档案管理办法

档案管理工作制度建设规范1范围本标准规定了公司文件资料档案的归档、鉴定、整理、借阅、利用及各项管理制度的要求和办法。本标准适用于公司档案管理。公司各部门参照执行。2引用标准GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T11821-89照片档案管理规范DB37/T180-93工业公司档案分类编号规则3档案工作制度体系构成3.1档案管理办法；3.2文件材料归档办法；3.3会计档案管理办法；3.4档案分类编号实施方案；3.5音像档案管理办法；3.6电子文件归档与电子档案管理办法；3.7实物档案管理办法3.9档案鉴定销毁制度；3.10档案保密制度；3.11档案借阅制度；4档案工作制度制定原则4.1符合国家法律法规的有关规定，并纳入公司的相关制度；4.2适用、可行，符合公司实际情况；4.3全面、具体，有较强的可操作性；4.4措施得力，形成有效的约束机制。5本标准由公司行政办负责解释。档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强公司档案管理工作，充分发挥档案管理的服务职能，根据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况，特制订本办法。第二条公司档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条公司应当加强对档案工作的领导，明确档案管理机构，配备档案管理人员，为档案工作提供必需的条件。第四条档案工作的基本原则是:集中统一地管理公司全部档案，维护档案的完整与安全，便于公司各项工作的利用。第二章档案管理体制及其职责第五条公司成立以分管档案工作的副总裁为组长，以行政办公室主管档案人员为核心，各部门专(兼)职档案员为成员的档案管理网络体系。第六条行政办公室主管档案人员依法履行下列职责:（一）贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作各项规章制度；（二）统筹规划并负责档案资料的收集、鉴定、整理、保管、统计和开发利用等工作，确保档案资料的完整、准确与安全，积极主动地为公司各项工作服务；（三）对各部门文件、资料的形成、积累和归档工作进行监督、指导；（四）完成与档案工作相关的其它工作。第七条各部门兼职档案人员，负责本部门形成文件材料的收集、积累和立卷归档工作。第三章文件材料的形成与归档第八条文件材料的形成、积累、整理和归档工作要融入生产、技术、经营、管理等各个环节，列入各部门及有关人员的职责范围.第九条各部门负责人应确定相应人员负责文件材料的积累、整理和归档工作。第十条公司举行重大活动或发生重大事件时，以及在进行科研成果鉴定、工程竣工验收、工程创优等活动时，档案人员应及时做好文件材料的收集、审查、验收工作。第十一条对因公外出学习、考察、参加会议获取的材料和外购资料、书籍，有关人员应及时向行政办办理移交登记手续，并在所发生的差旅费用或购书凭证上签字后，财务部方可办理报销手续。第十二条文件材料的归档范围（一）按材料来源分:1.各部门形成的文件材料；2.公司外部形成的对公司有保存价值的文件材料；3.公司参与投资的全资、控股、参股公司应移交的文件材料；4.公司参与的合作项目、合作单位应移交的文件材料；5.公司改制过程中兼并、购买其它公司的有关材料。（二）按发展阶段分:1.公司筹备、设立过程中形成的文件材料；2.公司运营中形成的文件材料；3.公司合并、重组、分立等产权变动过程中形成的文件材料。（三）按载体形式分:1．纸质文件、图纸；2．存储电子文件的光盘、磁盘、磁带（相应的软件和文字说明）；3．录音带、录像带；4．照片、底片；5．实物；6．其它。第十三条文件材料归档的具体规定和要求见附录《文件材料归档办法》。第四章档案的管理第十四条遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的分类与编号，具体方法见附录B《档案分类编号实施方案》。第十五条编制档案总目录以及分类目录、底图目录、专题目录等检索工具，其内容与格式见《逖悉开钢丝绳检测技术有限公司档案管理和文件材料立卷归档统一表格式样》。第十六条配备适应需要的档案库房和设备装具等设施，并具有防盗、防火、防潮、防光、防高温、防有害生物、防污染等安全措施。第十七条珍贵的、绝密的档案应放入保险柜或采取专门措施保存。第十八条定期鉴定已超过保管期限的档案。第十九条建立档案统计台帐，按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果等方面。第二十条档案管理人员应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，确保档案的安全。第二十一条档案管理纳入公司信息化管理系统，要适应现代化管理需要。第二十二条档案管理人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。第二十三条公司员工调离时，须将档案资料交档案室后方可办理调离手续。第二十六条开发利用档案信息资源，为公司经营管理提供服务。文件材料归档办法第一条为规范文件材料归档工作，丰富、完善档案信息资源，依据有关规定，制定本办法。第二条本办法所称文件材料是指公司在生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。第三条担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。第四条行政办公室负责对文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作予以监督和指导。第五条文件材料归档的基本要求（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸、二次纸；（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；（五）音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。（试具体情况）第六条文件材料的归档范围见附件：《逖悉开钢丝绳检测技术有限公司文件材料归档范围及档案保管期限表》第七条文件材料的归档时间（一）各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；（二）工程项目、科研项目文件材料原则上在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收时先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；（四）公司领导和员工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档；（五）会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部保管。（六）员工人事管理文件材料办理完毕后，由人事管理人员整理并定期向档案部门移交；（七）实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；（八）下列文件材料应及时归档：1．没有及时归档的零散文件材料；2．变更、修改、补充的文件材料；3．设备仪器的维修文件材料；4．产品、设备更换的新零部件文件材料；5．公司机构变动或员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；6．应归档的非纸质载体材料；7．其它临时活动中形成的文件材料。第八条归档文件材料的整理参照《档案分类编号实施方案》第九条。应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。第十条文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归档时还应编写归档说明，并经项目负责人审核签字。交接双方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在《档案移交（接收）登记表》上签字，移交清单由交接双方各保留一份。会计档案管理办法第一条为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。第二条本办法适用于公司财务档案管理。第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。（四）其它类：银行存款余额调节表，银行对账单，其它应当保存的核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第四条公司每年形成的会计档案，由财务部按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。第五条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。第十条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：（一）由行政办公室会同财务部提出销毁意见，财务部编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）总经理在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由行政办公室和财务部共同派员监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第十一条本办法由行政办公室负责解释，自公布之日起实施。附表：公司会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记总帐5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记帐保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其它类11会计移交清册15年12会计档案管理清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年档案分类编号实施方案为深化档案业务管理，提高公司档案管理水平，更好地服务于生产、经营管理和技术进步，特制定本办法。1．文件材料归档的时间与基本要求。1.1归档的文件材料分随时与定期。1.2归档的文件材料必须完整准确的反映本公司生产科研和经营管理等活动的真实和历史过程。1.3归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。1.4各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案室归档。1.5文书档案案卷内文件应区别不同情况进行排列归档。1.5.1密切联系的文件、批复、批示（包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件）在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。1.5.2年度计划、总结、统计报表，决算等，应放在内容针对的年度立卷归档；跨年度的请示与批复，放入批复年度立卷归档；请示没有批复的，放在请示年度立卷归档；长远规划放在针对的第一年立卷归档；两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷归档；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷归档；有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件，可以归入问题解决或案件结束年立卷归档。1.6工程、科研项目在完成或告一段落后，必须将形成的文件材料收集齐全整理好组成保管单位由负责人审定后归档。1.6.1归档的工程文件材料内容应准确。工程应按规定绘制竣工图，各项签批手续应完备。1.6.2文字、图样材料混合卷，文字材料在前、图样材料在后，图样与文字材料密不可分的除外。1.7学术会议、考察、技术改进的科技文件材料在活动完毕后，随时归档。1.8新购设备仪器应在安装、调试正常运转后及时归档，对使用维