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密级：普通保存期限：长期河北中兴汽车制造有限公司企业标准Qs/ZXXZ.XX公司档案管理规定(第A版)批准审核编制赵彦2013-*-*发布2013-*-*实施河北中兴汽车制造有限公司发布本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第2页共6页文件会签及文件修改记录表文件会签表会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期文件修订记录表序号修订页次条款修改内容概述修改人修改日期12、归档文件类别增加行政类、财务类、人力资源类、配套类、法律事务类、宣传类、商标类、IT类、影像视频类档案文件分类赵彦2014.4.124.1.8电子文件的管理增加公司电脑上的文件的保密管理规定赵彦2014.4.134.2档案密级增加绝密、机密、秘密、普通档案具体划分标准赵彦2014.4.144.4.2规范查、借阅普通、秘密、机密、绝密档案审批流程赵彦2014.4.154.7.1及附表F增加《档案销毁清单》赵彦2014.4.164.7.2规范档案销毁流程赵彦2014.4.1文件发放范围收文部门：公司各部门公司档案管理规定文件编号：Qs/ZXXZ.02制订部门:总经理办公室版号/修改状态：A/01适用范围凡是公司在开发、经营和管理活动中形成的、已经办理完毕的、具有参考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像、磁盘、光盘等不同形式和载体的文件材料，均应按规定归档。2归档文件类别2.1行政类以公司名义发文的行政性公文；上级政府、业务主管部门下发的重要文件；外来文件；公司名义上报的申请、报告及上级机关的批复文件；公司年度工作总结、计划，经营规划；董事会文件；公司股权类文件；公司设立、变更等涉及的章程、决议、合同、协议及上级部门的批复；公司行政印章、证照使用记录及需保存的用印文件。竞品公司竞品产品的资料。2.2产品、技术类a与产品相关的文件材料；技术标准，技术情报；产品设计协议书、任务书、设计方案、评审验证、确认记录、实验报告、产品鉴定书、产品照片、说明书和底图、蓝图等；产品制造工艺流程、工装、操作规程、工艺工装图纸、工时和材料定额等；技术改造文件和图纸；名、优、特产品及获奖产品的有关文件；产品管理过程中（项目开发、技术改造）形成的文件。b经审定发表的学术论文、著作，各种有参考价值的总结报告、研究成果、专利等。2.3财务类会计凭证，会计帐簿，会计报表，财务报告、审计报告等。2.4人力资源类员工人事档案，鉴定、考核、考察材料，学历、职称材料，奖惩材料，劳动合同，劳动合同签订、解除相关文件，员工保险文件，职称评定、绩效考核文件，员工培训文件，员工工资，员工通过公司申报的社会职务等相关文件。2.5设备类a购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件。b自制设备仪器的设计图纸、计算书、测定数据、性能鉴定材料、使用说明书及检查维修记录等。c设备台帐。d能源管理文件。2.6生产类a生产计划及其实施记录，生产管理文件。b工业卫生和环境保护方面形成的文件。c员工职业病档案，安全生产操作规程、事故报告及改进意见。2.7质量类a质量管理文件。质量记录、质检报告、质量事故分析、获奖证书等。b标准管理、计量管理等方面形成的文件。2.8物流管理类a移库转移仓单、商品车运输结算单等。b领料单。2.9营销类a销售订单、发运单及经销商特殊报告单。b广宣样报、光盘；媒体刊例、折扣证明；重大活动或事件影像资料。c阶段性政策审批报告。公司档案管理规定文件编号：Qs/ZXXZ.02制订部门:总经理办公室版号/修改状态：A/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第4页共6页d各类培训档案。e中兴信贷协议、三方协议、销售协议等。f渠道审验资料、渠道档案与协议。2.10配套类a供应商资料、商务合同资料。b价格审批资料。c模具资料。D竞品价格信息。2.11工程类基本建设及技改工程资料。2.12合同类各职能部门业务范围内产生的合同文件（此类文件管理详见QS/ZXCW.08《合同管理办法》）。2.13法律事务类公司法律诉讼文件。2.14宣传类公司剪报、广告；公司出版物、汇编资料；产品相关资料（公司产品、项目介绍）；与公司、项目有关的报导。2.15商标类商标注册申请资料，注册证，异议或争议过程资料，著名商标、驰名商标及申请资料。2.16IT类开发相关资料，系统开发及改进申请书；用户管控资料，用户权限管控表，开发项目管控表，数据库备份文件，应用系统备份资料，企业邮箱备份资料等。2.17影像视频类公司重大活动影像与视频及源文件。2.18其他各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件。3职责3.1实行总经理办公室统一领导,各部门（系统、部、分公司）分级保管、分级查阅的原则。3.2总经理办公室设立专（兼）职公司档案管理员，负责公司档案总体管理工作，监督并指导各部门（系统、部、分公司）的档案管理工作，主动收集各部门产生的具有重要保存价值需公司统一管理的档案归档。3.3各部门均应指定专(兼)职档案管理员，负责收集、管理本部门业务活动中产生的档案材料，并提供档案的日常利用工作。3.4档案管理员负责档案的归档、保管；执行档案借阅制度；负责办理档案借阅手续；负责档案的催归；对档案借阅期限超期和档案丢失进行管理。4管理内容4.1档案的归档与编目4.1.1公司及各部门档案管理员对自己管理范围内的归档文件材料进行收集和整理，填写《文件归档登记表》（见附表A）归档，并科学分类立卷，编制档案目录及必要的检索工具，以便查找利用。4.1.2档案归档要及时、准确，要做到不积压、不拖拉、不延时。4.1.3归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合公司公司档案管理规定文件编号：Qs/ZXXZ.02制订部门:总经理办公室版号/修改状态：A/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第5页共6页行文规范。归档的电子文件，如具有永久保存价值，必须制成纸质文件或缩微品等一并归档保存。4.1.4各部门在文件归档时需对文件进行鉴别，凡与公司总体经营活动有重大关联、或不适宜保存在部门的文件需向总经理办公室办理移交手续，填写《文件移交登记表》（见附表B），双方签字确认后入档。需移交档案：a公司级荣誉、认证证书b公司购买的各类信息情报资料c绝密文件、绝密协议d其他重要、密级资料须向公司档案室备案的4.1.5为便于及时准确的查找使用，各部门对保存的档案要编制案卷目录等检索工具，档案目录简明确切，目录与档案对应统一，并建立电子目录，在微机上进行备份。4.1.6各部门档案目录需提交总经理办公室进行备案，注明档案具体保存地点，并以年度为单位进行定时更新后提交总经理办公室；总经理办公室不定期根据各部门上报的档案目录对部门档案管理情况进行抽查。4.1.7技术文件的管理具体细则执行QJ/ZX01.30《技术性文件管理办法》、QJ/ZX01.50《开发系统科技档案管理规定》中相关条款。4.1.8电子文件的管理为避免因电脑键盘损坏后数据丢失给公司及日常工作带来的损失，对员工电脑上的电子文件保存要求如下：4.1.8.1公司建立备份服务器，进行公司内文件的备份管理工作，方法如下：1、以部门为单位，按照各部门工作性质的不同，由部门领导确定本部门备份的框架结构，并设立密码，由部门领导或领导指派专人管理，密码绝对保密，文件夹中备份的文件可增加密码进行二次保护。框架结构建议：a一个工作组建立一个文件夹B同类工作性质的建立一个文件夹2、当部门职能职责发生变化时，涉及到的相关人员，填写备份文件转移单，由信息科将文件转移至现部门。3、文件备份增加或调整时，通过OA内信息表格中的《应用系统-用户权限管控表V20131118.doc》进行备份文件夹申请或调整。4、各部门根据工作的进度进行文件的定期备份，保证本机硬盘损坏后在备份服务器中文件可用。5、文件备份过程中根据类别管理，避免文件重复备份对服务器空间的浪费。6、企业文化科和销售公司广告策划部门，可以采用刻盘方式备份。4.1.8.2文件备份范围1、工作类的重要文件，丢失将给公司造成损失的文件。2、避免一切与工作无关的图片、音频、视频文件的存在，否则信息科会定期扫描予以删除。3、已纳入信息系统的文件无需在备份服务器中重复备份，信息管理科会进行统一的备份管理。4、备份文件夹中不能有危害国家安全，泄露国家机密，禁止发布、传播任何法律禁止的信息。4.1.8.3检查与考核各部门领导负有监督各员工备份的职责，如果硬盘损坏造成数据丢失，必须修复硬盘时，由战略规划部落实考核确认后，信息管理科予以修复。4.2档案的密级根据文件保密程度，档案可分为普通文件与保密文件，保密文件又分为绝密、机密、秘密三类。a绝密文件:指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。1、财务分析报告，与产品相关的技术、成本；公司档案管理规定文件编号：Qs/ZXXZ.02制订部门:总经理办公室版号/修改状态：A/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第6页共6页2、对高层管理者的考核报告、评议等；3、对工资的分配方案及所属文件；4、涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；5、公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；6、公司认为其他应列入绝密范畴内的文件资料。b机密文件:指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到较大损害的文件资料。1、公司注册及相关文件；2、立项报告、业务进度分析报告；3、各种未正式批复或采取的计划、方案；4、涉及公司尚未公开或不宜公开的来往文书，以及合同、协议文本，政府部门对公司的处罚决定等；5、公司认为其他应列入机密范畴内的文件资料。如经济纠纷、产品招投标文件等。c秘密文件:指一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。1、各种证明材料；2、员工人事档案，鉴定、考核、考察资料；3、关于合资合作的有关资料；4、业务方面的洽商往来文件等；5、公司其他应列为秘密的文件资料，如给领导的涉及重要事项的函件等。d普通文件：指可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。1、各种规章制度、工作条例；2、一般业务工作来往文件（不涉及保密的文件）；3、各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；4、行政管理工作的计划、总结、报告；5、有关干部任免、组织机构调整的文件。根据以上对保密文件的划分，可按文件内容涉及的机密程度提高或降低。4.3档案的保存期限档案的保存期限分为为永久,长期和短期3种,长期为10年,短期为3年,除特别要求外,公司目前档案均列为永久保存。4.4档案的利用4.4.1档案管理员要熟悉所保存的档案资料的情况，主动了解各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。4.4.2查、借阅档案资料者，需填写《档案查、借阅申请单》（见附表C，说明查、借阅目的，查阅普通档案由部门负责人签字确认，查阅秘密档案由部门经理签字确认；查阅机密档案由公司级主管领导审批；查阅绝密档案由公司总经理批准。查阅者必须在阅览内查阅档案资料，不得带出室外。特殊情况需要借出时，普通文件须经总经办主任批准，密级文件须经公司总经理批准，并限期归还。档案资料的借出时间不得超过十天，确需继续借阅，必须办理续借手续。查、借阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理退还手续。4.4.3查、借阅文件只限批准的内容，不得随意扩大阅读范围。4.4.4摘抄或复印档案材料的有关内容，需填写《档案复印申请单》（见附表D），审批程序同查、借阅档案，保密档案不得复印。4.4.5借出档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究借阅人责任。公司档案管理规定文件编号：Qs/ZXXZ.02制订部门:总经理办公室版号/修改状态：A/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第7页共6页4