档案管理培训.

档案管理培训Logohere档案是什么档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义档案管理干什么目的：保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料档案工作的主要环节收集整理立卷归档保管利用6档案如何管格式统一标识鲜明科学分类及时记录档案管理工作职责•各部门兼职档案管理：负责各自部门资料收集、理整、•建目录和定期移交到档案室文控：对公司档案进行分类、编号、借阅和利用集中管理项目资料合同往来票据会议记录电子文档收集、积累资料详细见“档案管理规定”采购合同其它技术资料招投标资料往来文件销售合同同时整理索引详细见“档案管理规定”去除不需要归档资料整理一无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性建议、电话记录，公司内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；整理需要归档的资料整理二1、归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。2、归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。3、不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。整理需要归档的资料整理二4.归档内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列5、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。6、归档材料的文字是铅须印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。整理需要归档的资料整理二7、案卷整理的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。8.归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。9.存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。10.文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。11.对电子文档的管理有更新，要及时更新和备份。对重要的电子文档，文控还需要打印一份纸质档存档也避免电子档不易被修改。建目录、装订或打包序号文件编号文件名称归档人归档时间页/份数备注1A12012001代销品原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-12.302A12012002油脂系列原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-12.303A12012003辅助原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-12.304A12012004面粉、预拌粉原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-12.305A12012005馅料、果酱、果泥原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-12.306A12012006奶制品原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-12.307A12012007农副产品原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-12.308A12012008端午原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-10.309A12012009中秋原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-10.3010A12012010添加剂原材料采购验证记录蒲雪萍2013.6.201份2011.11.1-10.30原材料采购验证记录统计目录类别：来料、化验类备注：文件编号为：文件细类代号+年份+流水号如：A12011001为质检部来料类原材料采购验证记录2011年的第一份记录（部门、类别和细类见档案分类明细）要求：各部门人员平时在资料存档时建目录，方便查阅和存档一般以每月为一份，多的资料可以一周订一次移交序号资料编号资料内容份数页数保存期限保密、不类别备注移交人：接收人：档案移交清单移交部门：移交时间：接收部门：接收时间：备注：本表单一式两分，移交人和接收人各留一份存档。移交注意事项：1、双方当面点清2、不合格打回3、接手签字，双方各执一份档案放哪儿容易分类易于保密保护性好检索简便1．抽屉式直立档案192．开放式横向档案整齐划一便于取阅易于查找保密性一般203．穿孔式活页夹容易损毁有顺序性保密性差容易保存21标准统一便于存取长期保存保护性好4．档案盒22灵活取用存量较小容易脱落5．金属文件夹23隔水防污拿取方便保密性低暂时保存6．透明资料袋24拿取方便临时存取保密性差7．多层资料盒公司档案资料编号确认部门，进行分类、编档案号、做标识，进行档案台帐登记并录入电脑公司档案资料存放保管、上架1、档案管理人员应定期清洁并检查档案资料状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。2、各类档案每年一月份对每份档案进行检查，看是否有掉页、破损、字迹模糊等情况，要及时做好修补、复制工作。3、每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。档案借阅、利用工作档案类型借阅利用批准备注一般资料经理以上可以直接在档案室登记，其它均需填写“资料借阅审批单”经理以上借其他部门资料还需存资料部门的经理人员批准重要资料填写“资料借阅审批单'总监签字计划、合同、客户档案、预算等机密文件填写“资料借阅审批单'总经理签字决议、凭证、重要工作计划、记录借阅档案必须登记档案销毁1、鉴定已失效档案、编制销毁清单，销毁清单需永入保存2、销毁时要有二人以上监销并签字确认3、销毁方式：碎纸机或焚烧编号：ADL/CX/R-01.4版本：A/1文件销毁申请表序号文件名称编号/版号销毁份数销毁原因审查意见拟制/日期销毁人/日期批准人/日期电子档案管理合理使用文件夹定期备份重要文件加密32电脑其它盘刻录光盘移动硬盘U盘存储介质照片管理2019/12/24光盘管理2019/12/2435加密电子档文件夹加密Office文档加密勿忘密码疑问、建议与解答谢谢！Thankyou！Logohere