业务流程编写方法

业务流程编写方法管理软件事业部2010.06234流程编写基本规范业务流程模型&表述业务流程设计&案例目录1业务流程基本概念业务流程是一个组织在完成使命、实现目标的过程中必须的、逻辑上相关的一组活动。对任意类型的业务模式都可以从逻辑上定义出一组流程。因此，信息系统建设中首先要识别企业的管理目标，并对不符合最终目标的流程内容进行完善和梳理。业务流程本质：业务流程基本概念对现有业务流程进行归纳、梳理。结合信息系统实现流程的改革与创新。保障企业各项业务流程的准确性、规范化、合理化，提高日常工作效率。流程规划目标：业务流程基本概念执行内容——相关业务活动执行步骤——先后次序执行结果——特定输出业务流程构成：业务流程基本概念234流程编写基本规范业务流程模型&表述业务流程设计&案例目录1业务流程基本概念流程编写基本规范业务流程图常用符号说明:起始/结束框用于表示业务流程的开始或结束，框中文本注明开始/结束，起始/结束框必须成对出现，一个表示开始，一个表示结束。开始/结束流程编写基本规范业务流程图常用符号说明：文档框用于表示流程中的文档实线框表示系统中的单据虚线框表示非系统单据有多联单据时用“多联单据”文档文档多联单据流程编写基本规范业务流程图常用符号说明：决策分支框用于条件判断或选择处理，决策分支框必须有至少一个输入，必须有两个输出。判断问题是否说明：处理框用于表示业务处理。业务处理说明流程编写基本规范业务流程图常用符号说明：离线存储框用于单据报表留存,交由其他部门。说明：流向指示线箭头表示信息的流向。流程编写基本规范业务流程图常用符号说明：转下页框用于表示续接下一流程图或接其它流程图。说明：承上页框用于表示续接上一流程图或接其它流程图。转下页转页编号承上页转业编号流程编写基本规范常见不规范画法•表示判断的符号输出不完整发票是否收到？是发票是否收到？是否×√流程编写基本规范常见不规范画法•流程图布局不合理（“Z”字型）×流程编写基本规范常见不规范画法•流程图布局不合理（“回”字型）×流程编写基本规范常见不规范画法•流程图布局不合理（交叉型）×流程编写基本规范主生产计划MRP运算生产订单生产建议采购建议委外建议下达采购订单委外订单销售订单直接生成生产计划采购件需求计算采购计划•流程图布局案例流程编写基本规范流通企业生产企业面向订单采购面向库存采购面向订单生产面向库存生产销售订单库存指标采购件需求计算缺料模拟主生产计划MRP运算采购计划采购订单销售系统库存系统生产计划生产执行采购系统流程编写基本规范主生产计划MRP运算生产订单生产建议采购建议委外建议下达采购订单委外订单销售订单直接生成生产计划采购计划•流程图布局案例流程编写基本规范流程包含要素业务编号业务名称编制日期审核日期流程图或流程描述区域流程说明区域234流程编写基本规范业务流程模型&表述业务流程设计&案例目录1业务流程基本概念业务流程模型&表述业务模型分类业务流程模型&表述业务流程模型表述方式——面向活动的事件过程链客户退货流程退货处理意见表销售发货单（红字）审核销售出库单（红字）打印销售出库单，并发送相关部门是否业务流程模型&表述业务流程模型表述方式——角色活动图业务流程模型&表述业务流程模型表述方式——面向角色的文字描述流程业务编号001业务名称销售退货编制XXX审核YYY日期XX-XX-XX序号处理说明责任单位责任人1234根据退货处理意见表在系统中录入销售发货单（红字）。在系统中审核销售发货单（红字）。物料部仓管员根据已经审核的退货通知单生成销售出库单（红字）……销售部销售部物料部业务员经理仓管员业务流程模型&表述生产订单生产领料生产完工生产入库成本计算生产领料出库生产建议销售订单手工录入输入唯一生产领料出库，加工完成后形成完工报告责任单位、责任人、相应操作，相关控制点业务流程模型表述方式——面向产品流程234流程编写基本规范业务流程模型&表述业务流程设计&案例目录1业务流程基本概念业务流程设计&案例业务流程规划准备工作熟悉企业的业务了解业务模式、企业制度、现有流程、管理问题等。了解系统了解系统功能编写人掌握流程编写的基本知识业务流程设计&案例业务流程规划步骤业务流程设计&案例•这个环节为什么存在？存在的目的性？•这个环节所产生的结果对其他环节起到什么影响？是否有不利影响？•清除该环节会解决什么样的问题？是否可行？•各分解的流程整合到一起是否存在流程冲突？•……业务流程规划步骤业务流程设计&案例业务流程规划步骤业务流程设计&案例业务流程系统化考虑要素•企业的业务类型有哪些？•不同类型业务业务流程是怎样的？•每个业务流程关键的控制点是什么？•如何对每种业务进行跟踪与分析？•每个业务流程相关的要求是什么？如单据设置、基础资料的设置等•各部门业务流程的接口如何处理？•……业务流程设计&案例业务流程系统化考虑要素业务类型及说明业务流程关键控制点相关要求，如单据设置数据分析要求各部门接口业务流程设计&案例业务流程编写考虑要素•业务的触发指令：何时、依据什么填写单据•具体单据的名称：如入库单与其它入库单是不同的•责任单位责任人：如销售业务员、销售经理•对单据的操作：录入或审核•系统外的处理：如系统外需要打印签字的内容•单据的流转方向其他重点说明等•重要的控制点及要求：如符合什么样的条件才允许审核•单据填制的具体要求：如单据中的业务类型、自定义项目、单据号码控制要求等业务流程设计&案例单据/业务责任部门责任人;相应操作单据传递控制点&要求触发事件业务流程设计&案例业务流程编写案例案例一：某公司的业务模式主要以商品贸易为主，一般待销售意向确认后，再进行采购，即直运销售，请根据此业务画出业务流程。业务流程设计&案例业务流程编写案例采购部门销售订单采购订单销售发票销售部门采购发票由于流程限制，极大影响工作效率业务流程设计&案例业务流程编写案例采购部门销售订单采购订单销售发票销售部门采购发票业务需求单审核了解企业业务模式考虑业务环节的必要性业务流程设计&案例业务流程编写案例案例二：XXX公司付款业务有预付和应付两种情况，预付款为未收到发票时根据订单情况执行付款;应付款为收到发票后根据发票信息执行付款。业务流程设计&案例业务流程编写案例财务部门采购订单付款单采购部门采购发票付款单采购订单付款类型预付流程（发票未到）应付流程（发票已到）根据采购订单预付明细申请付款根据采购发票明细表申请付款业务流程设计&案例业务流程编写案例财务部门采购订单付款单采购部门采购发票付款单采购订单付款类型预付流程（发票未到）应付流程（发票已到）根据采购订单预付明细申请付款根据采购发票明细表申请付款如何保证付款申请不重复?增加及时核销环节申请依据改为“订单执行统计表”业务流程设计&案例业务流程编写案例财务部门采购订单付款单采购部门采购发票付款单采购订单付款类型预付流程（发票未到）应付流程（发票已到）根据采购订单预付明细申请付款根据采购发票明细表申请付款如何控制付款间歇期，下次申请的重复？从制度上规定处理完上次的付款申请后进行下次申请的审批，并加快审批效率。业务流程设计&案例业务流程编写案例财务部门采购订单付款单采购部门采购发票付款单采购订单付款类型预付流程（发票未到）应付流程（发票已到）根据采购订单预付明细申请付款根据采购发票明细表申请付款如何在录入付款单环节控制不重复付款？统一根据付款单付款业务流程设计&案例业务流程编写案例财务部门采购订单付款单采购部门采购发票付款单采购订单付款类型预付流程（发票未到）应付流程（发票已到）根据采购订单预付明细申请付款根据采购发票明细表申请付款如何保证付款申请不重复?如何控制付款间歇期，下次申请的重复？各分支流程的整合流程与管理制度的结合业务流程设计&案例业务流程编写案例案例三：XXX公司在制定业务流程时，客户的销售订单经常发生变动，同时很多部门需要跟踪销售业务的进展情况。销售部出库单销售发票运输部库管部发货单解决了订单变化的问题，但牺牲了业务跟踪业务流程设计&案例业务流程编写案例销售部销售订单销售发票库管部销售部出库单审核Y运输部N解决公司更重要的管理需求。用出库单的审核操作代替发货单，简化流程。业务流程设计&案例业务流程编写案例各部门业务冲突时以公司总体管理为重。流程各个环节的简化。业务流程规划并不是单纯的技术问题，更是一种思维方式的转变、完善。为使信息系统与经营过程中流程制度很好的融合，首先要让流程定义者对信息系统有一个比较基础的了解，明白流程设置所能达到的最终效果是什么？其次，在此基础上，了解企业的关键管理制度，揣摩业务潜在需求，最后再结合原有流程，进行改进和完善。总结