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公司规章制度第1页共11页档案管理办法第一章总则第一条为了使本公司的档案管理更加规范化、标准化，确保公司档案的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳市民营企业档案管理暂行办法》制定本办法。第二条本办法所称的档案是本公司在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。第三条本办法所称的档案管理工作包括对各类文件资料的归档整理、档案保管、保密、提供利用和鉴定销毁等内容。第四条公司员工在职务活动中形成的档案，其所有权属于公司。公司档案属商业秘密，所有员工都有保护本公司档案的义务。第二章档案管理机构设置及其职责第五条综合档案室隶属于总裁办公室下设的档案科，其职责范围为：一、综合档案室是本公司档案信息储存、开发利用、指导交流的中心，负责全公司档案管理的各项工作。二、负责制定档案管理工作的各项制度，并负责制度的贯彻执行。三、负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。四、对全公司的档案工作实行监督指导。同时负责指导本公司各部门兼职档案人员的工作。五、组织档案管理人员进行业务学习和业务培训，努力提高档案管理人员的业务水平。六、负责综合档案室库房的日常管理工作，严格按照“十防”的要求，保证档案库房的安全和卫生。七、研究制定档案管理现代化方案，努力实现全公司档案管理的现代化。八、完成领导交办的其他各项工作任务。第三章档案管理员岗位职责第六条档案管理员主要负责本公司档案的收集、整理、立卷、归档、统计、保管、提供利用和鉴定销毁工作。公司规章制度第2页共11页第七条档案管理员有责任保护档案的安全，保证不遗失、不损毁、不泄密。其具体的岗位职责参见附件一。第三章档案的收集管理范围第八条本公司档案的收集管理范围主要包括：一、公司设立和资产、产权变动等方面的文件资料；二、股东大会、董事会、监事会等机构形成的文件资料；三、财务管理中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等；四、劳动工资、人事、法律、行政事务管理等方面的文件资料；五、新产品研发方面的文件资料；六、产品生产及生产技术管理方面的文件资料；七、质量管理、目标管理方面的文件资料；八、知识产权和商业秘密方面的文件资料：九、企业信用、形象宣传、企业文化建设方面的文件资料；十、物资供应、营销管理、方面的文件资料；十一、仪器、设备、固定资产等方面的文件资料；十二、境外投资项目管理方面的文件资料；十三、基本建设方面的文件资料；十四、培训教育方面的文件资料；十五、照片资料；十六、书籍资料；十七、录音带、录像带、光碟等电子类资料；十八、各种锦旗、奖牌、奖杯、证书等实物资料；十九、其它具有利用和保存价值的文件资料。第四章文件资料的归档整理制度第九条归档文件的整理按步骤可以分为：分类、装订、排列、编号、装盒、编目。归档文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。一、分类归档文件的整理，按下列步骤进行分类：保管期限--年度—问题公司规章制度第3页共11页保管期限：将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。年度：将归档文件按其形成年度分开。问题：将同一年度、同一保管期限的归档文件按行政管理类、经营管理类等问题分开。（见：附件三《档案分类表》）二、装订归档文件应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。三、排列同一年度、同一保管期限、同一问题的归档文件按文件形成时间和问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。四、编号在每件归档文件首页右上方加盖档号章，并填写有关项目。档号章的项目包括：全宗号：单位编制代号。如：深圳市xx鞋业连锁有限公司的全宗号为：LH深圳市xx天地商贸发展有限公司的全宗号为：LHTD年度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限：归档文件的保管期限。问题：文件内容反映的问题名称。盒号：文件所在的档案盒编码。件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。编制件号时，同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号，件号不得重复。档号章格式如下表：全宗号年度保管期限问题(机构)盒号件号例如：按问题分类全宗号年度保管期限LH2006长期问题(机构)盒号件号行政管理类1115五、装盒公司规章制度第4页共11页归档文件应按件号顺序装满档案盒。1、档案盒封面应填写立档单位全称或规范化简称。2、档案盒背脊项目包括：年度：归档文件的形成年度。保管期限：归档文件的保管期限。问题：归档文件所反映的问题名称起止件号：盒内归档文件的起始和终止件号。盒号：档案盒的排列顺序号。例如：年度2001年度2001年度2001年度2001年度2001年度2001保管期限永久保管期限永久保管期限永久保管期限永久保管期限永久保管期限永久问题行政管理问题行政管理问题行政管理问题经营管理问题经营管理问题经营管理起止件号室1--25起止件号室26—87起止件号室88--169起止件号室1--53起止件号室54--96起止件号室97--159馆馆馆馆馆馆盒号盒号盒号盒号盒号盒号3、备考表项目包括：盒内档案情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理者：负责整理归档文件的人员姓名。整理日期：归档文件整理完毕的日期。六、编目1、档案目录即归档文件目录，项目包括：件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。责任者：制发文件的组织或个人。文号：文件的发文字号。题名：文件的标题。日期：文件的制发日期。页数：每件文件（含文件处理单、发文审批单）的页数。公司规章制度第5页共11页备注：档案状况的必要说明。例如：归档文件目录保管期限：永久年度：2006问题：行政管理类件号责任者文号题名日期页数备注1广东省档案局广档发[2006]24号关于施行《归档文件整理规则》的意见2006040962深圳市档案局深档发[2006]53号关于印发《全市档案业务研讨会议纪要》的通知200609205*2、整理说明应包括的内容：本公司的职能、机构设置与变化情况、本年度档案工作概况；本年度归档文件的完整性、准确性、数量及整理方法。整理说明应与档案目录一起装订成册。第十条公司各部门应按照本公司有关归档制度的要求积累所形成的文件资料，指定专人负责收集保管本部门的文件资料。定期向公司档案室移交，工作人员不得据为己有。第十一条应归档的文件资料要保持齐全完整，尽量做到原件归档。第十二条文件制作应尽量使用耐久性好的书写材料和纸张，避免使用诸如热敏纸、复写纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。各部门资料管理员有责任指导员工正确用纸，做到严格把关。第十三条归档文件的整理，应遵循文件资料形成的基本规律，保持文件资料之间的有机联系，区分不同价值，力求做到标准和规范。编制目录等辅助检索工具，便于保管和利用。第十四条各部门形成的管理性文件资料，应当按要求在办理完毕后的第二年的上半年向公司档案室移交。第十五条新产品的研发、设计等活动要从项目筹备阶段到最终验收阶段的全过程的文件（包括有关图纸等），在项目结束后的同年末收齐一同归档。第十六条电子文件的归档管理要使用质量好的光盘作为存储载体，永久保存的文件资料还应制成纸质文件同步归档管理。第十七条设备、仪器、固定资产等方面的文件在开箱验收或者接收登记后归档。第十八条工作人员调动、离岗时，应当将属于企业的文件、档案移交给部门资料管理员，进行登记归档，再由部门资料管理员定期向综合档案室移交。公司规章制度第6页共11页第五章其它资料的归档整理制度第十九条特殊档案资料，应按其性质不同、载体不同，使用不同的管理方法。一、经济合同类：（一）经济合同的分类根据我司经济合同的类型，将经济合同会为三大类，即：特许经营合同、业务合同、商场营销合同。分别按加盟客户、部门、经营区域分类。具体管理方法按《经济合同管理办法》执行。（二）经济合同的借阅1、合同所属部门的员工需要查阅合同条款的，可以直接到档案室查阅，档案管理员做好登记手续。查阅合同不得复印、不得带出档案室。2、如需借阅、复印合同原件，由借阅、复印部门填写《档案借阅审批单》经部门总监签字后，报法务科经理审批方可借阅、复印。档案管理员做好登记手续，定期催还。3、如需借出合同原件并确定不归还的，由借阅部门填写《档案借阅审批单》经部门总监签字后，请法务科经理提出意见，最后报主管行政副总裁审批后方可借出。档案管理员做好登记手续。4、法务科人员有权查阅经济合同，而无需审批，档案管理员做好登记手续。二、授权书类：此授权书指其他品牌公司授予我司的《品牌授权书》和《单店授权书》。原件由法务科审核后，统一交档案室归档，各店铺摆放复印件。授权书按品牌名称分类，编制大流水号。三、企业经营证照类：按公司名称分类，包括公司成立、变更的所有文件及证件原件。（一）证照类资料的借阅1、由需借出证照原件的部门填写《档案借阅审批单》，经部门总监核准，报主管行政副总裁审批后方可借出。档案管理员做好登记手续，定期催还。2、如需证照的复印件，可直接去人力行政部（前台）领取，无需审批手续。3、档案室为各部门提供证照借阅的绿色通道，遇有重大事项，如：企业变更、企业改制等情况，可由项目负责人（或牵头人）填写《工作联系函》，详细列明该项目的联合办理部门（或办理人），经主管行政副总裁审批后，则可以在项目办理期间多次借出证照而无需再审批。档案管理员认真做好登记工作。（二）证照资料遗失损坏的赔偿公司规章制度第7页共11页如证照原件遗失损坏，由其保管人（借出的证照，由借阅人负责，未借出的证照，由档案管理员负责）承担赔偿责任。按办理证照所需费用的十倍赔偿。四、质量检验报告类：各相关部门接收到企业产品质量检验报告，应将原件移交致档案室归档，本部门保留复印件备查，同时将复印件报送人力行政部一份，双方做好移交登记。质量检验报告按品牌及年度分类，同一年度同一品牌的产品质量检验报告集中存放，并编制目录方便查找。五、图书、杂志类：（一）图书的申购：1、各部门提交《工作申报表》，写明申请购买图书的名称、作者、出版社、单价等信息经本部门领导批准购买后，交人力行政部办理。2、人力行政部要对申请购买的图书与现存图书目录进行核对，杜绝重复购买。（二）图书的保管：申请购买的图书统一由人力行政部保管，统一编制目录，目录中要列明新进图书日期、作者、出版社、价格等详细资料。（三）图书的借阅1、图书资料的借阅每次每人限借一本，每次借阅时间为15天。图书管理员做好借阅登记，到期催还。2、因部门工作需要，要对某些图书资料长期借阅的，由需求部门填写《档案借阅审批单》，列明所需资料名称及资料保管人，经一级部门总监批准后方可借阅。3、特种书籍（如；技术性、保存价值性很强或是绝版的书籍）需经主管行政的副总裁审批后方可借阅。（四）图书的损坏赔偿1、图书损坏，按原价的五倍进行赔偿。2、图书遗失，按原价三十倍进行赔偿。六、荣誉证书、奖杯、奖牌类公司各部门接收到的各种荣誉证书、奖杯、奖牌均应第一时间移交档案室归档。此类实物档案归档程序如下：首先，为这些实物档案拍照；其次，为其编制归档号，贴于实物档案上；再次，编制电子目录方便查找，并将原图用超链接的形式添加到目录中。公司规章制度第8页共11页七、音像制品类：公司重大活动录制的音像制品，在活动结束后的一周内，将活动涉及到的照片、录像等资料刻录成光盘，并详细标明该音像制品形成的时间，地点，主要内容等，经信息知情人确认后，交档案室归档。分类标准：按年度，按项目分类，同一年度，同一项目的音像制品使用同一分类号，以大流水号依次排列。如：J-感恩-2007-001即为xx公司二十年感恩盛典的所有音像资料。第六章档案的保管制度第二十条档案保管地为总裁办公室设置的综合档案室，钥匙由部门负责人和档案管理员分别保管。第二十一条档案库房建设应满足通风、避光、温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求。配