档案管理专题报告

神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件1专题报告二十六档案管理专题报告1目标1)确保高水平一次通过档案专项验收及达标验收。2)确保竣工档案的案卷质量符合档案管理标准，归档内容齐全、完整、准确。3)确保工程档案在项目竣工后90天内完成移交。4)档案资料完全满足工程创优要求，达到国家优质工程金奖、全国优秀工程设计金奖、全国工程总承包金钥匙奖所要求的标准。2范围负责能源基地电厂新建工程、配煤堆场（含铁路）工程、#1、#2、#3码头项目档案管理（含已完成工程档案管理），根据合同规定和业主的要求及时向业主提供竣工档案资料；在通过国家二级档案验收、达标创优后，整体移交给业主。3依据、标准国家优质工程奖审定办法（2013年修订稿）2015中电建工2号中国电力优质工程奖评选办法DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范DA/T28—2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T50328－2014建设工程文件归档整理规范GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T11821-2002照片档案管理规范4档案管理组织机构及职责4.1组织机构神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件2图1项目档案管理组织机构图4.2职责我公司采用强矩阵式结构对项目进行管理和支持，在档案管理方面公司信息档案处负责对各总承包项目档案管理工作进行指导、检查、监督、支持。4.2.1公司信息档案处4.2.1.1公司信息档案处是EPC项目管理矩阵中负责总承包项目档案管理工作的责任单位。4.2.1.2负责参加合同评审，并在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、份数、归档及违约责任，从源头上保证档案资料的完整、准确。4.2.1.3负责总承包项目档案管理体系、管理标准的编制归口管理工作。4.2.1.4负责组织协调各现场项目部的档案管理工作。4.2.1.5负责对分包档案管理人员进行档案管理系统的安装、运行维护、操作使用培训。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件34.2.1.6负责指导、检查、督促现场项目部收集、整理项目形成的文件材料并形成档案。4.2.1.7负责指导项目部建立档案考核制度，对于分包单位工程档案归档不符合要求、未按要求全部归档，总承包单位有权按国家相关规定拒绝拨付工程结算款。4.2.1.8负责指导项目部综合部档案室配合建设单位完成项目档案专项验收工作和机组的达标验收工作。4.2.1.9负责接收、检查、校核项目部向公司移交的总承包项目档案的质量和数量，并入公司档案库上架保管。4.2.2项目部各级人员及相关部门职责4.2.2.1项目经理负责落实承包范围内项目部档案工作领导责任制，全面负责项目部及施工分包方的档案管理领导工作。4.2.2.2项目总工程师分管档案工作,负责档案管理技术领导工作。指导、监督施工分包单位档案管理体系有效运行。4.2.2.3综合部档案室1）档案主管负责制定档案管理体系，并监督体系有效运行。负责制订档案管理的各项规章制度。是本项目档案专业的安全、质量第一责任人；负责根据行业管理标准及相关管理办法，结合项目特点和合同要求并按照总承包项目现场需要编制档案管理工作实施细则；负责指导各分包单位建立档案管理标准，明确分包单位的档案管理职责；负责对分包单位档案人员和编制施工文件的技术员进行档案培训；负责对施工分包单位的档案工作进行监督、中间检查和指导，以确保归档材料的质量；负责竣工档案的移交工作，汇总各分包单位形成的项目档案；负责收集、整理本项目部形成的项目档案；负责在项目结束后，及时向业主移交工程档案、向公司移交项目档案。2）档案管理员在档案主管的领导下，贯彻执行上级有关档案管理工作的方针、政策、法规及项目部的规章制度；负责项目部各部门所形成文件材料的分发、传递、收集、归档、验收工作；负责系统整编总承包项目部内部产生的文件材料；负责总承包项目部档案库房的管理、借阅工作。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件44.2.2.4工程建设部负责移交的工程技术文件的完整、准确、系统；负责组织相关专业工程师对已竣工的单位工程的文件材料进行验收工作；负责项目工程竣工验收的技术档案核查工作。4.2.2.5物资部负责移交总承包项目物资招、投标文件材料；负责验收设备开箱资料，如设备供货方未按合同规定的份数提交设备资料和提供资料不符合归档要求，负责及时与供方联系尽快完善和补齐，及时归档；做好本部门采购所形成的依据性文件材料的移交工作；按归档要求保证所移交文件材料的完整性、准确性、规范性。4.2.2.6安健环管理部负责与工程建设有关的安全管理、环境保护等归档文件的移交；负责消防、特种设备的验收等文件的收集、移交工作。按归档要求保证所移交文件材料的完整性、准确性、规范性。4.2.2.7计划部负责总承包建安项目招、投标文件移交；做好本部门零星工程量、结算报告等所形成的依据性文件材料的移交；负责按归档要求保证所移交文件材料的完整性、准确性、规范性。4.2.2.8设计部负责项目勘察、设计的基础材料和有关的项目设计文件的及时移交；负责编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件，并保证归档文件的完整、准确、系统。确保所归档案设计资料完全满足国家设计金奖的要求。4.2.2.9综合部负责做好项目行政文件、会议纪要、资料、报告、记录等文件材料的移交；负责按归档要求保证所移交文件材料的完整性、准确性、规范性。4.2.3分承包商职责4.2.3.1负责落实各自项目部档案工作领导责任制。各分承包方项目档案管理应纳入项目管理计划，各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，按照项目所属关系，制订相应的检查、考核措施。4.2.3.2负责收集、积累、整理工程施工中形成的，应归档的工程文件，包括现场使用的译文、安装、调试形成的非标准竣工图、设计变更、使用维护（试运行）中形成的文件、工程安全、质量事故处理等文件。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件54.2.3.3对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上。4.2.3.4在项目竣工验收后两个月内，向总承包方提交经系统整理、符合达标验收归档要求的竣工档案和其它有关的项目档案。5档案资源配备总承包方拥有国内一流的信息档案管理队伍。专职档案管理人员8人，其中高工1人、副研究馆员1人、工程师1人、管理员1人、助理工程师2人，均长期从事工程总承包档案工作，对总承包现场档案管理有着独到的见解，人员素质和能力处于行业一流水平。其中中电工程咨询公司承担的铜陵总承包项目中档案达标验收和机组的单项验收获得安徽省有史以来最高分97分。（详见：附件1.总承包档案业绩一览表）5.1本项目配备档案人员本项目公司派出长期从事总承包档案工作人员3名，3人均有10年以上档案管理工作经验并具有铜陵（1000MW）、马鞍山（2X660MW）、合肥EPC（600MW）三个大型EPC项目档案管理经验。5.2档案管理信息系统档案管理信息系统采用国内先进的、成熟的档案管理系统，采用集中部署、全工程统一使用的方式，实现业主、总包及所有参建单位的资源共享。详见本文7.1数字档案系统的支持。5.3档案库房配置适宜安全保存档案资料的专用库房，贯彻“以防为主、防治结合”的原则，采取防火、防水、防盗、防尘、防光、防潮、防鼠、防霉等保护措施，满足项目文件安全存储要求，实现档案保管的规范化、标准化，确保工程档案实现集中、统一管理。6档案管理策划6.1制度建设按照档案管理目标，项目依据国家及行业有关管理标准建立了《项目档案管理体系》、《项目文件分类编码管理规定》、《工程档案组卷归档使用管理规定》、《工程技术文件管理神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件6制度》、《竣工图编制管理规定》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《声像档案管理制度》、《档案信息系统运行维护管理职责》等。6.2创优要求本项目除按照常规的档案管理外，还将重点考虑项目目标中的各项创优的要求，其中国家优质工程奖对评审资料的要求不同于《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012），其标准不要求归档内容有相当一部分需要在评奖现场提供，故本项目将这部分不归档的内容进行收集、整理、编目，在项目实施过程中，进一步与业主沟通，是否作为长期归档再做决策，但必须归档备查，以达到项目金质奖等评审检查的要求，避免因资料不全影响到项目奖项的评审。附件2为“优质工程奖评审需要准备的资料清单”对国家优质工程奖评优资料做了介绍，本项目归档内容将会满足此清单及其他奖项所需的文件资料。6.3信息支撑建立完善的信息档案管理系统，除采用公司现有先进并成熟的系统，将本项目的特殊要求，如国家优质工程金奖、全国优秀工程设计金奖、全国工程总承包金钥匙奖对档案的要求，也建立在信息系统中。7工程数字化档案控制程序7.1数字档案系统的支持7.1.1数字档案系统介绍总承包单位拥有一套国内先进的、成熟的档案管理系统，采用集中部署、全工程统一使用的方式，实现建设单位、总包及所有参建单位的资源共享，以实现项目档案管理现代化。系统可以实现工程建设过程中资料随到随归档，避免应归档的文件材料出现滞后、残缺不全的现象，保证工程总承包档案的完整性。系统具有查询借阅、自动生成档号等特色功能，实现对各类资料的电子化借阅。建立一套完整的与实体工程档案完全对应的数字化档案，提高电子文件在工程建设过程中的应用。工程过程中会充分利用数字档案系统对档案工作的支撑作用，按照档案标准高质实现档案全部工作。保证了电子文件的100%归档，最终向业主移交一套完整的工程电子档案。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件77.1.2数字档案系统的功能7.1.2.1过程中即时归档该系统具有自动生成档号功能，可以批量生成、修改、删除档号，在资料产生后，即便不能确定档号也可以先行归档，待档号确定后进行批量生成档号即可，操作简单，实现了资料随到随归档。并具有拆卷、合卷、移件等功能，保证了一次录入不再返工。7.1.2.2资料复用查询所有参建单位同时使用本系统，录入各自档案，系统具备先进的全文检索功能，根据权限可以方便的检索查看归档资料，打破了资料归档后复用率不高的难题，极大地提高了档案对工程建设的贡献。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件87.1.2.3电子文件长期保存技术系统不但实现了原始类电子文件的存储和利用，还实现了电子文件的长期保存。针对纯文本文件、版式文件、音频文件、视频文件等各种格式的电子文件，系统都提供了相应的电子文件格式转换功能，分别转换成符合国家电子文件长期保存标准的存储格式，在转换过程中还保留电子文件的原数据，从而保障了文件的长期保存性、真实性、可靠性、完整性和可阅读性。7.1.2.4电子文件加密技术系统采用加密组件，将电子文件进行加密存储。若未通过档案管理系统的授权允许，无法打开文件。系统采用128位加密算法，即使通过其他途径获得加密后的电子文件也不能反向解密。7.1.2.5文件静态水印可以对电子文件设置水印。水印可以保护电子文件的安全，也是对企业形象的一种提升。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件97.1.2.6档案管理门户本工程还将建立档案管理门户，用来进行档案培训、档案法规学习、项目干系人档案管理人员协作、通知、宣传等功能。通过门户来加强项目档案管理人员之间的沟通和档案管理的力度。7.1.2.73D可视化库房采用可视化虚拟库房技术，实现了档案库房的直观可视化，大大提高了档案管理的效率，并为达标验收奠定基础。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件107.2数字档案文件的管理7.2.1电子文件的收集系统与文件流转系统对接，文件系统流转完成的文件自动收集到本系统；已形成文件可以通过本系统自带的文件收集模块进行归集。各单位同时登陆本系统进行录入、上传电子版等工作。神华国华广投北海电厂新建工程EPC总承包项目投标文件117.