档案管理制度

档案管理制度一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由各有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人员负责将其中已办完的文件、资料及时归档。二、公司办公室设立专门的档案工作接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）、档案，其任务是：1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；2、积极开展档案的提供利用工作；3、进行档案鉴定；4、进行档案统计；5、保管部分科技档案；6、认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。三、归档的文书包括：1、公司重要的会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩及全公司的规章制度）。2、公司与有关单位的来往信件、各种协议、合同等；3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；4、国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料；5、公司各部门的发文；6、本公司的请示与上级机关的批复。7、各种批准证书、文件原件的档案。8、本公司职工劳动工资、福利方面的文件材料。9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。10、各种说明书及保修卡原件档案。11、其它价值要求备存资料的档案。二、档案管理要求1、归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列；3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种；4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表；5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录，并形成电子档案；6、严密保守资料档案的秘密，各类档案未经主管领导同意不得擅自由他人查阅及外借。7、根据档案的性质做出月、季、年度整理并写出书面报告，做到各种信息完整准确系统。三、档案的借阅1、公司人员需借阅档案，要经办公室负责人、总经理批准并办理借阅手续。2、借阅时间，一般档案最长不超过5天，密级档案最长不超过一天。特殊情况必须经总经理批准可适当延长。3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借遗失，如确属工作需必须摘录和复印，凡属密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制。文印管理规定一、公司高管给文件的打印、复印工作由秘书督察室负责。各厂、部、室的文件打印由各部门自行负责。二、各厂、部、室复印的所有文件须填写打、复印申请单，经办公室负责人签字方可打、复印。三、私人资料，外部单位文件原则上不得在公司打印、复印，以免影响公司的正常工作。如确需打（复）印的资料，要收取打（复）印费。四、打印室所用纸张由办公室保管员清点交打字员，每季度和打字员核对一次，核对的依据以打、复印申请单为准。五、对董事长、总经理和其他高管级领导打印的急件，打字员可直接填写申请单，打、复印后由办公室负责人审核补签，方可有效。六、打印室人员应树立严格保密观念，不得随意将打印、复印中有关商业秘密和公司管理中须保密的事项透露给他人，不得载留任何文件。七、因纸张管理不严，季度核对造成误差、短缺的纸张由打字员负责。文件资料的收、发、办存制度一、收文程序1、值班室收到的文件资料和公司外出人员带回的文件、资料，须经办公室整理拆封后由文案员登记转交办公室签批办理，急件立即送达，普通件一日内送达。2、领导批阅后的文件，由文案员取回遵照领导批示，送交各有关部门办理或存档。二、发文程序1、公司行政日常公文传递一律使用签报管理，各部门公文需经过办公室中转，经办公室审核后报领导批示，办公室根据领导批示意见分类处理各类公文。（集团公司下发各部门（或子公司）的特殊文件，经董事长或总经理签发，办公室登记后下发，下发的文件由文案员负责送达各部门，并填写收文回执。）2、日常公文通过网上下发，各部门要每天查看计算机网络下发的新文件，以保证新文件下发的时效性。3、各部门要做好公司各下发文件的存档，以备查用。三、传阅文件资料或有传阅价值的重要信息等，必须交文案员登记，并交办公室主任（或专职秘书）按阅件类别签批后，进入传阅渠道。一般顺序：董事长——总经理——副总经理——承办人——归档。如有急件也可以跳跃顺序阅办。送给董事长或总经理传阅的文件，资料由办公室按规定时间取回，再进入传阅。其他领导和阅件人应按办公室或分管领导批示的顺序传阅，传阅文件安顺序在传阅人手中直接传递，最后一位阅件人将传阅文件交回办公室。四、督办由董事长、总经理批阅后的文件，由办公室主任或由其指定专人跟踪督办，具体落实。并向批文领导回复完成情况和存在问题，办公室要将督办结果作好记录。五、归档所有进入传阅渠道的文件，由办公室按文件类别分月、季、半年、年度统一督促回收并归档案室统一保存。特别在半年度、跨年度时重点做好文件清收归档工作。印章使用管理办法为维护公司利益、依法管理使用“神华集团众兴能源有限责任公司”和“内蒙古众兴煤炭集团有限责任公司”及“合同印章”，特制定本办法。一、印章管理的要求由档案员专门负责印章的保管和使用，一切用印都要通过印章管理人员。2、保管印章要牢固加锁，防止被盗。用印完毕后要把印章随手锁好。3、印章管理人员要注意保养印章，及时清洗，确保盖印清晰。二、属于规定范围内的用印，按下列办法办理：1、经公司领导签发的有关文件，由印章管理人员直接用印；2、公司及公司员工的汇款单、包裹单、提货单等各种身份、单位的证明可由印章管理人员直接用印；3、公司或公司工作人员公出介绍信及其它介绍信用印，须经综合办主任批准。三、不属于规定范围内的用印一律经有关领导批准1、对外承诺性文件用印，由董事长签字；2、担保合同须由董事长签字。3、民事起诉状由董事长或总经理签字；4、各业务部门工作之需用印，由该部门级以上分管领导签字。四、合同章的使用公司对外签订有经济往来内容的合同、协议等使用合同专用盖章。使用合同盖，须有部门领导签字、法律顾问签字、公司分管领导签字。五、其它规定1、印章管理人员一定要确切了解用印内容，严格执行使用制度。2、严格登记手续，用印前要在用印登记簿上逐项填写登记项目，经领导签字批准后方可用印。登记材料要立卷保存。3、在一般情况下，不允许出现盖有印章的空白介绍信或文件。如有特殊情况需要盖有印章的空白介绍信或文件，必须经董事长或总经理特别批准。4、如工作特殊需将印章带往外地，须由印章管理人员携章前往，他人携章必须由董事长批准。5、集团公司法律顾问有权对各类印章的使用情况进行检查。6、本办法下发后，公司有关领导及工作人员必须严格按本办法执行，如有违反按情节后果轻重予以严肃处理。凡与本《办法》之内容冲突的文件一律作废，以本《办法》规定条款执行。办公室微机管理制度一、微机必须由专人操作保管，本部门经培训合格的人员允许使用计算机，违章操作或人为造成损坏微机设备照价赔偿，并追究其责任。二、微机操作人员应爱护设备，降低消耗，费用。应按规范要求操作、保养。发现故障应及时报请维修，以免影响工作。三、未经办公室微机操作人员同意，任何人不得使用计算机、复印机及其他设备。四、保持计算机室内干净，给计算机一个良好的环境。五、对微机的各个部件和随机有关资料妥善保管，严格外传、外借。六、微机、复印机等设备使用完毕，必须用命令关机，严禁在非退出时切断电源，并用防尘布盖住，以延长无故障使用期和使用寿命。司机、车辆管理办法为了加强管理，建全制度，明确责任，特制定本办法：一、行车前要做好车国内的安全检查，确保车辆处于安全、可靠的良好状态。要爱护车辆，保车外、车内清洁卫生。二、司机在外修车或因公外出，每日工资按20元发放（按实际天数计算），出差途中修车不足一天，不予发放，超过一天须有带车人书面证明方可发放。三、司机需保持良好的个人形象，注意个人言行，保质服装的整洁卫生。二、未向办公室管理人员请假，在值班、上班时间里擅自外出，每次罚款100元。三、不执行派车人交给的出车任务或找借口拖延时间致使派车工作不能正常进行的，视情节轻重进行处罚。四、车库要保持干净，各种物品要摆放整齐，车辆进出车库后要及时关门上锁。五、每年4月15日至10月15日司机用公司自来水冲洗车辆，其余月份可外出洗车，每月三次，超出三次，费用由司机承担。“国庆”、“元旦”、“春节”三大节日加洗一次。司机须在综合办指定点洗车。六、司机有事或有病需请假时，以书面形式向主任或业务主管请假，特殊情况可以其他方式请假，消假时补办假条，事后无请假条按旷工论处。七、因不可预见性造成的道路损坏，车辆不便通行时，带车人要主动寻求其他方式到达目的地，强行通过给车辆造成损坏的，要视情节轻重给予处罚。八、司机不许私自让非要车人或其它人员搭车，不许私自驾车为他人办事，发现一次罚款50元。用车制度为了规范用车与派车，避免不必要的浪费，从而提高办公效益，节约开支，特制定本制度，望用车人与派车人共同遵守。一、用车1、高管级、部门主管级以上人员具有要车权，办公室派车人员根据实际情况有权决定是否派车。2、部门级以下人员用车，市、区内由办公室批准，超出市区范围的一律由分管领导批准方可派车。3、申请用车人必须提前半天以上向办公室申请要车，并要说明用车原因，往返线路，用车时间，并按规定线路、时间返回，遇有特殊情况不能如期返回的要向分管领导请示并通知办公室。4、在出车期间，司机的吃、住由带车人负责，过桥费、停车费及非驾驶原因造成的罚款由带车人负责处理。5、带车人办事归来，在下车前签派车单前确认里程数，带车人在下车前找客观理由拒不签字者，办公室今后将不给其派车，并将名单上报董事长进行处理。6、用车人不得由他人代为要车；需搭顺车办事人员，需向办公室直接联系要车，并认真回答用车时间、地点等情况。未经办公室同意，司机私自出车，每次罚款50元，并将私自带车人名单上报董事长。7、综合性大型活动由办公室租车外，其他部门因公租车时，联系租车及费用报销由租车部门负责。二、派车（一）派车原则：1、先急后缓、先重后轻、先高后低2、去煤场、新区、乌素图、三道坎办事以及回家误车，一般情况不予派车。（二）派车方法：（1）任何形式的用车都须经办公室同意，填写派车单方可出车；（2）董事长、总经理具有直接调用车辆和调解车辆使用的权力。（3）遇有特殊情况办公室可随时调动已派出车辆返回，带车人和司机应服从命令如期执行新的任务。（4）其它人员一律不准随便派车和调动车辆，如有发生，视为私自用车。小车用油量控制办法1、各部门用车需提前半天和办公室联系，以便于办公室统一调度，几个部门到同一地点办事尽量安排同车前往。2、对部门用车严格控制里程、用车时间，所到目的里程由办公室规定，超出规定的里程和出车时间由司机个人或带车人承担，这样就减少了带车人公车私用现象。3、严格执行派车单制度，各部门在市区以内用车的需找本部门负责人签字，如果出长途，需找分管的高管级领导签字，否则一律不予派车。4、对每车百公里耗油量的测定严格把关，新购车量按照汽车说明书上的耗油量计算，旧车的耗油量取三次测油结果的平均值，并按实际情况进行适当调整。5、每月底办公室对每辆车的油耗进行统计核算，并公布对严重超耗油的司机除扣除实际超耗的部分，还要视情节给予行政处理，对分管车辆秘书也要按比例给予经济处罚。宿舍管理制度一、为使员工宿舍保持一个良好，清洁，整齐的环境，以保证员工在工作之余得到充分的休息，维护生产安全和提高工作效率，特制订本制度。二、在市区内无适当住所或交通不便的员工可申请住宿。三、公司主管部门应经常视察宿舍，住宿人员不得拒绝。四、宿舍所有器具设施，住宿员工有责任维护其完好。如有疏于管理或恶意破坏者，由其负担修理费用或赔偿。并视情节轻重给予纪律处分。五、住宿员工应遵守下列规定：1、服从管理人员管理、