档案管理工作规范

—1—档案管理工作规范第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》，结合集团档案管理要求，特制订本管理规范。第二条公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。第三条本工作规范适用于**公司的档案管理工作。第四条档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则，采取“分散管理，统一制度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。第二章档案管理职责及人员要求第五条各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指导，实行归口管理。第六条办公室负责本公司档案的管理工作，指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第七条各部门应配备兼职档案管理人员。建立档案人员岗位责任制。根据本规范制定本专业管理细则。1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平，具有专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。第三章档案的收集归档—2—第八条归档范围：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围（详见附件1：公司档案分类编号大纲）。第九条归档文件材料的主要来源有：—本企业形成的文件材料；—本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料；—本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；—本企业执行、办理的外来文件材料。第十条归档时间1.党群、行政管理、经营管理和生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。2.科技档案在其项目鉴定前归档，工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品档案应定期或按阶段归档。3.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。4.会计档案由财务部门负责整理归档。5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。6.应随时归档的材料：更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业资产与产权变动过程中形成的文件材料；其他活动中形成的文件材料等。第十一条归档要求1.实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件材料整理后归档。2.归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。3.归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。4.非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。5.文书类归档文件材料一般一式一份。重点工程档案要求一式两份，其中原件由项目产权单位办公室收集、整理、编目后，按规范要求向集团公司设计院移交保存，副本由产权单位办公室负责归档保管。6.两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件材料归档。主办单位一般应保存全套文件材料，协办单位保存与所承担任务相关的正本。—3—7.文件材料形成部门应就归档文件材料准备详细的文件目录并填写《档案交接登记表》（见附录图1）。重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。第十二条档案归档流程一、基建档案的归档流程严格按照设计院下发的科技档案管理办法执行。二、公司的档案归档流程1、文件材料形成部门应按期将上一年形成的归档文件材料进行整理随同《档案交接登记表》向本公司办公室移交。2、公司办公室接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。3、公司办公室定期组织检查各职能处室保存的档案是否安全、完整、规范。第四章档案的管理工作第十三条档案保管工作1、档案存放应依据档案载体选择档案柜架，纸质档案存放宜采用密集架，磁性载体应选择防磁柜，底图不宜折叠，重要档案应异地备份。2、档案入库前一般应仔细检查。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。第十四条档案基础设施的管理1、档案柜架应牢固耐用，纸质档案采用密集架，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。2、各类档案盒规格、式样和质量应符合集团统一要求。3、档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。4、根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、空气净化器等设备。5、配备档案整理工作所需要的装订机、打印机、复印机等设备。6、配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。7、库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物、防潮、防高温等（八防）防护功能。8、库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类载体档案的保管要求，并对库房的温湿度进行定期的测量填写温湿度记录表（参见附录表2）。9、库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。10、库藏档案应定期清理核对,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明。11、做好档案库房安全检查和要害部位检查登记制度。—4—第五章档案的鉴定与销毁第十五条档案鉴定工作1、成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定领导小组（或鉴定组），负责确定文件材料保管期限，提出保管期限到期档案鉴定意见。2、档案保管期限应根据归档文件材料对企业现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。3、档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。4、永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。5、定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。6、各部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，一般5年组织1次。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。第十六条档案的销毁对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（参见附录图4），经公司领导批准后进行监督销毁，销毁清册永久保存。第六章档案的查询利用及信息化建设第十七条档案的查询利用1、档案管理部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效提供档案利用服务。2、应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者查询检索权限。超越权限的利用需经有关领导审批。3、查询利用档案应按规定进行登记（档案查询利用申请单见附录图3、5）。4、可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件和电子档案。5、对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。第十八条档案信息化建设1、档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，主要包括电子档案的归档及信息化系统的建设。—5—2、电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。3、电子档案应存储到脱机载体上，归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。4、电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。5、加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。6、文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。7、超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。8、档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。第七章附则1、本规范由办公室负责起草，解释权属办公室。2、本规范自下发之日起执行。附件：1.档案分类编号大纲2.企业管理类档案保管期限表3.各类常用表格档案交接登记表序号题名年度文号或图号页数保管期限备注—6—移交时间：移交部门：移交人：接收人：图1温湿度记录表年月序号日期时间湿度记录人序号日期时间湿度记录人1122—7—图2序号日期档号题名借阅部门借阅人签字归还日期备注—8—档案借阅登记表批准人：编制部门：图3销毁清册序号题名年度档号卷内文件原期限已保管期限备注件数页数—9—编制部门负责人：编制人：销监人：档案查询利用申请单日期部门经办人类别查询借阅复印档号—10—主要内容用途申请查询部门档案管理部门图5