的宗旨，把分散的人和物按一定的关系组合在一起，使其具有一定的整体性和系统性。档案组织就是通过一定的方法和步骤，把各个方面和各种活动中形成的、相对分散和无序的各类档案个体，组合成为集中有序的档案有机体系。档案组织是档案存在形态和内在质量化的关键。处于相对分散和无序状态下的档案是难于进行系统管理和全面利用的。四、档案管理的控制机制(一)档案控制及其作用档案控制，就是在档案组织的基础上，对档案输入、实体、价值、贮藏状态的信息，及档案自身所蕴含的内容及形式特征信息，进行系统的获取和加工，并再作用于档案的过程。档案控制是介于档案组织和档案输出之间的一个承上启下的重要环节，档案被组织成为一定的有机体后，如果不对其被组织的状态和自身内容的信息进行获取和加工，就无法了解档案的实际状况和利用取向，就不能得出使档案与管理者和外界环境保持平衡的各种指令，档案就处于既不能展现其体系特征和内含信息特征，又木能根据上述特征和各方面对档案的利用需要，把档案传输出去的失控状态之下，档案管理系统就难于正常运转。(二)档案控制的内容档案控制是档案管理系统中，通过分析、认识和揭示档案体系特征和档案内容与形式特征等方面的信息，进而依靠这些信息来控档案的一个子系统，它包括档案著录与标引、档案检索控制体系的构建等具体内容和运行环节。1．档案著录。即对档案状态及其内容外形特征等信息进行分析、选择和记录的过程。2．档案标引。即把每份档案文件和案卷所包含的信息主题转化为标准化和序列化的分类号与主题词，以确立每份档案文件或案卷的信息控制点。3．档案检索控制体系的构建。即将经过著录和标引后得出的档案的各种信息线索，按照档案的输入模式、实体层次、价值差别和贮藏体系，及分类系列和主题系列等不同范围、层次、要求和特点，组织成为一个既有合理分工，又互相联系、互为补充的，能从不同角度立体全面地揭示和查找档案的控制体系。五、档案管理的输出机制(一)档案输出及其作用档案输出是指档案管理部门或人员将组织有序的能够控制的档案及其信息，及时、准确、系统、全面地输送出去，为各方面的利用需要服务的一项工作。档案输出具有明确的目的性，其内容主要是目标实施的结果，即为实现档案输出利用的目标，必然要通过档案组织和控制等环节和手段使目标建立在可行的基础之上，并具体得到实施。所以，档案组织与控制工作的好坏，就决定着档案输出内容质量的高低，反过来，档案输出内容质量的高低，也就成为检验和衡量组织与控制等基础工作好坏的基本标准。可见，档案输出不仅是档案信息循环的重要环节，而且在档案管理系统中具有重要功能，它对于实现档案信息的价值，保证档案信息正常循环并促进档案管理系统的顺畅运行，有着十分重要的作用。(二)档案输出的内容1．档案编研信息输出。即在研究档案信息内容及各方面对其利用需求趋向的基础上，选择有关档案信息，采取汇编出版档案史料、编制参考资料、参加编史修志和撰写文章、著作等方式，将档案加工转换成为各种非档案文献形式进行广泛而间接的传输。2．档案原体信息输出。即通过阅览服务、复制服务、外借服务、档案证明、档案展览、咨询解答等方式，向用户直接传输档案原件或档案原件的实际内容，以及了解和利用档案的知识与途径。3．档案管理协调控制。即通过调整档案管理系统诸要素之间以及档案管理过程各阶段或环节之间的相互关系，使之配合得当，以保证档案管理活动沿着预定的计划目标顺利进行，并最终实现目标。机制是事物本质的内在机能，是系统各个组成部分之间的相互动态关系。档案管理系统机制，是指在档案管理活动中，通过系统内各个组成部分或管理环节的互相推动、制约而形成的系统运行的具体形式档案管理系统的运行机制，按习惯的说法，就是由档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、检索、编研、利用八个基本环节所组成的有机运动过程。而更概括、更本质和更全面地说，则是指档案管理机构或人员运用其他各种要素，对中心要素档案进行输入、组织、控制、输出和调控的有机动态循环过程。参考文献：【1】历史档案情报价值实现研究——基于情报基本属性【2】论档案管理系统的运行机制【3】图书馆学情报学档案学:研究对象与学科关系【4】图书档案资源数字化融合服务实现研究【5】新时期企业档案管理体制、模式的建构