档案管理复习资料

档案管理复习资料1、档案的含义：①档案是由文件转换而来的即首先它是办理完毕的其次其对今后的查找有意义，最后其按照一定的规律记载而成。②有各种组织个人在社会活动中记载而成③信息记录方式存档是多样的④档案是历史的原始记录2、档案工作的含义：狭义即专指档案馆的具体业务工作，广义的即泛指一切与档案有关的工作活动。3、档案室：档案室是各机关统一保存和管理本机关档案的内部组织机构，是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。4、档案室的任务①基本任务：集中统一的管理本级机关的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。②具体任务：文件归档，接受和保管本机关各单位来的档案，并进行有必要的整理鉴定统计编目和研究，并且定期将具有长远保存价值的档案向相关档案馆移交。5、档案室的类型：①普通档案室②科技档案室③声像档案室④人事档案室⑤综合档案室⑥联合档案室。6、档案馆：是党和国家的科学文化事业机构，是国家永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。衡量一个国家档案工作发展水平的标志。7、档案馆的任务①基本任务：集中统一的管理党和国家需要长期保管的档案和有关资料，维护历史，为维护社会主义现代化建设和历史长远需要服务。②具体任务：接受征集重要档案并合理管理，积极开展档案利用工作，编辑出版档案史料，参与史志编修工作。8、档案馆的类型①综合档案馆：按照行政区划或历史时期设置的，收集和管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。③专业档案馆③部门档案馆④企业档案馆⑤事业单位档案馆9、收集工作：按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度，专门的征集办法和其他途径，将分散在各个机关单位个人的档案和文献有组织，有秩序的分别集中到各类有关档案室，以实现档案的统一集中管理的一项业务活动。10、收集工作的途径：接收，征集，其他途径11、归档：各机关的文件处理部门或业务部门在文件办理完毕后，对其中有查考利用价值的部分按照他们的自然形成的规律进行相应的整理和编目，定期向档案馆室或档案人员进行移交的工作，各机关将其作为一项制度坚持下来即为归档制度。12、归档制度的内容：①归档范围（应归档和不应归档的范围）②归档时间③归档要求④归档手续13、整理工作的含义：即将处于零乱和需要进一步条理化的档案进行基本分类，组合排列和编目使之系统起来的一项业务活动14、整理工作的内容：①区分全宗：即将档案按其形成和收受机关的异同进行区分，同一机关形成和收受的文件材料集中到一起形成全宗，不同机关形成材料分开，各自构成全宗。②全宗档案的分类：即按照一定的分类标准，将全宗内部的档案划分为若干类别。③立卷即将类别内容若干具有密切联系的文件组合案卷的过程④案卷排列⑤案卷目录编制15、整理工作的基本原则①充分利用原有基础②保持文件之间的历史联系③便于保管和利用16、全宗的含义：一个独立从事活动的机关，组织或者著名人物在其社会活动中形成的具有有机联系联系的档案整体。17、人物全宗：社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。18、全宗内档案分类的方法（1）年度分类法：即根据产生或处理文件的所属年份将全宗内档案分成若干类别的一种分类方法。优点：①能保持文件在时间上的联系⑤与现行机关文书归档相吻合③档案逐年上架，排架不用留空，特别适合现行机关档案的分类。④分类标准简单易行。⑤分类范围富于弹性和灵活性。（2）组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分为若干类别的一种分类方法。优点：①能保持文件在机构来源方面的联系，系统客观的反应立档单位内各个内部组织机构工作活动的状态和面貌。②在类目的设置和文件的归档上，标准明显客观简便易行。（3）问题分类法：按照文件内容所反映的问题设类，将全宗内档案分成若干类别的一种分类方法优点：能较好的保持文件在内容方面的联系，使内容相同的文件比较集中，突出反映机关工作面貌，便于按专题查找利用档案。19、鉴定工作：广义：①档案真伪的鉴定即通过一定的方法鉴别是真是假②档案形成的鉴定（形成时间，稿本，技术鉴定）③档案内容的鉴定（真实性，开放性鉴定）④档案价值的鉴定即考察档案的现实作用和历史作用。狭义：档案价值的鉴定20鉴定工作的内容①制定档案价值鉴定的原则和标准②对有保存价值的档案，确定其保管期限③对于保存价值和保管期限已满的档案给予销毁④围绕上述三个工作而进行一系列的组织工作总之鉴定工作即是确定哪些档案应当保存，需要保存多长时间，哪些无需保存则将其销毁。21、档案鉴定的原则①全面的（全面分析文件的各方面特征，全面把握鉴定档案与其他档案间的关系，全面的预测社会对档案利用的需求）②历史的（把档案放在他所形成的历史条件下去分析它的内容与形式，离开当时的历史条件去判断档案的价值是不准确的）③发展的（用发展的眼光去看待去判断档案的价值）④效益的观点（在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比）22、档案价值鉴定的方法①分析判断档案自身的特点和状况A、分析档案的来源：本单位形成的档案价值大于外单位形成的档案，有隶属单位的档案价值大于非隶属单位的档案，需要贯彻执行的档案价值大于非主管类型参考性的档案，著名人物和有重大影响的档案价值大。B、分析档案内容：从内容的重要性，独特性，重复性（内容和份数），时效性分析判断C、分析档案的名称：不同名称具有特定的性质和用途从而反应不同的文件价值D、分析档案的形成时间，距今越远保存下来越少则越发珍贵E、分析档案的稿本：同一份文件在撰稿印制中形成不同稿本，也代表不同价值F、分析外形特征：文件的制作材料记录方式笔迹图案等外形特征也代表不同价值。G、分析档案的完整度②分析档案的社会利用需求A分析社会的需求面：指需要利用某件档案的个人和社会组织的广泛性B、分析社会需求方向：尽可能的预测满足社会各方面的需求C、分析社会需求时间：利用某档案是长久性，利用时间越长保存时间越长。23、检索工作：是指档案馆将所藏档案的线索编制成各种档案检索工具，建立档案检索系统，并由此查找出所需档案的整个过程。24、检索工作的内容：①档案信息存储（基本编目--关键编目--高级编目）②档案信息的检索（明确检索要求，选择有效的检索途径，对检索课程的主题概念转换成档案检索标识，在检索系统中进行查检，对检索结果进行分析）档案信息存储是检索的基础和前提，检索是存储的目的和过程。25、检索工作的意义①便于档案人员尽快熟悉家底，为档案的科学管理和开展档案信息咨询服务创造必要条件②可以帮助档案利用者迅速准确系统的找到所需档案材料③便于档案馆宣传报道，开展国际交流，实现档案信息资源的共享。26、档案检索工具的种类①、典藏性档案检索工具：在档案整理过程中编成，反映档案实体整理体系及其排架顺序的二次文献。②查找性档案检索工具：脱离档案实体排架顺序，从档案的某一内容特征或形式特征提供检索途径的二次文献，③介绍性档案检索工具，即概要报道档案内容及其有关情况的三次文献。27、编研工作：以馆，室藏档案为主要物质对象，以主动提供档案或报道档案信息内容以满足社会利用档案的需求为主要目的，在深入研究档案内容的基础上通过一定的专题时间作者文种等特征，以各种形式的成果向社会提供利用服务的一项业务活动。28、编研工作的内容①汇编现行机关文件，编撰和公布档案史料②编辑档案文摘汇编③对档案内容进行分析和综合，编写各种档案参考资料④全面熟悉和研究馆藏档案情况，编写评价和介绍档案材料的工具书⑤以馆藏档案为基础，参与编史修志29、大事记：按照时间顺序简要记载一定历史时期内发生的重大事件的一种档案参考资料。30、大事记的种类①机关工作大事记②国家或地区大事记③专题大事记④个人生平大事记31、组织沿革：是系统记载某一机关，地区或专业系统的体制，组织机构和人员编制变革情况的一种档案参考资料。32、组织沿革的种类：①机关组织沿革②地区组织沿革③专业系统组织沿革33、提供利用工作：以馆室藏档案为基础，通过一定的方式和方法直接传递档案信息为用户服务的一项业务工作。34、提供服务的内容：①熟悉馆室所藏档案的内容和成分，以及各种档案检索工具的使用方法②分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律③向档案用户介绍和报道馆室藏中相关的档案信息线索，积极展开档案咨询服务④通过各种方式和方法为档案用户实际提供他们所需档案资料35、档案提供利用的基本途径①以原件提供利用②以复印件提供利用③以档案信息内容提供利用36档案提供利用的主要方式①阅览服务②外借服务③展览服务④复制服务⑤证明服务37、开放档案：就是按照国家的有关规定，将一般可以公开和保密期满的档案解除禁闭，向社会开放，允许档案用户在办理相关手续后，通过一定方式进行利用38、开放档案的特点①简化利用手续②缩小保密范围③档案用户在不侵犯版权的情况下可以在文章与著述中引用已经开放的档案④外国用户由我国主管机关介绍和省级以上行政部门同意，可以利用我国开放的档案。