档案的鉴定

档案的鉴定第一节档案鉴定工作的内容、任务和作用一、档案鉴定工作的内容和任务档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。所以，档案界通常所受的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。(一)档案鉴定工作的内容档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。具体来说，档案鉴定工作的基本内容包括三个方面:1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。2.具体判定档案材料的价值，确定其保管期限。3.拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。(二)档案鉴定工作的任务1.通过鉴定档案的保存价值，划分保管期，确定库藏成分，优化库藏档案的价值。2.通过确定档案的保存价值，为档案馆的收集与保管工作奠定基础。从上述内容可以看出，鉴定工作主要是确定档案的存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地“存”这样一个辩证的过程，其着眼点是合理地保存。二、档案鉴定的作用(一)档案鉴定是“去粗取精”，提高管理效益的科学措施随着时间的推移，社会实践和各项工作的发展，档案的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂起来，如果“玉石不分”地全部保存，势必影响对有价值的档案的管理和利用。(二)档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作第二节鉴定档案的原则和标准一、决定档案保存价值的因素档案价值鉴定工作的主要着眼点，是挑选和确定哪些档案需要保存以及保存多长时间。因此，鉴定档案价值，更确切地说，是鉴定档案的保存价值。对于特定的档案，鉴定其是否具有保存价值和具有怎样的保存价值，首先应该明确，档案的保存价值是由什么决定的。概括说来，档案的保存价值是由档案对于社会主义事业以及长远历史的作用决定的。具体说，某部分档案、某个案卷、某份文件的保存价值，取决于两方面的因素：档案自身的特点和社会利用的需要。(一)档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值。例如：《中华人民共和国宪法》，它规定了我国的社会制度、国家制度、国家机构、公民的基本权利和义务等等，是我国广大人民的意志的集中表现；它是由国家最高权力机关——全国人民代表大会通过的、全体公民必须遵守的根本大法；它是保证我国顺利进行社会主义现代化建设的强大武器，是国家制定各种法律、法令和进行各项工作的依据。这些，就决定了《中华人民共和国宪法》具有极其重要的保存价值。又如，某机关的冬季发烤火费的名册，它说明某年冬季烤火费发给了哪些人，发了多少钱，并有领款人签名盖章。有人提出已多年未领过烤火费，要求补发。经查历年发烤火费名册，证明1968年确实末发给他，1969年以后历年都发了。档案的这种内容和形式，决定了冬季烤火费名册具有一定时期的保存价值。（二）社会利用需要的是决定档案保存价值的社会因素社会主义各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需要，影响着档案的保存价值。例如，机关的日常工作，经常需要杏考上级颁发的决定、条例、指示等各种文件；总结经验和制定计划，就要根据各种调查材料和工作报告；处理案件，必须参阅前案的处理材料和有关政策的规定。又如，研究历史，需要查考各种能真实反映历史事件、历史情况的文件；研究经济、需要查考各种经济统计表报等等。再如，为了证明个人经历，需要查考干部任命通知书、干部登记表、职工名册；为了证明个人学历，需要以学生学籍册、毕业证书存根为根据。相反，如果没有这些需要，档案就没有继续保存的必要，也就会失去它的保存价值。因此，各种档案是否需要利用，怎样利用，都直接影响着各种档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值。二、鉴定档案的原则鉴定档案价值的原则是：必须从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。从党和国家的根本利益出发去衡量档案的价值，这是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。档案是整个国家和人民宝贵的历史文化财富，而它的形成、存在以及如何发挥作用，又关系到各方面的利益。用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值，这是鉴定档案原则的主要内容。(一)全面的观点档案鉴定工作原则中的全面观点，包括以下三方面的含义：1.把档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值。如何认识和衡量档案的价值，在国内外档案工作理论中还是一个有待于进一步探讨的问题。有的认为档案的价值只是由社会利用需要决定的，需要者对档案的需求越大，文件的价值就越大;有的则与此恰恰相反，认为档案的价值是由文件自身的属性决定的，它与社会需求无关;还有的认为应该从档案的形成和管理中花费的劳动量去考虑档案的价值等等。如果从档案价值的科学概念出发，上述认识都失之偏颇。应该明确，档案价值表示的是档案本身与社会需要的特定关系，鉴定档案价值不能片面地只考虑其中的某一个方面，而必须将二者结合起来，全面地加以研究和判断。2.全面联系地分析相关文件和文件的各种因素。大量的实践经验证明，是否把有关的档案材料联系起来看，它们的价值往往是不同的。不能孤立地只从一个个单份文件、某部分档案去断定它的保存价值，必须在一定的范围内把有关的档案材料联系起来，从整体系统中全面地分析每份文件、某部分档案的价值。每份文件的特点也不尽相同，在鉴定它们的价值时还应该研究文件本身的各种因素，才能具体判别其保存价值。3．全面地预测社会对档案利用的需要。社会对档案的需要是多层次、多角度、多方面的，它与档案客体所结成的价值关系也必然具有多种表现形态。所以在鉴定档案价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要;既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要;既要考虑人们的行政、业务、生产、科研方面的需要，也要考虑学术研究、编史修志等各方面的需要。总之，要在对不同需要及其程度的综合把握中判别档案的价值，切忌仅从本机关的工作需要，或者仅从本机关和社会的某一点需要出发，就轻易地确定档案的价值和保管期限。(二)历史的观点鉴定档案的价值特别需要把握它是历史记录这一本质，它的形成总是同一定的历史条件相联系的，当时是怎样进行活动的，档案就是怎样记录的。因此，分析档案的价值必须把档案放在它所形成的历史环境中，去具体分析档案的内容和形式以及档案文件的相互关系，并结合现实需要考虑档案的价值。(三)发展的观点保管档案是一项维护历史的行为，同时也是一项面向未来的工作。我们鉴定和保存好档案，既功在当代，又惠及子孙，所以鉴定档案的价值不能“近视眼”，而应瞻前顾后。由于档案的价值有时效性和扩展性的特点，现在有用的档案，随着时间的推移，将来可能没有用处;现在尚未用上的档案，将来可能有用处。因此，判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。(四)效益的观点所谓效益观点就是档案价值鉴定必须充分考虑档案管理的成本、投入与档案效益之间合理关系的思想。档案的保存需要大量的社会投入，如果我们在鉴定档案保存价值时缺乏必要的效益观点，粗放地开展档案价值的鉴定工作，甚至将大量的保存价值不大或没有保存价值的文件都作为档案加以留存，那么就会给国家和人民带来越来越沉重的负担，而且还会使那些真正有保存价值的档案，被大量的保存价值不大或没有保存价值的文件所淹没.无法实现其社会价值。为此，在鉴定档案价值时，我们必须认真地衡量投入和效益之间的关系，争取使用有限的档案保管资源发挥最大的作用。三、鉴定档案价值的标准档案价值鉴定标准主要有档案来源标准、档案内容标准、案形式特征标准和相对价值标准。(一)档案来源标准档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值。美国档案学家谢伦伯格认为，在判定文件价值时，必须知道文件是怎样产生的，如果对文件产生于什么样的政府行政单位或特定的来源不明，它的作用和意义也可能就难于确定。(二)档案内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。这是因为人们对档案最普遍、最大量的需要来自档案的内容，即档案所记载的事实、现象、数据、经验、结论等。当这些内容能够解决利用考的某种疑难，满足利用者的某种需要时，便构成了档案的某种价值。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：1．档案内容的重要性。档案是对既有争实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响档案的价值。一般来说，反映党和国家的方针政策、重大事件、主要业务活动的比反映一般性事务活动的重要；反映全面性问题的比反映局部问题的重要；反映本机关主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动、日常工作和—般情况的重要；反映典型性问题的比反映一般性问题的重要。总之，在工作、生产中，在维护国家、集体和个人权益以及科学研究、总结经验等方面具有证据性、查考性作用的档案都具有较高的价值。2．档案内容的独特性。档案形成者特定活动的原始记录，以孤本而稀有，其内容的“独一无二性”等待点，是决定掐案持有价值的重要因素。档案内容的独持性还包括最大限度地减少馆藏档案重复现象的含义。3．档案内容的时效性。文件作为处理事务、记录事实、传递信息的手段，在行政上、业务上、法律上具有一定的时效性。文件的时效性也对档案的价值发生直接影响。例如，方针政策件、法规性、综合计册险文件在失去现行效用后，其价值将由行政价值转变为科学价值，而契约、合同、协议等法权方面的文件通常在有效期及法律规定的起诉时效期内十分重要，此后便降低以至失去保存价值。4．除上述三方面之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确把握档案内容的价值。(三)档案形式特征标准档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。1．文件的名称。文件的不同名称具有特定的性能和用途，而可以存一定程度上反映出文件的价值。一般说来，决定、决议命令、指示、条例、纪要、报告等往往用十反映方针政策、重事件和主要业务活动，具有权威性和重要性，价值较高；而通知简报、来往函件等往往用于处理一般事务，价值较低。但是一面由于有些文种的使用范围比较宽泛，另一方面由于有时机关文时使用文种不一定准确，因此不能机械地使用文件名称作为鉴定价值的主要依据，还需结合文件内容加以评价。2．文件形成时间。文件形成时间是历史的标志，甄别档案价值要看其产生时间离现在的远近和处于什么历史时期。一般产生时间越早，越要多保存一些。因为古代的档案比现代的档少，而能保存到今天的就更为稀有，在这种情况下，有些本来太重要的档案也可能具有了特殊意义。同时．由于文件的产生其所处历史环境有着密切联系，在某些重要历史时期产生的文件往往具有重大价值。因此，我国目前保存的“明清档案”和革历史档案，一般是不销毁的。对中华人民共和国以前时期档案处置都是非常慎重的。新中国成立初期、“文化大革命”时期、关初建和进行重大调整时期形成的文件，特别是与重大事件、展变化直接相关的文件，因其记载了那永不复返的年代的不平的历史而颇具历史价值，这些时期及其事件将成为后人研究历关注的焦点。3．文本。同一文件在撰稿、印制过程中可以形成各种稿本如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等。不同稿本的文件，行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不相同。正本具有标准的格式，有机关的印章或负责入的签署，是机关进上作的依据，具有法定的效能和凭证作用，可靠性大，其价值大一些。副本、草稿、草案的可靠性差一些，价值也小一些。些重要文件的草稿、草案可以反映文件的形成过程，也具有较的保存价值。4．文件的外形特点。文件的制成材料、记录方式、笔迹、案等女仍特点也影响其价值。如有些文件可因其载体古老、珍而具有文物价值，有些文件可因书法或装帧而具有艺术价值，有些文件可因有著名人物的题词、批注、签字而具有纪念价值等。(四)相对价值标准从理论上讲，每一份文件的价值取决于档案客体属性及其足利用者需要的程度，但从我国档案管理体制和档案工作原则发，在实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的值，即在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期